淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

金花

摘 要：隨著時代的發展，檔案工作已經逐漸成為我國事業單位日常工作的重要組成部分，然而縱觀我國事業單位的檔案管理工作現狀，我們會發現始終存在這樣或那樣的問題與不足。本文主要從在事業單位檔案管理中存在的問題以及解決問題的相應的對策等方面展開討論，希望能夠對事業單位的檔案管理工作有一定的啟發。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

檔案管理工作指的是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計并提供利用服務的活動總稱，也是國家檔案在事業單位的最直接的體現。信息化的發展和社會的進步，檔案工作已經逐漸成為我國事業單位日常工作的重要組成部分，因此我們必須對這項工作給予足夠的重視，并投入一定的精力和資金以保障工作的順利開展。

一、在當前事業單位的檔案管理中存在的問題

（一）我國事業單位檔案管理工作人員素質較低

人才的素質和能力對于做好我國事業單位檔案管理具有決定性的作用，然而由于我國的高等教育體制的落后，眾多高校受到經濟利益的推動，很少有專門開設檔案管理這種冷門專業。因此，檔案從業人員的素質問題就始終無法提高。在加上很多單位對檔案人員沒有組織專門的培訓和交流會，因此大部分人員就只能自己摸索的方式來完成相關工作，其專業性和知識性始終無法提高。這就給事業單位的檔案管理工作帶來了很大的問題。

（二）事業單位對檔案管理工作的重視度不夠

在事業單位檔案中儲存著大量重要信息，與事業單位的工作發展有著千絲萬縷的聯系。如單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄等，檔案管理工作一旦疏漏，就會發生一些數據泄露、個人隱私被侵犯等嚴重后果。所以，檔案管理對于事業單位來講絕對是至關重要的，需要事業單位以及檔案管理工作人員對該工作加以高度重視。但是實際上，情況卻不盡如人意。由于再完美的檔案管理工作也不能給事業單位帶來任何實質上的效益，所以大部分事業單位的領導者也存在輕視檔案管理工作的現象，這種消極態度也會影響到下級員工，包括檔案管理工作的直接實施者（檔案管理人員）。許多檔案管理人員還沒有認識到檔案管理工作對事業單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對檔案文件進行整理與保管的工作，再加上受上級領導的消極態度影響，檔案管理人員很難對工作付出努力，導致檔案管理工作始終處于一種得過且過的狀態，員工們不能按時進行相關檔案記錄工作，拖延工作時間，最后越積越多，只能一帶而過，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。

（三）檔案管理的現代設施陳舊

由于檔案管理部門不能夠為事業單位帶來直接的經濟利益，所以事業單位的領導對檔案管理部門都不是很重視，以至于在為事業單位更換設施時都不會想到為檔案管理更換設備，而是先為一些能夠為事業單位獲得直接利益的部門更換設施，所以事業單位的檔案管理部門的工作環境和條件相當的差，沒有健全的現代化辦公設備，導致現在事業單位的檔案管理已經無法適應現代化的發展，也無法跟上社會經濟進步的步伐。

二、完善事業單位檔案管理工作的措施

（一）改善事業單位檔案管理人員的綜合素質

對于事業單位檔案管理人才業務不精，知識不全，責任心不強的情況，我們必須致力于提高事業單位檔案管理人員的綜合素質。首先，各單位要加大招聘力度，通過設立專場招聘會，與本地大學合作的形式，直接引入高層次應屆畢業生。同時也可以從單位內部進行人才的培養，從辦公室、行政部門等選擇工作經驗豐富，責任心強的人以從事檔案工作。另外，還要加大對檔案管理人員的獎勵制度，通過年度工作評比，對表現優異的人員進行表彰并給予物質方面的獎勵，以激發他們從事檔案工作的積極性。最后，還要對有關檔案管理人員進行培訓，以提高他們的專業技能，讓他們能夠掌握最新的檔案管理知識，跟上時代發展的腳步，提高檔案工作的效率。

（二）提高企業領導對于檔案管理工作的重視

要想做好檔案管理工作，第一步就是要提升領導人對于檔案管理工作的重視程度，比如說，加大檔案管理宣傳力度。加大檔案管理宣傳力度可以從根本上提高工作人員的重視程度以及糾正對檔案管理工作的片面認識。我們應當經常學習與檔案管理相關的法律條文、規章制度。

（三）建立新型檔案管理模式，加大資金投入

由于傳統的檔案管理模式不再適用于信息化時代，需要運行新型信息化檔案管理模式來代替傳統模式完成檔案管理工作。合理運用相關記錄軟件可以有效幫助檔案管理人員將檔案數據快捷、有序、完整地錄入電腦檔案庫中。檔案管理人員可以建立一個檔案查閱網，再把數據上傳至該網站，供人查閱，不管是從檔案管理人員角度還是從查閱人員角度上來看，都節省了大量精力和時間。一方面，運行新的檔案管理模式需要置辦優越的辦公環境以及大量先進設備引進，巨額花銷自然少不了，而一些區域的經濟條件并不理想。這時，檔案管理部門可以向地方政府申請資金補助，利用這些資金購進新的相關檔案管理設備，并且置辦優越的檔案管理辦公環境，有助于新型管理模式的運行和檔案管理工作的完善。

三、結束語

總之，檔案管理工作是一項日常工作，也是事業單位工作的重點。我國事業單位的檔案管理工作任有需要改進的地方，通過本文的研究，能總結有用的經驗，從培養人才出發，完善檔案管理制度，引進新的技術，重視檔案管理，促進事業單位檔案管理工作的進步，持續推動事業單位檔案工作的發展。

參考文獻：

[1]林麗.淺談事業單位檔案管理現狀與優化對策[J].行政管理，2013（6）.

[2] 程永寧.機關事業單位檔案管理[J].黃山書社，2012（5）.