現代檔案管理工作策略管窺

莘雪梅

隨著社會的不斷進步與發展，檔案的內容也日漸廣泛和豐富起來，現代檔案管理的重要性也日益凸顯。現代檔案管理的工作對企業、單位甚至是個人都有重要的作用及意義。檔案管理作為企業、單位等的記錄憑證，為其將來的發展提供了極為重要的參考價值。但是現代的一些企業、單位對檔案管理的工作重要性已經逐步淡化，認為檔案管理是可有可無的，對其重要性認識錯誤。所以，加強檔案的現代化管理，是當前檔案管理工作的首要任務。

一、現代檔案管理工作的重要性

檔案自身價值是決定檔案管理工作重要性因素之一，這不僅要使檔案得到妥善的保管、延長檔案的壽命，而且還要利用有效的、科學的管理方法為社會服務。我國頒布了相關的檔案法，在一定程度上，提高了檔案管理工作的法律高度，可見現代檔案管理的工作十分重要。現代檔案管理工作的內容涉及了檔案的制作、管理、鑒別和保存，是一項非常復雜的工程，具有一定的系統性。

此外，現代檔案管理工作不僅對專業性有很高的要求，而且社會價值也相當明顯，具體體現在：

第一，現代檔案管理的社會價值主要體現于檔案是一個人人生軌跡的縮寫，且記錄了職員個人的真實信息、家庭的背景、受教育的經歷、工作情況和現實的表現等。檔案不僅是一個人的政治生涯中極為重要的一部分，而且是用人單位對職員進行深層了解的重要依據。

第二，除了個人檔案之外，企業檔案能真實的記錄企業不同時期生產、經營的情況或者重大的改革以及一些對企業有利發展的轉機等。而如何加強對職員的管理、搞好干群、黨群之間的關系及企業的獲利狀況等決策，是企業在管理活動、生產經營中形成的對社會、企業甚至包括國家都有保存價值的文件材料。

第三，機關檔案是由圖表、文字和聲像等形式形成各種執行代議機關制定的決定和法律，管理國家的外交、內政和軍事等方面的行政事務的文件。可見，任何一種檔案都具有相當重要的社會價值，系統、科學的開展現代檔案管理工作能夠為檢索、查閱帶來很多方便，還能給以后的決策提供參考依據。所以，做好現代檔案管理的工作非常重要且具有特殊的意義。

二、現代檔案管理工作中出現的問題

現代檔案管理工作的重要環節之一就是檔案管理的基礎工作，如檔案統計、制定檔案標題、歸類、編號、排序等。部分檔案的時間跨度大、檔案案卷種類繁多，因此檔案基礎管理工作的工作量大，內容冗雜，造成管理中的各種問題，如：（1）檔案編號不規范。檔案管理部門沒有對部分分類標出明確編號;（2）案卷標題不規范，或者基本的內容、要素，無法反映主題;（3）檔案缺少目錄;（4）檔案沒有標出頁碼。如果在檔案中沒有標明案卷的頁碼，使檔案的利用價值降低;（5）檔案組卷出現嚴重混亂，導致了檔案在需要的時候查找困難;（6）檔案的案卷厚薄不一致。

三、現代化檔案管理的策略

隨著社會生產和科學技術的不斷發展，檔案的數量也在不斷的增加，人們對檔案工作的要求也就越來越高，所以需要有更高效率的自動化技術來改善檔案的管理和利用工作。近些年，計算機技術發展迅速，給檔案的現代化管理帶來了契機，提供了現代化管理的物質基礎。順應新形勢的需求，現代化管理才能給檔案管理工作帶來出路，才能將檔案的價值發揮到最大限度。

（1）加強對檔案現代化管理的組織領導、完善機構建設

現代化檔案管理工作在實施過程中，會遇到各種困難，比如硬件設施配備不足、人員素質無法滿足、人手不足等，解決這些問題，需要領導能夠足夠重視，通過領導的全局組織和協調，才能使檔案現代化管理工作有效的開展。同時，應該完善現代化檔案管理機構的建設，切實履行管理機構綜合指導、全面協調和督查的職能，科學制定檔案現代化管理工作的總體目標、各階段任務，了解檔案現代化管理工作過程中遇到的實際問題，合理分配管理部門的人才和技術資源，為解決實際問題提供必要的理論和技術指導。

（2）提高檔案管理人員素質、加強檔案管理的建設

檔案的現代化管理，需要管理人員具備基礎的檔案管理知識外，還需要具備一定的計算機應用知識及外語能力。另外，還需要有高度的責任心和敬業感。要滿足現代化管理的需求，就要加強檔案管理隊伍的建設，引進專業性技術人才及通過培訓的方式來提高管理隊伍的整體素質，使管理人員具備相應的管理技能以及做好管理工作的使命意識和責任意識。

（3）應用先進的計算機技術

檔案的現代化管理是依托計算機軟硬件平臺、 數據庫系統、網絡平臺以及掃描儀、刻錄機、照相機等設備的。計算機技術發展迅速，產品更新換代較快，新技術產品帶來更完善的工作效果、更高的工作效率;因此，適時更新設備，有利于工作的更好開展。同時，也應注意電子檔案的加密及安全，防止因為病毒的入侵造成質量損毀，防止因為黑客的入侵造成機密泄露。

（4）現代化檔案管理手段和傳統技術有機的結合

檔案管理工作專業性強，工作內容廣泛，涉及收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、利用和編研多個環節。檔案的現代化管理，離不開傳統的管理方法和專業理論知識。只有將現代計算機技術與傳統技術有機的結合，才能做好檔案的現代化管理。

（5）制定檔案管理統一標準

使用現代化技術可以提高檔案管理力度，但由于計算機檔案管理技術發展時間短，屬于較新鮮的事務，檔案管理部門要積極的推行檔案管理標準化工作，制定統一的現代化檔案管理標準，才能使不同的檔案管理機構按照相同的規范開展工作。同時，還應統一的檔案管理標準，進而推進檔案現代化管理的工作進程。

（作者單位：河北省血液中心）