高校圖書館審計(jì)芻議

景然

摘 要：在新時(shí)勢(shì)環(huán)境下高校圖書館的管理任務(wù)是引入審計(jì)方法來改變圖書館的薄弱環(huán)節(jié)，完善管理模式，加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)，使之更有向心力和凝聚力，提高高校圖書館的綜合服務(wù)能力，以更適應(yīng)新時(shí)期的要求。圖書館審計(jì)應(yīng)從建立內(nèi)部控制入手，審查內(nèi)部制度的完善性、完整性和有效性。對(duì)高校圖書館專項(xiàng)資金使用進(jìn)行審計(jì)。加強(qiáng)圖書館各分館各職能部門財(cái)務(wù)管理。找出圖書館管理中的漏洞和不足，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，依托圖書館館藏資源培養(yǎng)出專兼職復(fù)合型內(nèi)部審計(jì)人員，提高圖書館的綜合能力更好地發(fā)揮高校圖書館教育與信息服務(wù)職能。

關(guān)鍵詞：圖書館 審計(jì) 管理

中圖分類號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）03（b）-0203-01

在信息化高速發(fā)展的今天，高校圖書館的傳統(tǒng)管理方式和服務(wù)體系發(fā)生了巨大的改變，由原來單一“物質(zhì)實(shí)體”轉(zhuǎn)向兼有“網(wǎng)絡(luò)信息”多元化發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)距離高速度傳輸模式使信息傳遞突破了館藏和館舍的界限，同時(shí)通過在線的參考咨詢服務(wù)，服務(wù)對(duì)象不在局限在個(gè)人或本館而是全球化。

1 新時(shí)勢(shì)下高校圖書館的管理要求

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)到來及現(xiàn)代社會(huì)日益信息化的今天，高校圖書館原有的管理模式已薄弱，已不適應(yīng)新技術(shù)環(huán)境下的運(yùn)行特點(diǎn)，所以管理模式急需改變。在這里作者認(rèn)為在原有的管理體制下引入審計(jì)方法來改變圖書館的薄弱環(huán)節(jié)，完善管理模式，加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)，提高高校圖書館的綜合服務(wù)能力，以更適應(yīng)新時(shí)期的要求。

2 高校圖書館審計(jì)方法的引入

審計(jì)是一項(xiàng)獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動(dòng)。是由獨(dú)立的專職機(jī)構(gòu)或人員接受委任或授權(quán)，對(duì)被審計(jì)單位特定時(shí)期的財(cái)務(wù)報(bào)表及其他有關(guān)資料，以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性、公允性和效益型進(jìn)行審查、監(jiān)督、評(píng)價(jià)和鑒證，以判斷該經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否合規(guī)、合法、公允、有效，其目的在于確定或接觸被審計(jì)單位的受托經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

目前審計(jì)滲透到經(jīng)濟(jì)的各個(gè)領(lǐng)域，由于審計(jì)在內(nèi)涵、外延上的長(zhǎng)足發(fā)展已經(jīng)突破經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域擴(kuò)張到管理范疇。所以新的管理模式呼之欲出。

高校圖書館審計(jì)是以改善高校圖書館的管理素質(zhì)和提高綜合服務(wù)、管理水平為目標(biāo)的，審查高校圖書館在計(jì)劃組織、領(lǐng)導(dǎo)決策、控制和執(zhí)行管理職能上的表現(xiàn)，達(dá)到促進(jìn)圖書館各部門協(xié)調(diào)合作，提高各部門的凝聚力和向心力，以期更好服務(wù)于高校的教學(xué)和科研工作。審計(jì)方法的引入有利于整合高校圖書館的管理資源，找出管理上的漏洞。

3 高校圖書館審計(jì)工作的開展

高校圖書館審計(jì)應(yīng)從建立內(nèi)部控制入手，審查內(nèi)部制度的完善性、完整性和有效性。內(nèi)部控制具有五個(gè)要素；①控制環(huán)境（Control environment），控制環(huán)境提供了內(nèi)部控制的基本規(guī)則和構(gòu)架，它包括組織人員的誠實(shí)、倫理價(jià)值和能力；管理層哲學(xué)和經(jīng)營風(fēng)格；權(quán)責(zé)分配方法、人事政策；董事會(huì)經(jīng)營的重點(diǎn)和方向。②風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（risk assessment），是識(shí)別和分析相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)以實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，從而形成風(fēng)險(xiǎn)管理的依據(jù)。③控制活動(dòng)（control activities），是有助于管理層指令順利實(shí)施的政策和程序。④信息的溝通與交流（information and communication），處理的信息包括內(nèi)部生成的數(shù)據(jù)，也包括可用于經(jīng)營決策的外部事件、活動(dòng)、狀況的信息和外部報(bào)告。⑤對(duì)環(huán)境的監(jiān)控（monitoring），監(jiān)控在經(jīng)營過程中進(jìn)行，通過對(duì)正常的管理和控制活動(dòng)以及員工執(zhí)行職責(zé)過程中的活動(dòng)進(jìn)行持續(xù)性監(jiān)控，來評(píng)價(jià)系統(tǒng)運(yùn)作的質(zhì)量。

