下崗失業(yè)人員檔案管理存在的問題及對策

董玉江

吉林省集安市頭道鎮(zhèn)人力資源社會保障事務(wù)所

下崗失業(yè)人員檔案管理存在的問題及對策

董玉江

吉林省集安市頭道鎮(zhèn)人力資源社會保障事務(wù)所

現(xiàn)今我國經(jīng)濟(jì)形勢變化如此之快，有較多企業(yè)難以適應(yīng)新的發(fā)展模式，導(dǎo)致出現(xiàn)改制和破產(chǎn)的狀況，而相關(guān)部門為了改善此現(xiàn)狀，應(yīng)該加強(qiáng)對下崗失業(yè)人員的檔案管理工作，使得失業(yè)人員的信息能得到有效的管理，使得檔案管理更為規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)話，更好發(fā)揮檔案管理的作用。

下崗失業(yè)人員；檔案管理；解決對策

隨著企業(yè)的改制和破產(chǎn)，大部分因此而成為下崗職工的人成為了就業(yè)部門檔案管理的一大難題。就業(yè)服務(wù)部門工作中一大重要工作就是下崗失業(yè)人員的檔案管理與入庫，這能科學(xué)有效的發(fā)揮檔案管理工作該有的職能，使得其能服務(wù)社會與大眾。

1.現(xiàn)今我國檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理在社會服務(wù)部門中實際是極為重要的一項內(nèi)容，而我國現(xiàn)今在檔案管理上的投入和重視程度還不夠，以下筆者將對我國現(xiàn)今檔案管理的現(xiàn)狀做簡單分析與闡明。

1.1.對檔案管理工作定位不準(zhǔn)確

在相關(guān)企業(yè)正式破產(chǎn)之后，部門領(lǐng)導(dǎo)和職權(quán)者對下崗失業(yè)人員的檔案處理工作不重視，并沒有指派相關(guān)專員來處理這方面的問題，使得下崗失業(yè)人員的檔案沒有得到及時的清理、登記和移交，導(dǎo)致應(yīng)該入庫歸檔的人員檔案沒有得到正確的處置，甚至導(dǎo)致其檔案資料部分丟失或不移交給就業(yè)服務(wù)部門，這對下崗員工的再就業(yè)和檔案管理都造成了極大的困難。這些問題的主要原因就是對檔案管理的定位不準(zhǔn)確，沒有認(rèn)清檔案管理的重要性及職能。

1.2.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

除了對檔案管理的認(rèn)知不明確，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善也是極大的一個問題，這個問題在鄉(xiāng)縣就業(yè)服務(wù)部門極為明顯。鄉(xiāng)縣就業(yè)服務(wù)部門的檔案庫房面積較小，檔案的儲量不足；庫房的環(huán)境較為潮濕，缺乏專員來管理，導(dǎo)致部分檔案發(fā)霉的情況發(fā)生；檔案管理的設(shè)備老化，柜子等不能得到及時的維修與保養(yǎng)，滅火器等數(shù)量不足，溫濕度顯示器不起作用等等，這些都直接形成了檔案管理上的漏洞，使得檔案管理的安全性受到嚴(yán)重威脅。

1.3.業(yè)務(wù)管理建設(shè)水平較低

根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，下崗失業(yè)人員的檔案統(tǒng)一交予該人員歸屬地的就業(yè)服務(wù)組織管理，但是現(xiàn)實情況下，相關(guān)科室的工作人員較少但是業(yè)務(wù)量較大，且由于缺乏規(guī)范的工作編制，導(dǎo)致工作人員變更替換快且頻繁，導(dǎo)致不能熟練的處理相關(guān)業(yè)務(wù)，不能良好的履行職責(zé)。主要就是在檔案收集、整理、查詢、真?zhèn)舞b定、政策回答等方面存在問題，使得公眾的問題不能有效的解決，一旦發(fā)生問題，由于沒有責(zé)任到個人，使得各方共同推脫責(zé)任，難以得到妥善解決。

2.針對下崗失業(yè)人員檔案管理存在問題的相應(yīng)對策

為了能讓下崗失業(yè)人員在再就業(yè)中得到較好的安排，解決現(xiàn)今下崗失業(yè)人員的檔案管理問題，需要各方共同協(xié)調(diào)合作，才能提高檔案管理水平。以下是針對我國現(xiàn)今檔案管理的現(xiàn)狀提出的解決措施：

