新形勢下加強檔案服務窗口建設之我見

宋玉紅

檔案服務窗口是檔案部門直接服務中心、服務大局、服務發展、服務群眾的重要途徑，也是國家檔案館和地方政府形象的重要體現，面對社會改革開放的今天，檔案部門要建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，更好地滿足社會不斷發展的檔案需求，那么加強和完善檔案服務窗口的建設就顯得尤為重要。如何進一步加強和完善檔案服務窗口功能建設，我從以下幾方面談談個人之見：

一、實現檔案窗口多元化服務功能

充分發揮綜合性檔案政務服務平臺的作用。檔案服務窗口要實現檔案查閱利用服務、檔案行政審批服務、政府信息公開查閱利用服務、電子文件查閱利用服務（指公開的檔案信息和政府公開的信息資源）、政策咨詢等多項為社會大眾服務的公共服務功能，實行“一個窗口受理，一次性告知，一條龍服務，限時辦結”的運行模式，窗口集中辦理對外服務事項，即實現一站式服務，減少辦事環節，優化服務流程，做到為民、便民、利民。

二、創新服務手段，提高服務水平

1、改善服務環境，實現人性化服務。檔案服務窗口作為提供服務的公眾場所，應采取多種方式為社會公眾提供一個方便、整潔、優雅的服務環境，如：服務大廳要講求寬敞明亮、分區布局合理、指示牌醒目、鮮花擺放有序等;要盡可能為利用者簡化利用手續，全部提供檔案無償服務;開通“綠色通道”，即為老弱病殘的利用者提供優先、便捷的查閱利用服務;開辟“便民角”，為利用者提供存包、茶飲、讀報等休閑場所;發放聯系卡片和利用者查閱檔案、政府公開信息服務指南等宣傳手冊，引導利用者順利查檔、查文，方便咨詢、利用;設置意見薄或意見箱，隨時接受利用者意見和建議，改進和提高服務質量。

2、拓寬服務渠道，實現高效、快捷服務。如開通熱線電話、開展預約查詢、函電代查服務、開設網絡在線交流、跨地查閱等多種形式、多種渠道的服務，最大限度地為利用者提供便捷服務。

3、提高窗口工作人員綜合素質，打造文明服務窗口。加強窗口服務人員的黨性觀念、道德紀律、崗位業務、文明禮儀等培訓，打造一支政治強、紀律嚴、業務精、作風硬的服務團隊。工作人員實行“首問責任制”，統一制服、掛胸牌、使用文明用語上崗，做到工作主動、態度熱情，提高群眾對服務的滿意度。

三、加強檔案資源體系建設

最大化滿足窗口服務社會的檔案需求。要加快整合檔案資源步伐，不斷豐富館藏，把各類國家檔案接收進館。近期，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確指出，“各級國家檔案館要積極接收各類民生檔案。把民生檔案納入國家檔案資源體系。”因此要緊緊圍繞保障和改善民生，加大接收各類與社會群眾密切相關的民生檔案的力度，如婚姻、戶籍、學籍、就業、養老、醫療、教育、住房、人口普查、生育、社會救助、知情、移民、兵役、食品安全、收入、公證、山林土地流轉、環境保護等方面檔案，并優先做好民生檔案的整理、編目、數字化等基礎工作，使服務窗口由過去的“檔案館有什么，群眾查什么”轉變到“群眾查什么，檔案館有什么”;變“要我服務”為“我要服務”，為解決人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題主動提供服務。

四、加快館藏檔案數字化建設

提高檔案窗口現代化服務水平。要加快推進館藏檔案存儲數字化和利用網絡化，檔案利用網絡化是今后檔案利用工作的發展方向，是打造檔案利用體系升級版的必由之路，是實現為人民群眾便捷服務的最好途徑。檔案是不可再生資源，檔案原件的大批量、大頻率的反復利用，對檔案的損毀、損耗極大。因此，應以已實現數字化的檔案代替原件提供利用，對檔案原件妥善保管，一般不予提供利用。要建立檔案目錄檢索、全文閱覽、打印輸出的數據庫，利用信息傳輸網絡，在確保公開的檔案、政府公開信息經過嚴格鑒定、審查的基礎上，搭建開放檔案、政府公開信息查閱利用平臺，實現檔案、政府公開信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用，達到社會資源共享，建立起方便人民群眾的檔案利用體系，不斷提高檔案利用的現代化服務水平。

五、健全檔案服務機制

加強檔案服務窗口監督管理。要建立完善檔案管理工作人員職責;檔案接待查閱利用;檔案開放與控制利用范圍;檔案安全、保密審查;政府信息公開查閱、管理;檔案行政審批等各類各項工作制度，強化制度，規范管理，既保障社會公眾對政府公開信息和開放檔案資源的查閱利用，又能確保地方政府信息和國家檔案信息資源的安全保密。完善政務公開機制，優化行政環境，為保障人民群眾的參與權、知情權、監督權，向社會主動公開政府信息公開、檔案利用和檔案行政審批工作的相關法律、法規和規定以及業務服務內容的工作流程，所有行政服務事項，做到透明、公開。同時開設工作制度、工作人員崗位職責公示欄，加強日常監督考核，向社會公布窗口服務投訴電話，自覺接受機關內部管理和社會監督，保障服務窗口依法高效履行職責。

（作者單位：河北省檔案局）