提高檔案管理工作水平的分析

崔東霞

吉林省四平市人民政府軍用飲食供應站

提高檔案管理工作水平的分析

崔東霞

吉林省四平市人民政府軍用飲食供應站

在我國全球一體化經濟建設發展目標的背景下，國內各行業都以迅雷不及掩耳之勢快速地發展前進著。而真正促進及推動各行業前進的動力則是企業內部所建立的健全的檔案管理制度。下面。就一起跟隨本文對提高檔案管理工作水平進行一個簡單的分析與論證。

檔案管理；重要性；措施

一個企業經營發展中最主要的是擁有一個強大的財務組織機構，而財務組織機構中最重要的則是財務檔案的建立與管理。隨著國內各企業近幾年的不斷發展，其越來越意識到財務檔案的有效管理對企業經營發展的重要性。因此，目前企業也將財務檔案管理作為企業經營發展中最為重要的內容，以此加強企業在經濟市場條件下的核心競爭力。

1、檔案及檔案管理的重要性

所謂的檔案主要是指企業在日常的經營活動中所形成的一種具有保存價值的并以媒體或書機形式存在的一種對企業歷史發展的記錄與證明。檔案為企業發展中的戰略決策提供必要的支持。同時檔案也是對企業以往工作的一種檢查與肯定。它是以科學發展觀為基礎，以客觀事實存在為依靠的真實性較高的資料信息。因此可以說，檔案是保證企業順利發展的必備條件。

檔案管理是一種利用科學化、先進化、合理化的手段對企業進行管理的一種方式，它是通過對企業財務帳目的真實性記錄的管理來反映企業日常經營發展中的各項事件，是企業經營發展的基礎。另外來講，檔案的管理有助于衡量一個企業整體的業績以及內部管理水平的重要憑證。同時，檔案內所記錄的內容均是企業以往發展中每一項的財務資金來新以及企業的負債情況，并記錄著企業科研成果所取得的資金量。。因此，檔案管理對企業下一步的經營發展方式以及所要研究的技術提供了一個基礎的資料信息。另外，企業在發展中還可以通過對檔案的管理與分析總結出企業近幾年來發展的總體情況，以便企業可以取其精華，去其糟粕，幫助企業順利完成發展計劃。最后，在我國現階段經濟體系下，做好檔案管理工作，加強檔案管理意識有利于提高企業在經濟市場中的核心競爭力。

2、檔案管理中現存的問題

目前在企業檔案管理中，普遍存在著幾點問題，這些問題導致了檔案管理工作整體水平下降的趨勢。

首先，在檔案管理工作中，企業財務人員對檔案的收集與整理工作十分不到位，甚至有些財務人員認為檔案的整理工作是十分麻煩的，也不愿意對其進行核對與整理，從而造成了檔案管理工作中檔案內容十分混亂的現象。另外，由于企業財務管檔案管理人員的缺乏以及財務人員無法實時深入到企業各部門的工作中去等制約，一但企業各部門人員沒有及時將最新的財務信息交至財務部門的話，將會導致檔案缺記、漏記的現象發生，對企業的經濟造成極大的損失。最后，在檔案管理中，沒有一個完善的制度作為基礎，從而導致了在檔案管理中經常出現檔案分類不明確，歸放混亂的現象，不檔案管理工作造成了諸多的困難。

其次，在我國目前的經濟市場競爭環境下，國內諸多企業都將發展的重心放于生產經營及創造更多的經濟利益上去，而對檔案管理工作則不太重視，從而阻礙了檔案管理工作的整體水平。另外，許多企業領導認為有財務帳目就可以完全記錄企業的經濟情況了，而檔案則是無需重要的事情，因此對檔案管理工作的支持力度不足，造成了檔案管理工作十分被動的局面。從而在某一方面來講也造成了企業經濟發展停滯不前的狀況。

3、提高檔案管理工作水平的措施

在我國現階段的經濟發展體系中，檔案的管理對促進企業良性發展有著十分重要的作用。因此，必須對檔案管理工作進行改進，提高檔案管理工作的水平及實效性。

3.1、建立健全的檔案管理工作制度

要想提高檔案管理工作水平，首先要建立一個完善的檔案管理工作制度。也就是說，要建立一個專門的檔案管理機制，并在財務部門內成立個檔案管理小組，對日常的檔案管理工作進行監督與管理。另外，檔案管理小組要定期在企業內進行檔案管理工作重要性的宣傳活動，以此來增加企業領導以及企業各部門人員的認知度。最后，領導要加強對檔案管理工作的重視與支持，并將檔案管理工作觀納入到企業的日常經營活動中去，使檔案管理工作與企業的生存管理以及發展形成統一的結合體，促進企業有序發展。

3.2、加強檔案收集與管理的規范性

針對于企業檔案收集與管理不完善所造成的問題。財務人員首先要清楚地了解檔案管理工作中的各環節的工作內容以及收集檔案的形式，并了解通過哪種渠道才能更有效保障檔案的真實性的工作內容。同時，在檔案管理工作中，要協調好檔案形成時企業各部門之間的關系，并且，財務部門指定專人進行各部門經濟檔案的回收工作，并根據需要抽出時間深入到某一部門中，跟隨該部門完成日常的經濟經營活動，從而保證所收集的檔案資料的準確度。最后，做到隨時掌握企業經營動態的工作，從而保證檔案記錄的真實、準確性。

3.3、加強檔案管理工作人員素質

在檔案管理工作中，人員的素質是關系到檔案管理工作是否能夠有效進行的關鍵。因此，企業首先要提高檔案管理人員對檔案管理工作的認知度，使其清楚地認識到檔案管理工作對企業發展的重要性。同時，企業要通過培訓的方式加強檔案管理人員的管理技能，并提高檔案管理人員對信息化技術的掌握和應用能力。最后，在現代化經濟發展中，存在著利益與道德矛盾性因素。因此，企業要加強檔案管理人員素質的培養，使其能夠抵擋住誘惑，堅守自己的道德底線及原則，保證檔案內容的真實性，從而推進檔案管理工作的發展。

結語

綜上所述可知，檔案管理工作對促進企業的經濟建設與發展有著至關重要的作用。因此，在檔案管理工作中，首先要加強領導對其的重視程度，并結合企業現今的發展狀況制定出科學合理的檔案管理制度要求，從而全方位提高檔案管理工作水平，推進企業朝預期的方向發展。

[1]湯志星.淺談提高檔案管理工作水平的方法[J].《辦公室業務》，2013（09）.

[2]董兵，劉麗英.談如何提高檔案管理工作水平[J].《科技創新與應用》，2014（06）.

[3]曾湘平.借助質量管理體系認證提高檔案管理工作水平[J].《成都航空職業技術學院學報》，2013（02）.

崔東霞（1976-），吉林四平人，館員，本科，吉林省四平市人民政府軍用飲食供應站，辦公室財務檔案。