2.1.進(jìn)一步提升工作人員責(zé)任感

面對現(xiàn)今檔案管理重視程度不足的現(xiàn)狀，最先就需要從對下崗失業(yè)人員檔案管理的重視程度上著手，改變原先不予重視的定位，將檔案清理工作提上議程，要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，比如《檔案法》和《勞動法》，對下崗失業(yè)人員的檔案進(jìn)行完善的處置，保證其完整和真實性。值得注意的是，要及時做好檔案的移交工作，和下崗人員所在縣就業(yè)服務(wù)部門及時聯(lián)系，轉(zhuǎn)移相關(guān)檔案，以便失業(yè)人員能夠及時享受相關(guān)國家優(yōu)惠政策。

2.2.進(jìn)一步完善下崗人員檔案管理監(jiān)督體制

在日常管理工作中，很容易面對極多的困難，進(jìn)行檔案管理的工作人員需要一直貫徹實施“依法治檔，科技興檔，強(qiáng)化服務(wù)，發(fā)揮效益”工作方針，使得檔案工作能夠處于規(guī)范、科學(xué)、合理的管理體制之下，在一定時間的實踐下，能夠形成一套較為完善的科學(xué)管理體系。此外，也要加強(qiáng)對下崗失業(yè)人員檔案管理的監(jiān)督與指導(dǎo)，協(xié)助相關(guān)部門有計劃的、循序漸進(jìn)的進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理工作水平和工作效率，一旦發(fā)生任何問題，不可互相推脫，要齊心協(xié)力共同解決。

2.3.加強(qiáng)下崗人員檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施水平

除了在工作人員的責(zé)任心和管理體系等主觀因素上，也要在現(xiàn)實原因上尋找突破口，而檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一直是值得詬病的，檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐較慢，環(huán)境較為惡劣，不能滿足檔案保護(hù)的客觀要求，使得嚴(yán)重制約了下崗失業(yè)人員檔案保護(hù)水平的提高。筆者認(rèn)為，在相關(guān)就業(yè)服務(wù)部門需要適當(dāng)建立檔案專用庫房，配置必要的設(shè)備，創(chuàng)造保護(hù)下崗失業(yè)人員檔案的良好環(huán)境。

2.4.規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案工作人員在招聘和錄用上也存在不規(guī)范的問題，導(dǎo)致人員變更較快，業(yè)務(wù)也不熟練。鑒于此種情況，需要加強(qiáng)檔案法制的宣傳教育，明確其自身職責(zé)，并能對相關(guān)法律法規(guī)有一定的了解，在面臨咨詢能夠給予較好的解決和建議。其次，需要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，上級領(lǐng)導(dǎo)需要定期組織培訓(xùn)，提高工作人員的工作技能，能夠?qū)⑺鶎W(xué)學(xué)以致用。管理工作人員要盡量做到對庫房內(nèi)檔案信息了如指掌、如數(shù)家珍，能夠準(zhǔn)確和快速的找到相應(yīng)的檔案信息，較為積極熱情的服務(wù)，若是能給予下崗失業(yè)人員賓至如歸的服務(wù)態(tài)度則是再好不過的。

另外，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)也能幫助檔案管理水平的提高，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，若是能夠建立檔案信息庫，將能促進(jìn)更好的資源配置，規(guī)范檔案管理的業(yè)務(wù)建設(shè)，掌握現(xiàn)代檔案管理的手段。

3.結(jié)語

現(xiàn)今千變?nèi)f化的經(jīng)濟(jì)形勢給企業(yè)帶來了各種各樣的問題，也對大眾的就業(yè)造成了極大的影響，有極大一部分公眾成為下崗失業(yè)人員。而筆者認(rèn)為，針對那些下崗失業(yè)人員，需要嚴(yán)格做好檔案管理工作，保證其能享受到政府國家提供的該有的優(yōu)惠和政策，保障其該有的權(quán)益。而相關(guān)部門和工作人員也需要根據(jù)整體經(jīng)濟(jì)要求，將下崗失業(yè)人員檔案管理提高到空前的高度，將檔案管理工作盡快帶入數(shù)字化時代，并實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

[1]張新華.下崗失業(yè)人員檔案管理存在的問題及對策[J].勞動保障世界,2012,(20)

[2]呂秀桃.下崗失業(yè)人員檔案管理中存在的問題與對策[J].陜西檔案,2011,(2)

[3]聶玉珍.談當(dāng)前下崗失業(yè)人員檔案管理的現(xiàn)狀及幾點建議[J].華章,2011,(36)

董玉江（1972-），男，滿族，吉林集安人，吉林省集安市頭道鎮(zhèn)人力資源社會保障事務(wù)所，館員，專科，檔案管理。