新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會

王文巖

摘 要：檔案工作是機關基礎管理工作的一個重要組成部分，是反映單位綜合管理水平的一個窗口。隨著社會的發展和科學技術的進步，在新形勢下，基層地勘單位的檔案工作，如何為促進經濟建設和各項事業的發展提供有效服務和更大的空間，現淺談幾點體會。

1 建立檔案管理機制，健全管理制度

地勘單位的工作性質，一直以野外勘查生產為主。受傳統思維模式影響，基層地勘單位的檔案管理工作，一直不被重視。很多基層地勘單位都沒有設立專門檔案科室，檔案工作大多是屬是辦公室或其它綜合管理科室管理。2011年以來，“河北省機關檔案工作目標管理認定”工作的強制實施，給地勘單位的檔案管理工作迎來的春天。隨著檔案工作目標管理認定工作開展，基層地勘單位也相應建立了檔案的檔案管理體制，成立了專門檔案的機構，使各門類檔案實現集中統一管理，統一制度、統一領導，而且各環節人員明確，職責清晰。

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性很強的工作，特別是對新形勢下的檔案工作，提出了更高的要求，沒有規矩不成方圓，檔案工作好壞，影響著單位各部門的方方面面，而各項管理制度的制度是檔案工作健康開展的有力保障。我們按照國家《檔案法》的要求，結合本單位實際，健全完善了檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、統計、利用、銷毀、保密等各項管理制度，使檔案管理工作制度化、規范化、科學化，并確保落實，各種規章制度的建立，使檔案工作做到可據有查，有法可依，工作中也避免了人情關和面子關，使檔案工作得以健康有序發展。

2 轉變思維模式，自覺提高檔案人員自身素質

業務建設是檔案事業發展的根本保障，基層檔案室的檔案業務水平直接影響到單位檔案事業的發展和服務利用。

首先要提高管理者自身的專業知識水平，歷年來，地勘單位一直以地質勘查為主，缺少專職檔案人員，從事檔案工作的同志更是身兼數職，這種情況下檔案只能是停留在維持水平，很難做到發展和提高。打鐵還需自身硬，作為基層檔案管理人員，要有高度的使命感和責任感，檔案人的工作能力和態度往往決定了本單位檔案工作水平，很大程度上影響和制約著檔案工作的發展。近來年，我們多次積極參加由省、市和本行業系統內組織的各類檔案知識培訓學習，不斷掌握檔案管理的新知識和新技能，通過學習，增長了知識，開闊了思路，加強了同行之間的交流，提升了專業素質，改變了以往閉門造車，死板僵化的思維模式。所以作為檔案人，要愛崗敬業，樹立新時期檔案工作的新思維、新模式。工作中積極發揮主觀能動性，改變檔案人默默無聞樸實無華的形象，要擅于宣傳檔案工作的意義和重要性，高調做事，樹立全員的檔案意識，變被動服務為主動工作，主動與單位主管領導溝通匯報檔案工作的發展思路和需求，有了單位領導的支持和重視，檔案工作在基礎設施建設、政策制定、人員配備、資金投入等軟硬件建設方面才能得到保障，才能保證檔案工作的健康發展。

3 重視檔案收集，做好檔案管理基礎工作

檔案管理基礎性工作的好壞，直接關系到檔案管理質量和使用效率，收集是文件材料成為檔案的源頭工作，沒有了收集，檔案工作也就成了無源之水，無本之木。單一、貧乏的檔案室藏，已很難滿足檔案利用需求。針對我單位情況，我們加強檔案材料的收集工作。由于地勘單位工作性質和條件所限，目前各部門雖配備了兼職檔案員，但更多的檔案材料通常掌握在部門負責人手中，甚至有些領導干部為了自己工作方便，把文件據為已有，造成文件收集過程中缺失，所以，強化各部門負責人檔案意識尤為重要，針對這種情況，我們的做法是設定各部門負責人為該部門檔案管理第一責任人，并每年對兼職檔案員和單位、部門負責人進行兩次以上的培訓和座談，通過學習《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》等相關法規，提高了檔案意識，拓寬收集渠道，盡可能地采取一切措施和手段收集齊全，不斷豐富了室藏，逐步建立起門類齊全、結構合理、數量充足的檔案信息庫，從而為檔案信息資源利用奠定良好的基礎。

4 開發檔案利用信息資源，多方位提供優質的檔案利用服務

檔案信息資源是人類社會活動中積累起來的各類檔案信息的集合，檔案工作的最終目的是提供檔案信息資源的利用。檔案利用途徑有二種：一是提供利用檔案原件、檔案復印件，屬直接利用方式，是檔案利用的最初形式，可滿足利用者的一般需求；另一種是提供利用檔案編研資料、成果等，屬于檔案信息資源開發利用的編研成果利用方式，是檔案利用的高級形式，用于滿足利用者的特殊需求。在實際工作中，二者都不可或缺。

檔案工作人員不僅要有一定的檔案專業知識，還必須具備一定的本行業所需要的專業知識以及相關學科的基礎知識，要有分析能力和創新能力。為適應新形勢，要積極更新的管理觀念，要從過去的封閉式的管理模式中解放出來，從管理型向服務型轉變，打破因循守舊，看攤守業當保存員的管理模式，主動研究利用者的心理，掌握利用工作規律，不斷改進和創新利用方法。既要熟悉室藏信息資源庫，做到心中有數，還要經常了解利用者的客觀要求，有的放矢地進行檔案開發利用，從中探索開發利用工作規律，積累開發利用工作經驗。

近年來，我們結合本單位工作實際，借助科技手段實現了室藏檔案信息的數據化建設，極大程度上提高了檔案利用效果。在分析總結利用規律的同時，根據室藏資料編寫了大量的成果匯編和專題類編研史料，如單位的主要榮譽、組織機構、管理制度、人事任免、職代會材料、黨代會材料、大事記、年鑒、單位簡介、組織機構沿革、單位名稱變更等一系列專題資料，這些編研成果的出爐，即方便利用者的使用，又在一定程度上保護了原始檔案，為單位各項事業的發展提供了重要保障。

5 結語

檔案管理對企業有著至關重要的作用，建立檔案管理機制，是健全管理制度重要組成部分，轉變思維模式，自覺提高檔案人員自身素質，改革單位的檔案管理工作，有利于檔案管理工作的進步。

參考文獻

[1] 楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討[J].科技資訊.2010（34）

[2] 曲艷華.科研單位檔案管理工作現狀分析及改進建議——以山東省農業科學院為例[J].科技信息.2013（07）

[3] 蔡翠花，彭榮康.關于基層農業科研單位檔案管理工作的思考[J].山西科技.2013（03）

[4] 蘇紅梅.對地勘單位檔案管理工作意義的幾點認識[J].吉林地質.2013（02）

[5] 劉秀萍，柏峰.新形勢下地勘單位檔案管理工作的思考[J].四川地質學報.2008（04）