提高檔案管理工作水平的分析

崔東霞

吉林省四平市人民政府軍用飲食供應(yīng)站

提高檔案管理工作水平的分析

崔東霞

吉林省四平市人民政府軍用飲食供應(yīng)站

在我國全球一體化經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展目標的背景下，國內(nèi)各行業(yè)都以迅雷不及掩耳之勢快速地發(fā)展前進著。而真正促進及推動各行業(yè)前進的動力則是企業(yè)內(nèi)部所建立的健全的檔案管理制度。下面。就一起跟隨本文對提高檔案管理工作水平進行一個簡單的分析與論證。

檔案管理；重要性；措施

一個企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中最主要的是擁有一個強大的財務(wù)組織機構(gòu)，而財務(wù)組織機構(gòu)中最重要的則是財務(wù)檔案的建立與管理。隨著國內(nèi)各企業(yè)近幾年的不斷發(fā)展，其越來越意識到財務(wù)檔案的有效管理對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要性。因此，目前企業(yè)也將財務(wù)檔案管理作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中最為重要的內(nèi)容，以此加強企業(yè)在經(jīng)濟市場條件下的核心競爭力。

1、檔案及檔案管理的重要性

所謂的檔案主要是指企業(yè)在日常的經(jīng)營活動中所形成的一種具有保存價值的并以媒體或書機形式存在的一種對企業(yè)歷史發(fā)展的記錄與證明。檔案為企業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略決策提供必要的支持。同時檔案也是對企業(yè)以往工作的一種檢查與肯定。它是以科學(xué)發(fā)展觀為基礎(chǔ)，以客觀事實存在為依靠的真實性較高的資料信息。因此可以說，檔案是保證企業(yè)順利發(fā)展的必備條件。

檔案管理是一種利用科學(xué)化、先進化、合理化的手段對企業(yè)進行管理的一種方式，它是通過對企業(yè)財務(wù)帳目的真實性記錄的管理來反映企業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展中的各項事件，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的基礎(chǔ)。另外來講，檔案的管理有助于衡量一個企業(yè)整體的業(yè)績以及內(nèi)部管理水平的重要憑證。同時，檔案內(nèi)所記錄的內(nèi)容均是企業(yè)以往發(fā)展中每一項的財務(wù)資金來新以及企業(yè)的負債情況，并記錄著企業(yè)科研成果所取得的資金量。。因此，檔案管理對企業(yè)下一步的經(jīng)營發(fā)展方式以及所要研究的技術(shù)提供了一個基礎(chǔ)的資料信息。另外，企業(yè)在發(fā)展中還可以通過對檔案的管理與分析總結(jié)出企業(yè)近幾年來發(fā)展的總體情況，以便企業(yè)可以取其精華，去其糟粕，幫助企業(yè)順利完成發(fā)展計劃。最后，在我國現(xiàn)階段經(jīng)濟體系下，做好檔案管理工作，加強檔案管理意識有利于提高企業(yè)在經(jīng)濟市場中的核心競爭力。

2、檔案管理中現(xiàn)存的問題

目前在企業(yè)檔案管理中，普遍存在著幾點問題，這些問題導(dǎo)致了檔案管理工作整體水平下降的趨勢。

首先，在檔案管理工作中，企業(yè)財務(wù)人員對檔案的收集與整理工作十分不到位，甚至有些財務(wù)人員認為檔案的整理工作是十分麻煩的，也不愿意對其進行核對與整理，從而造成了檔案管理工作中檔案內(nèi)容十分混亂的現(xiàn)象。另外，由于企業(yè)財務(wù)管檔案管理人員的缺乏以及財務(wù)人員無法實時深入到企業(yè)各部門的工作中去等制約，一但企業(yè)各部門人員沒有及時將最新的財務(wù)信息交至財務(wù)部門的話，將會導(dǎo)致檔案缺記、漏記的現(xiàn)象發(fā)生，對企業(yè)的經(jīng)濟造成極大的損失。最后，在檔案管理中，沒有一個完善的制度作為基礎(chǔ)，從而導(dǎo)致了在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案分類不明確，歸放混亂的現(xiàn)象，不檔案管理工作造成了諸多的困難。

