檔案管理人員綜合素質及其影響因素與提高

武金光

摘 要：檔案管理人員應具備較強的政治素質、業務素質，靈活多變的協調能力，較強的寫作能力和管理能力以及終身學習能力。目前，檔案管理人員具有不同的文化程度、思想觀念、理論水平、專業素質等，信息開發應用能力和敏銳的信息意識相對較為缺乏，成為檔案管理工作創新與發展的阻礙因素。所以，要采取切實可行的措施，不斷增強檔案管理人員的服務意識，發揚敬業奉獻精神，加強學習與開拓創新，提升綜合協調水平，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，高質量完成檔案管理工作，為經濟社會發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：檔案管理 管理人員 綜合素質 影響因素

中圖分類號：G256 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）12（a）-0152-02

檔案管理人員應具備相應的綜合素質，以保證高質量地完成檔案管理工作。管理人員綜合素質的高低與檔案業務開展的效率、工作水平和質量息息相關，對發揮檔案整體效能和社會作用具有舉足輕重中的作用。為此，筆者在闡明檔案管理人員應具備的綜合素質以及總結影響其綜合素質基本因素的基礎上，提出有針對性的提高其綜合素質的具體措施。

1 檔案管理人員應具備的綜合素質

檔案管理人員應具備相應的政治素質、業務素質和知識素質。

1.1 政治素質

檔案管理往往涉及不同類型的機密文件，工作相對較為嚴肅。這要求檔案管理人員除具備其他專業技術人員共同的基本政治素質外，還應注意講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益和個人得失，樹立獻身檔案事業堅定信念。檔案管理人員必須具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。

1.2 業務素質

檔案管理人員應具備相應的綜合文化素養和嫻熟的業務技能，即掌握前瞻性檔案管理專業和基礎知識、情報意識較強、人文素質較高，信息技術熟練；熟練掌握現代信息技術的能力和管理能力；將檔案專業法規、政策和檔案和其他專業知識靈活運用于工作實踐中，高質量地完成檔案管理工作。

1.3 知識素質

檔案管理人員應熟練掌握基本的和前瞻性檔案學知識以及與檔案管理工作相近的其他專業知識，做到業務工作開展游刃有余，更好地從事檔案管理工作。

合格檔案管理人員應具備較高的政治素養和一定的專業理論水平，同時也應具備一定的協調、寫作和管理能力。

1.3.1 協調能力

檔案管理人員的協調能力與檔案齊全完整是一個有機整體。兩者之間密切相關。在檔案管理和利用過程中，管理人員要與相關人員進行密切接觸，如何才能做好這項工作？除了遵守相關檔案管理規章制度外，更要發揮管理人員的自身協調能力，做到檔案管理協調統一，執行不可偏頗。

1.3.2 寫作能力

檔案管理人員在對檔案進行信息化的過程中，必須對原始檔案進行有效加工。這要求檔案管理人員具有較強的文字書寫和系統概括能力。所以，文字功底可以決定檔案管理人員的水平，這樣才能做好檔案信息化工作。

1.3.3 管理能力

隨著檔案信息化技術的不斷發展，傳統的手工操作被計算機所替代，計算機成為檔案自動化信息化數字化的重要工具。管理人員將加工后的檔案信息數字化，成為重要的信息資源，并向社會廣泛傳播，促進經濟社會的協調發展。所以，計算機及其應用軟件知識的切實掌握，檔案信息電子化數字化會得到有效控制和管理，能迅速有效收集、完整安全保護、及時準確提供和最大限度應用檔案信息，有用信息在短時間內即可找尋到，用于不同的目的和任務。

1.3.4 終身學習能力

檔案管理人員必須定位期不定期參加有關檔案管理前瞻性知識的培訓和學習，切實掌握相關知識，不斷提高自己的工作能力和水平，適應檔案事業發展的客觀需要。可通過形式多樣的培訓和學習形式，講求素質教育，有計劃有的放矢地進行繼續教育與終身學習，適應科技發展對檔案管理的需求。

2 檔案管理人員綜合素質的影響因素

檔案管理人員具有不同的文化程度、思想觀念、理論水平、專業素質等，有的人尚局限于傳統的檔案管理專業知識和觀念，信息開發應用能力和敏銳的信息意識相對較為缺乏，成為檔案管理工作創新與發展的阻礙因素。

主要表現在：（1）部分管理人員文化程度相對較低，掌握的是陳舊的專業知識，沒有掌握和運用適應現代科技和社會發展的思想觀念和管理水平。（2）檔案工作的枯燥性決定了部分管理人員事業心不強，職業情感淡薄，沒有樹立奉獻意識與敬業精神，缺乏知識更新的主動性與自覺性，職業發展能力較低。（3）有的單位領導具有較為薄弱的檔案意識，沒有認識到檔案工作對經濟社會發展的重要性。（4）有的單位領導不注重專業技術人員的學習與培訓，沒有根據單位實際制定繼續教育和終身學習的年度以及中長期計劃。（5）沒有投入足夠的檔案管理工作資金，只注重本身業務發展，不注重檔案管理的設備和技術的更新換代。

3 提高檔案管理人員素質的具體措施

3.1 增強服務意識

促進經濟社會發展是檔案管理價值之所在。檔案管理工作的核心在于提供社會服務，服務是目的是前提，只有在提高服務水平的前提下，才能促進檔案事業發展。若服務水平低下，檔案管理的價值和作用就會喪失殆盡。這要求檔案管理人員的工作能力和服務意識要強，將其主觀能動性盡可能低得到發揮，通過宣傳服務價值，完善服務方法達到提高服務質量的要求和目的，提供主動、熱情、及時、準確、全面、周到的服務。

3.2 發揚敬業奉獻精神

檔案管理是一項復雜的系統工程，工作單調決定了有的管理人員會不思進取。這要求檔案管理人員應具有自我犧牲和樂于奉獻的職業道德，樹立進取創新的意識和嚴肅認真的工作態度、較高的文化素養和道德情操，要胸懷祖國、放眼世界。要培養檔案人員的敬業奉獻精神，主動熱情服務，不計個人得失，把自身與檔案事業融入經濟社會發展之中，不斷發展壯大檔案事業，認識到自己從事職業的重要性，具有職業歸屬感。

3.3 加強學習與開拓創新

創新是檔案事業進步和發展的基本保證和關鍵所在。要善于從工作、學習和其他專業的知識中汲取有益的經驗，并總結經驗，在檔案管理工作中靈活應用。具備了創新能力的檔案管理人員一定會開創檔案事業的新局面，促進檔案事業的進步與發展。

3.4 提升綜合協調水平

要通過各種形式處理好自己與單位領導之間的關系，使領導重視與支持檔案管理工作，創造并獲得一個良好的工作環境和條件。要處理好與各基層單位之間的關系，及時解答基層檔案員的疑難問題，不厭其煩、耐心細致地做好檔案管理指導工作，確保檔案資料和檔案信息的齊全性、完整性和準確性，發揮其在檔案管理中的重要作用。

在檔案管理工作中，要采取措施，不斷增強檔案管理人員的服務意識，發揚敬業奉獻精神，加強學習與開拓創新，提升綜合協調水平，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，高質量完成檔案管理工作，為經濟社會發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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