內(nèi)部控制是現(xiàn)代管理的必要手段，它具有服務(wù)上的內(nèi)向型；審查范圍的廣泛性；作用的穩(wěn)定性；微觀監(jiān)督和宏觀監(jiān)督的統(tǒng)一性等特征。體現(xiàn)了適時(shí)和全程的控制觀念，不僅要求高校圖書館員應(yīng)照章辦事，還應(yīng)在平時(shí)的工作中實(shí)現(xiàn)效率和效益的原則。我們現(xiàn)在極大的需要在高校圖書館的日常工作中引入審計(jì)這一經(jīng)濟(jì)手段，強(qiáng)化內(nèi)部控制意識(shí)，建立和完善各種規(guī)章制度及考核制度、獎(jiǎng)?wù)录?lì)制度，權(quán)責(zé)分明、紀(jì)律嚴(yán)肅，進(jìn)而達(dá)到提高高校圖書館管理水平的目的。

高校圖書館審計(jì)的目的是：維護(hù)財(cái)經(jīng)法紀(jì)、監(jiān)督各項(xiàng)制度計(jì)劃的貫徹執(zhí)行情況，為各分館各職能部門領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)營決策提供理論依據(jù)；、改善經(jīng)營管理，揭示管理制度上的薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)高校圖書館健全自我約束機(jī)制；促進(jìn)高校圖書館工作的改進(jìn)，提高經(jīng)濟(jì)效益；促進(jìn)廉政建設(shè)，監(jiān)督受托經(jīng)濟(jì)責(zé)任的履行情況，以維護(hù)高校圖書館的合法經(jīng)濟(jì)權(quán)益；監(jiān)控高校圖書館的財(cái)產(chǎn)安全，促進(jìn)高校圖書館財(cái)產(chǎn)物資的保值增值。

4 高校圖書館審計(jì)工作內(nèi)容

4.1 對(duì)高校圖書館專項(xiàng)資金使用進(jìn)行審計(jì)

加強(qiáng)圖書館各分館各職能部門財(cái)務(wù)管理。財(cái)產(chǎn)物資是各分館和各職能部門進(jìn)行各種活動(dòng)的基礎(chǔ)，通過設(shè)備基建、采購圖書數(shù)據(jù)庫、財(cái)務(wù)收支等各項(xiàng)審計(jì)工作可以有效及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，指出財(cái)產(chǎn)物資管理中的漏洞，及時(shí)規(guī)避高校圖書館的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，確保審計(jì)內(nèi)容真實(shí)可靠，維護(hù)高校圖書館合法權(quán)益，確保國有資產(chǎn)完整性，杜絕浪費(fèi)提高資金使用效益。

4.2、高校圖書館審計(jì)工作具體表現(xiàn)

高校圖書館經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須授權(quán)才能執(zhí)行，授權(quán)與不相容職務(wù)分工。規(guī)定各分館各職能部門、各級(jí)工作人員職能范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限。會(huì)計(jì)記錄程序（見圖）的控制。會(huì)計(jì)記錄的基本程序包括分錄記錄和賬戶記錄。分錄記錄是指當(dāng)經(jīng)濟(jì)交易或事項(xiàng)發(fā)生后，會(huì)計(jì)人員對(duì)其進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)與計(jì)量，并將其結(jié)果編制會(huì)計(jì)分錄（我國為填制記賬憑證）的過程。而賬戶記錄是指按照借貸記賬法系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)交易或事項(xiàng)的過程。經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理控制。預(yù)算是以數(shù)量化方式表述的對(duì)某一主體或項(xiàng)目的一個(gè)未來時(shí)期的計(jì)劃或預(yù)測(cè)，是設(shè)定目標(biāo)促進(jìn)對(duì)后續(xù)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的活動(dòng)。高校圖書館為實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，通過編制預(yù)算、內(nèi)部控制、考核業(yè)績(jī)以及一定時(shí)期內(nèi)的損益表和一定時(shí)期末的資產(chǎn)負(fù)債表的預(yù)計(jì)所進(jìn)行的一系列財(cái)務(wù)管理活動(dòng)。審計(jì)資產(chǎn)安全性。在圖書、數(shù)據(jù)庫采購業(yè)務(wù)后是否立即登記入賬，圖書的每次借還是否按規(guī)則操作；對(duì)固定資產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施是否進(jìn)行定期盤點(diǎn)，賬實(shí)是否相符；對(duì)圖書館資產(chǎn)的丟失和損失是否查明原因，追究當(dāng)事人的責(zé)任并按照有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行處理（如圖1所示）。

在21世紀(jì)新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，依托圖書館館藏資源培養(yǎng)出專兼職復(fù)合型內(nèi)部審計(jì)人員，內(nèi)部審計(jì)人員不僅具有圖書情報(bào)的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)具有管理、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、編程等方面相關(guān)的知識(shí)，制定出適合該館實(shí)際工作的有關(guān)規(guī)定。對(duì)圖書館內(nèi)部審計(jì)工作的方法、依據(jù)、報(bào)告等作出具體規(guī)定，來保證圖書館內(nèi)部審計(jì)制度的完善和進(jìn)行。

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