淺談醫院檔案管理工作

李曉麗

醫院檔案是醫院在各項工作中形成的，以文字、圖表等記載的文件，包括醫療、教學、科研、黨政及后勤保障等各方面。它真實地記錄了醫院的各項工作，并為醫院的發展提供有用的信息。醫院檔案管理狀況既決定醫院工作的整體效果，又能推動醫院經營管理工作取得成績。通過對一些大中型醫院的檔案工作進行調查和了解，發現存在著很多突出性的問題，如檔案管理人員的檔案意識淡薄，觀念落后、現代化管理水平低、檔案制度不完善等。這些問題不但影響著醫院的檔案工作的開展，而且嚴重阻礙了醫院的整體水平的提高。因此需要采取有效的措施改善當前現狀，對醫院的檔案工作進行升級。

一、醫院檔案管理現狀

1、檔案意識淡薄，管理觀念落后

在日常工作中，部分醫院的檔案管理人員并沒有意識到自己工作的重要性，認為檔案管理工作并沒有什么技術含量，只是抄抄寫寫。而醫院領導也沒有意識到醫院檔案對醫院整體發展的重要性，忽略了蘊藏在檔案中的豐富資源。這樣，領導就不會考慮在實際工作中提高醫院的檔案管理水平，調動工作人員的積極性，導致醫院檔案管理觀念落后，管理水平低。

2、現代化管理水平低

目前，大部分醫院仍然以人工的方式收集、整理、編目和檢索檔案，這種方式較傳統，具有落后，效率低，易出錯等缺點。很多醫院的檔案管理設備比較陳舊，管理技術差，從而造成檔案管理混亂，嚴重影響日常的規范化管理。

3、檔案制度有待健全和完善

通過對一些醫院的檔案管理工作進行調查發現，一些醫院的人事檔案管理制度存在漏洞，不規范，并且缺乏實際操作意義。比如，有的醫院在工作中沒有統一的制度，沒有明確規定檔案中的內容與格式，就有可能導致有價值的資料和數據流失。有些檔案管理制度并不是以自己醫院的實際情況來制定的，這樣的制度就失去的它的價值，形同虛設。而醫院檔案管理人員的日常工作大部分還是按照自己的理解，習慣來操作。顯然檔案制度應以醫院的具體情況為根據，在實際工作中發現問題，不斷健全和完善醫院的檔案管理制度。

二、做好醫院檔案管理工作的對策

1、領導重視，增強全體員工檔案意識

作為醫院領導，要重視檔案管理工作。領導重視檔案工作主要表現在：把檔案管理工作納入到醫院管理工作中，調動工作人員的積極性;注重提高檔案管理人員的專業素養，鼓勵員工繼續深造學習，提高醫院檔案管理隊伍的整體水平，逐步實現醫院的規范化科學管理;還要加大資金投入，更換陳舊落后的檔案管理設施，改善辦公環境。

增強全體員工檔案意識是實現醫院檔案升級的關鍵之處。全體職工的檔案意識直接決定了醫院檔案工作的好壞，醫院應該利用各類載體宣傳醫院的檔案工作在各方面的積極作用，宣傳相關的法律法規。通過宣傳，使醫院全體員工認識到檔案不只是個文件，檔案與自己密切相關，伴隨一生等。從而全院職工更好地支持、配合檔案管理工作，營造良好的工作氛圍，爭取早日實現醫院檔案管理工作的升級。

2、加強檔案基礎業務建設

首先，提高檔案管理工作人員的基礎業務工作能力，是各項工作順利完成的保證。將工作考核與個人獎金相結合，督促工作人員自覺的提高工作能力。在提高業務能力的同時，檔案管理人員也應該掌握一定的醫學常識。其次，建立和完善醫院人事檔案管理制度，將《檔案法》等相關法律法規結合醫院實際情況建立行之有效的檔案管理制度，做到科學化規范化管理。

3、加快檔案管理現代化建設的步伐

加快檔案管理現代化建設的步伐醫院信息化建設，是實現醫院檔案工作升級的保證。以傳統紙張為載體的檔案管理模式將逐漸被以電子為載體的檔案管理模式所替代。將現代化的設備及軟件應用到檔案管理中去，對各類檔案進行分類、編目、編號、檢索、統計等，提高工作效率。采用現代化的手段管理檔案，還具有快捷、準確、方便地再現等優點，使檔案的價值得到充分發揮和利用。

實現檔案管理的現代化，院領導應加大資金投入，推進檔案數字化、網絡化進程。醫院應配備信息化管理過程中需要的現代化設施，如照相機、數碼攝像機等，以滿足當下檔案管理工作的各項需要。另一方面應實現檔案信息網絡化管理，堅持醫院信息化與檔案信息化同步的原則，逐步實現檔案的電子信息化。醫院還應該注重網絡信息化相關人員的培養，再進行普及，使醫院逐漸從手工管理檔案過渡到電子管理檔案。

4、做好檔案信息資源的開發利用

實現檔案自身和檔案工作的價值根本途徑是通過開發利用檔案信息資源，促進醫院的發展。檔案管理人員在做好基礎工作的同時，應注重檔案信息的編研工作。工作人員可以對收集到的檔案資料進行二次整理，編制成歷年文件匯編、組織機構沿革、大事記、院志等資料，充分開發利用醫院檔案信息資源。

（作者單位：石家莊市第二醫院）