淺析高校檔案管理人員素質(zhì)提高的必要性

齊輝

摘要：高校檔案管理是各高等院?；A(chǔ)建設(shè)工作的重要環(huán)節(jié)，是記錄高校在各個(gè)不同時(shí)期的歷史發(fā)展進(jìn)程及重大事件，是學(xué)校對教師和學(xué)生進(jìn)行評估的重要指標(biāo)與依據(jù)。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接會(huì)影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、質(zhì)量和水平。提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅是新形勢下高校發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。具有高素質(zhì)的檔案管理人員是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，因此，要在各方面不斷提高高校檔案管理人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理：職業(yè)素質(zhì);業(yè)務(wù)素質(zhì)提高

一、檔案管理工作的作用及意義

檔案管理是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的服務(wù)性是說，檔案管理系統(tǒng)是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。檔案管理的政治性是說，在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

二、提高高校檔案管理人員素質(zhì)的必要性

首先，提高檔案管理人員素質(zhì)符合社會(huì)發(fā)展的要求。社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，特別是信息時(shí)代的到來，引發(fā)了檔案業(yè)務(wù)的更新和拓展，給檔案工作提出了更高的要求，對檔案管理人員在素質(zhì)上提出了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的內(nèi)容日益豐富，檔案服務(wù)的范圍和對象不斷擴(kuò)大，在信息化時(shí)代下，高校檔案管理人員應(yīng)不斷運(yùn)用新的技術(shù)和方法來提高檔案管理的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

其次，提高高校檔案管理人員的素質(zhì)是提高檔案管理水平的保障。高校檔案是高校社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性，有些檔案一旦損毀就無法復(fù)原、再生，提高高校檔案管理的能力和服務(wù)質(zhì)量是高校檔案管理的重中之重。因此檔案管理水平高低、檔案服務(wù)質(zhì)量如何決不單純地取決于檔案管理人員在數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、先進(jìn)的工作方法。因此，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)是提高檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的先決條件。

三、新時(shí)期下檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

在以網(wǎng)絡(luò)化和信息化為主要特點(diǎn)的新時(shí)期，賦予檔案管理工作的突出特點(diǎn)是：科學(xué)技術(shù)含量更高，技術(shù)應(yīng)用更先進(jìn)，管理內(nèi)容更豐富，管理分工更細(xì)致等。其中技術(shù)的先進(jìn)性重點(diǎn)表現(xiàn)在在：現(xiàn)階段的檔案管理工作中，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全覆蓋，這兩種技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，極大的提高了檔案管理工作的效率和成果;管理內(nèi)容更加豐富，集中體現(xiàn)在由于知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，知識經(jīng)濟(jì)衍生出更多的信息和資料，很多重要的信息都會(huì)成為檔案管理的內(nèi)容;新時(shí)期檔案管理分工更細(xì)致更專業(yè)，這就表明檔案管理工作已經(jīng)作為一門專業(yè)化的管理工作，在我國眾多的企業(yè)和單位中得到了重視和應(yīng)用。但是，新時(shí)期的檔案管理工作，在具有眾多突出特點(diǎn)下，自身固有的缺點(diǎn)和弱勢也逐漸的顯現(xiàn)出來，即檔案信息在保真、保密、保存、計(jì)算機(jī)讀取等問題上，漏洞百出。實(shí)踐證明，國家保密對各單位的檔案管理工作檢查中，發(fā)現(xiàn)大量的管理漏洞，并且有些單位的重要信息已經(jīng)泄漏，給國家安全帶了嚴(yán)重的威脅，這些都為新時(shí)期檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力提出了新的挑戰(zhàn)。

四、目前高校檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理工作的內(nèi)容越來越大，而學(xué)校對檔案管理工作的質(zhì)量要求卻越來越高，就使檔案管理人員的工作量加大，學(xué)校又沒有配備足夠的檔案管理人員，管理人員力不從心，久而久之，就會(huì)降低工作積極性，消極對待檔案管理工作。

（二）隨著社會(huì)科技的不斷更新，檔案管理手段也越來越先進(jìn)，但檔案管理人員不肯接受新的管理模式和運(yùn)用新的管理手段，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的進(jìn)程，并讓人們在查詢檔案時(shí)耗費(fèi)較長的時(shí)間。

（三）現(xiàn)在高校中的大多數(shù)檔案管理人員還是坐在辦公室里，等著師生將信息送到他們的手里，沒有與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，不會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)將信息統(tǒng)一收集上來;有些管理人員害怕師生在翻閱檔案時(shí)對紙質(zhì)檔案造成損壞，就限制師生進(jìn)去查看檔案，降低了檔案的利用率。

（四）大多數(shù)高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍不高，多數(shù)都是一些沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的擁有一般學(xué)歷的人，他們沒有專業(yè)的技術(shù)知識，沒有工作經(jīng)驗(yàn)，不熟悉檔案管理的程序和內(nèi)容。他們無法將檔案進(jìn)行劃分、標(biāo)注、分門別類的放好，會(huì)阻礙檔案管理的發(fā)展。

（五）多數(shù)高校不重視檔案管理工作，沒有給檔案管理人員提供晉升機(jī)會(huì)，也沒有給他們好的待遇，使檔案管理人員容易流失，工作積極性下降，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

五、高校檔案管理人員提升職業(yè)素質(zhì)的有效途徑

（一）樹立正確的思想觀念。高校檔案管理工作人員需要不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意義上的保守觀念，結(jié)合高校實(shí)際確立一套符合時(shí)代要求、高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)觀念。充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，更好地明確好服務(wù)方向，樹立科學(xué)的服務(wù)態(tài)度，不斷健全服務(wù)的具體方法，從事保證服務(wù)質(zhì)量的不斷提升。

（二）提升工作人員的服務(wù)意識。對于檔案管理工作人員來說，其工作的價(jià)值就在于是否能夠真正為工作決策提供實(shí)際性的服務(wù)，如果不能保證服務(wù)的質(zhì)量，就很可能會(huì)失去檔案管理工作的重要作用和價(jià)值。從某種意義上講，檔案管理是一項(xiàng)重要的服務(wù)工作與管理工作，因此，要求工作人員了解并熟練掌握科學(xué)的服務(wù)意識以及高超的工作技能。可見，檔案管理工作人員的工作質(zhì)量、工作效率、工作態(tài)度以及工作成果都在很大程度上影響著檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能。現(xiàn)代化社會(huì)是電子化的信息時(shí)代，并且便利的信息交流使得信息量編的越來越大。從事檔案管理的工作人員就需要拓展自身的知識面，不斷提升自身的業(yè)務(wù)技能。第一，制定業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)計(jì)劃，然后朝著既定的方向努力;第二，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體操作，靈活運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)與多媒體，快速掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù);第三，做好檔案管理最基礎(chǔ)性的工作，然后建立并不斷健全借閱、保管制度，真正保證日常工作的有序進(jìn)行，例如著錄、整理、收集、鑒定等工作。

（四）注重檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)與發(fā)展。在高校檔案管理工作中，要想保證檔案管理工作的質(zhì)量就需要管理工作人員具備良好的職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)，就需要在實(shí)踐中不斷加強(qiáng)對他們的職業(yè)道德教育。另外，馬克思主義在理論上認(rèn)為，不管是主觀世界還是客觀世界，都需要建立在社會(huì)實(shí)踐的基礎(chǔ)之上，因此，檔案管理工作者需要在通過自己努力的同時(shí)，不斷加強(qiáng)自身的實(shí)踐學(xué)習(xí)加強(qiáng)自身的道德觀念，從而不斷提升作為檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，在實(shí)踐中不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。

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