淺談對檔案保管與保護

張祿，李紅葉中鐵十六局集團第一工程有限公司

淺談對檔案保管與保護

張祿，李紅葉
中鐵十六局集團第一工程有限公司

摘要：歷史的真憑實證,是第一手參考材料。它為工作查考提供依據(jù)，為生產(chǎn)建設提供豐富資料，是科學研究的基礎和條件。檔案保管與保護就是為了最大限度地延長檔案的壽命，最終的目的是為了更好地提供和利用。能為利用者提供利用的前提就是檔案首先要完好無損。作為檔案工作者，應提高檔案保管與保護的意識，把所學知識運用到實際的工作中，真正實現(xiàn)檔案的價值。

關鍵詞：檔案；保管與保護；措施

檔案是國家和民族的歷史文化遺產(chǎn)，是時代發(fā)展的軌跡，是社會活動的縮影。目前，我國各級檔案館保存著近2億卷珍貴檔案，其中有1200萬卷屬于國家重點檔案，內容涉及政治、經(jīng)濟、軍事、文化等各方面的情況，時間跨度長達近1300年，是國家信息資源的重要組成部分，可見檔案的重要性，檔案的保管與保護是每個檔案局（館）當前所面臨的一個重要問題。

那么，這些檔案為什么會出現(xiàn)字跡模糊、破損等現(xiàn)象呢，我認為主要有以下幾個方面原因：

一、一些基層單位對檔案不夠重視

一些單位沒有設專門管理檔案的工作人員，甚至一個檔案員還兼著單位的許多項工作。有些檔案員因為身兼多職才使檔案管理不夠完善，至使檔案質量存在很大問題，影響了今后檔案利用的質量和效果。還有的單位是因為工作需要，頻繁的更換檔案員，在剛剛對檔案工作熟悉之后就被調走，又換一位新的檔案員，由于每個人的工作方式方法不一樣，再加上在檔案交接的過程中交待不清楚，檔案中出現(xiàn)了編號有錯誤或者頁碼不連續(xù)的現(xiàn)象，有時還會造成有價值的檔案丟失。

二、檔案人員的素質欠佳

檔案工作的好壞、質量的高低，根本上取決于檔案工作人員素質的高低。一些檔案人員沒有受過專業(yè)培訓，所以對保管與保護檔案的概念含糊不清，正因為這些檔案員缺乏業(yè)務培訓，才會使檔案在管理過程中出現(xiàn)有圓珠筆、鉛筆、復寫或是裝訂錯誤、掉頁的現(xiàn)象。他們可知自己的疏忽會給檔案接收、保管和利用工作帶來多大的不便。

三、保管與保護設施的嚴重滯后危及檔案的使用壽命和安全

檔案庫房與設備是保管檔案最基本的物質基礎。由于檔案保管與保護設施的嚴重滯后，使檔案庫房的溫濕度控制目前很難嚴格的達到國家規(guī)定的標準和要求，檔案的使用壽命與安全也因此受到威脅。

檔案庫房的保護有"八防"的要求，即防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染。對于這"八防"，我們目前能做的只是盡量減少外界因素對檔案的傷害，卻不能完全避免。就拿防光來講，我們所說的光包括太陽光和各種燈光。光能直接使紙張中的纖維素受到破壞，是因為光具有破壞纖維素的能量。它可以使紙張中纖維素的機械強度降低，使紙張中的木質素氧化，加速氧化作用。同時光也會使一些字跡發(fā)生不同程度的褪色。雖然庫房內設置的燈是特制的，不會對檔案紙張造成傷害，但我們現(xiàn)在檔案信息資源還沒有達到一定的高度，有利用者來查檔時，還是需要工作人員到庫房提卷，這樣的反復翻閱案卷和庫房外的光源會導致紙張變脆，字跡模糊，必然會對案卷保存帶來影響。

四、檔案保護意識欠缺

如在接收、利用、整理工作中忽視保護工作，修補檔案未用專用漿糊或檔案被拿出庫房后沒有注意到防塵。在一些基層單位，有的沒有專門的檔案庫房或是庫房內沒有溫濕度控制設備等，這些都不利于檔案的保護。

五、檔案保護技術專業(yè)人員缺乏

對于檔案工作人員來講，大家主要注重了業(yè)務方面的學習，雖然也會提到對檔案的保護，但多數(shù)為理論知識。有時檔案的紙張出現(xiàn)破損的現(xiàn)象時，大部分也就是把破損的地方粘起來，像對檔案進行去酸、去污的方法只是理解表面的意思，懂得專業(yè)保護技術的人很少。針對以上幾個問題，應采取的措施有：

1.加強基層單位對檔案的重視

在抓檔案工作的同時，要求各基層立檔單位明確一名主要領導分管檔案工作，必須配備專、兼職檔案員，特別強調兼職檔案員做到兼職合理，加強檔案員的崗前培訓、崗上指導。

2.明確基層檔案管理人員的工作職責，提高檔案人員的素質

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，是整個檔案工作必須遵守的基本要求，更是檔案保管工作的中心任務。檔案保管工作是人們針對一切可能損壞或損毀檔案的社會的、自然的各方面不利因素而采取的檔案保護措施。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。對已經(jīng)破損的檔案要及時搶救。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

3.加大檔案保管保護設施的投入力度，盡可能的延長檔案的使用壽命

對于檔案的保管保護工作來說，控制庫內的溫濕度是一件十分重要的事情，只有將溫濕度控制在一定的范圍之內，才能盡量減少各種有害因素對檔案的破壞。為檔案庫房配備足夠的空調和除濕機以及溫濕度自動監(jiān)測儀，以便將檔案庫房的溫濕度控制在國家規(guī)定的標準內，使檔案的使用壽命盡可能延長。

4.加強檔案的信息化建設

檔案信息計算機管理，僅僅停留在單機水平上是不夠的，要適時應用計算機網(wǎng)絡技術，建立各種類型的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。使不同區(qū)域的利用者共享檔案信息及計算機軟硬件資源。檔案信息化建設是檔案事業(yè)改革與發(fā)展的內在要求。長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，檔案管理基本處于封閉、半封閉的管理狀態(tài)，檔案事業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新只能緩慢進行，現(xiàn)在的手工檢索手段已經(jīng)落后，可以反復利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享。檔案館與利用者之間存在著一道無形的利用屏障。

5.檔案工作者加強理論與專業(yè)技術等學習，成為復合型人才

在檔案信息資源迅速發(fā)展的今天，檔案工作者不能憑借原有的知識、經(jīng)驗、資歷和眼光等傳統(tǒng)的模式來進行管理和工作，在學習理論知識的同時也要加強專業(yè)技術方面的學習，要能熟練掌握并運用計算機操作技術、復印技術、錄音錄像技術、光盤刻錄技術等現(xiàn)代化手段，掌握檔案的修復和復制技術，并能深入研究，在實踐中創(chuàng)新。

檔案工作者要加強自主學習的意識和動力，自覺鍛煉，自我提高，主動進取，不同地工作時期，有計劃、有重點地充實新的知識內容，不斷調整自己的知識結構，以更好地適應不斷發(fā)展的檔案工作，成為工作中需要的復合型人才。

參考文獻：

[1]李光泉.《檔案工作基礎》.山東大學出版社，2003

[2]李和平.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》.中國檔案出版社，2010