其次，在我國目前的經(jīng)濟市場競爭環(huán)境下，國內(nèi)諸多企業(yè)都將發(fā)展的重心放于生產(chǎn)經(jīng)營及創(chuàng)造更多的經(jīng)濟利益上去，而對檔案管理工作則不太重視，從而阻礙了檔案管理工作的整體水平。另外，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認為有財務(wù)帳目就可以完全記錄企業(yè)的經(jīng)濟情況了，而檔案則是無需重要的事情，因此對檔案管理工作的支持力度不足，造成了檔案管理工作十分被動的局面。從而在某一方面來講也造成了企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展停滯不前的狀況。

3、提高檔案管理工作水平的措施

在我國現(xiàn)階段的經(jīng)濟發(fā)展體系中，檔案的管理對促進企業(yè)良性發(fā)展有著十分重要的作用。因此，必須對檔案管理工作進行改進，提高檔案管理工作的水平及實效性。

3.1、建立健全的檔案管理工作制度

要想提高檔案管理工作水平，首先要建立一個完善的檔案管理工作制度。也就是說，要建立一個專門的檔案管理機制，并在財務(wù)部門內(nèi)成立個檔案管理小組，對日常的檔案管理工作進行監(jiān)督與管理。另外，檔案管理小組要定期在企業(yè)內(nèi)進行檔案管理工作重要性的宣傳活動，以此來增加企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)各部門人員的認知度。最后，領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案管理工作的重視與支持，并將檔案管理工作觀納入到企業(yè)的日常經(jīng)營活動中去，使檔案管理工作與企業(yè)的生存管理以及發(fā)展形成統(tǒng)一的結(jié)合體，促進企業(yè)有序發(fā)展。

3.2、加強檔案收集與管理的規(guī)范性

針對于企業(yè)檔案收集與管理不完善所造成的問題。財務(wù)人員首先要清楚地了解檔案管理工作中的各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容以及收集檔案的形式，并了解通過哪種渠道才能更有效保障檔案的真實性的工作內(nèi)容。同時，在檔案管理工作中，要協(xié)調(diào)好檔案形成時企業(yè)各部門之間的關(guān)系，并且，財務(wù)部門指定專人進行各部門經(jīng)濟檔案的回收工作，并根據(jù)需要抽出時間深入到某一部門中，跟隨該部門完成日常的經(jīng)濟經(jīng)營活動，從而保證所收集的檔案資料的準確度。最后，做到隨時掌握企業(yè)經(jīng)營動態(tài)的工作，從而保證檔案記錄的真實、準確性。

3.3、加強檔案管理工作人員素質(zhì)

在檔案管理工作中，人員的素質(zhì)是關(guān)系到檔案管理工作是否能夠有效進行的關(guān)鍵。因此，企業(yè)首先要提高檔案管理人員對檔案管理工作的認知度，使其清楚地認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性。同時，企業(yè)要通過培訓(xùn)的方式加強檔案管理人員的管理技能，并提高檔案管理人員對信息化技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力。最后，在現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展中，存在著利益與道德矛盾性因素。因此，企業(yè)要加強檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，使其能夠抵擋住誘惑，堅守自己的道德底線及原則，保證檔案內(nèi)容的真實性，從而推進檔案管理工作的發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述可知，檔案管理工作對促進企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。因此，在檔案管理工作中，首先要加強領(lǐng)導(dǎo)對其的重視程度，并結(jié)合企業(yè)現(xiàn)今的發(fā)展狀況制定出科學(xué)合理的檔案管理制度要求，從而全方位提高檔案管理工作水平，推進企業(yè)朝預(yù)期的方向發(fā)展。

[1]湯志星.淺談提高檔案管理工作水平的方法[J].《辦公室業(yè)務(wù)》，2013（09）.

[2]董兵，劉麗英.談如何提高檔案管理工作水平[J].《科技創(chuàng)新與應(yīng)用》，2014（06）.

[3]曾湘平.借助質(zhì)量管理體系認證提高檔案管理工作水平[J].《成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報》，2013（02）.

崔東霞（1976-），吉林四平人，館員，本科，吉林省四平市人民政府軍用飲食供應(yīng)站，辦公室財務(wù)檔案。