新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探索

高 飛

靖宇縣發(fā)展和改革局

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探索

高 飛

靖宇縣發(fā)展和改革局

近年來我國社會經(jīng)濟(jì)取得了巨大的進(jìn)步，在這種情況下，我國事業(yè)單位在加強管理方面取得了一定的進(jìn)步。同時，在國家發(fā)改委著重強調(diào)檔案管理重要性的同時，我國相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極響應(yīng)國家號召，在新時期，積極改進(jìn)檔案管理模式，應(yīng)用創(chuàng)新的思想對其進(jìn)行完善。本文從現(xiàn)階段我國事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中存在的問題入手，在對其原因進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對創(chuàng)新思路進(jìn)行探索，希望對事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步起到促進(jìn)作用。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

前言事業(yè)單位的檔案管理工作具有自身的特點，同時它也是事業(yè)單位日常工作中的一項重要內(nèi)容，對事業(yè)單位的工作效率具有直接的影響。近年來在我國社會經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的過程中，我國相關(guān)機(jī)構(gòu)對檔案管理展開了研究，并已經(jīng)取得了一定進(jìn)步。新時期我國事業(yè)單位應(yīng)促進(jìn)檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐，運用創(chuàng)新性思維對其進(jìn)行結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)的設(shè)計，提高管理水平。

一、事業(yè)單位檔案管理中的不足

（一）基礎(chǔ)設(shè)施落后

我國傳統(tǒng)事業(yè)單位在日常經(jīng)營過程中，始終對檔案管理工作不夠重視，因此沒有應(yīng)用充足的資金來對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)。現(xiàn)階段我國多數(shù)事業(yè)單位保管檔案的庫房相當(dāng)簡陋，且空氣不暢通，很容易造成檔案的腐蝕；同時過于陳舊的庫房，其內(nèi)部的線路由于長時間沒有更換，很容易因漏電而引起火災(zāi)；甚至部分事業(yè)單位還沒有為檔案設(shè)立單獨的儲存空間，而是通過會議室等對其進(jìn)行儲存[1]。

（二）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

現(xiàn)階段我國部分事業(yè)單位在實施檔案管理過程中存在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱的現(xiàn)象，盡管各單位都為實施檔案管理構(gòu)建了相對完善的制度，卻只重視形式，檔案組卷沒有按照規(guī)定進(jìn)行，排放非常混亂；日常工作中部分單位沒有對相關(guān)檔案及時進(jìn)行有效鑒定就進(jìn)行銷毀，導(dǎo)致檔案丟失現(xiàn)象嚴(yán)重等[2]。

（三）資源開發(fā)利用不完善

現(xiàn)階段事業(yè)單位在開展檔案管理工作過程中，出現(xiàn)分工和工作流程不科學(xué)的現(xiàn)象，收集和保管是其主要工作內(nèi)容，工作中只重視不損壞和遺失相關(guān)文件即可，然而卻不重視對其進(jìn)行開發(fā)和利用。作為重要的歷史文化，檔案沒有在新時期充分發(fā)揮其價值，這是事業(yè)單位工作上的缺失。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）創(chuàng)新思路內(nèi)容

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，我國事業(yè)單位在加強檔案管理過程中應(yīng)注重對信息技術(shù)的應(yīng)用，提高管理效率和質(zhì)量，構(gòu)建起一個相對完善的信息系統(tǒng)，在這一過程中應(yīng)注重嚴(yán)格遵守國家發(fā)改委的相關(guān)要求，其基礎(chǔ)構(gòu)建原則應(yīng)是共享、安全和高效。新時期應(yīng)采用數(shù)字化服務(wù)來管理紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)無紙化檔案管理，同時以大量元數(shù)據(jù)和電子信息為基礎(chǔ)，完成文件檢索；構(gòu)建數(shù)據(jù)庫為電子檔案資源進(jìn)行服務(wù)，徹底摒棄傳統(tǒng)模式，通過網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理和利用；構(gòu)建完善系統(tǒng)，促使信息交互能夠?qū)崿F(xiàn)，防止信息孤島的產(chǎn)生；壓縮加密相關(guān)數(shù)據(jù)，促使異地備份得以實現(xiàn)；大規(guī)模遷移歷史數(shù)據(jù)，保證其完整性和延續(xù)性；構(gòu)建綜合管理平臺，實現(xiàn)檔案影響和數(shù)據(jù)信息的擴(kuò)展及完整。

（二）系統(tǒng)功能

該檔案管理系統(tǒng)建立在先進(jìn)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，擁有現(xiàn)代科技的功能及作用，對于提高檔案管理效率和質(zhì)量具有較大的作用。首先，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)收發(fā)文的管理。一方面，在對收文進(jìn)行管理過程中，可以及時的記錄并處理外來的公文內(nèi)容，外來公文的內(nèi)容主要有國家和政府的批文和各地省市的來文等。該系統(tǒng)能夠首先對這些外來公文進(jìn)行記錄、實現(xiàn)意見的填寫，并將領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行記載，在傳閱過后對其進(jìn)行提交歸檔。整個過程中包含了檢索全文和條件的功能；另一方面，在對發(fā)文進(jìn)行管理的過程中，主要針對發(fā)改委的相關(guān)發(fā)放文件進(jìn)行記錄和查找。工作過程中，該系統(tǒng)可以對其標(biāo)題、文件編號和簽發(fā)者等重要因素進(jìn)行詳細(xì)的記載，這一過程中體現(xiàn)了該系統(tǒng)檢索文件、歸檔和統(tǒng)計的相關(guān)功能。

事業(yè)單位日常工作中所產(chǎn)生的歷史檔案需要有業(yè)務(wù)部門進(jìn)行提交，歸檔管理就是將這部分檔案進(jìn)行整理并入庫保存，同時統(tǒng)計和分析庫內(nèi)的檔案，促使其在日后的工作中能夠得到充分的利用。并且，歸檔管理工作還要對相關(guān)工作人員進(jìn)行記錄、掃描等。

統(tǒng)計查詢是該系統(tǒng)的另一個重要功能，主要針對檔案的訪問和利用情況進(jìn)行的。地方事業(yè)單位在實施這一功能過程中應(yīng)嚴(yán)格按照上級指示來整理統(tǒng)計報表，對歸檔現(xiàn)狀、庫存和使用情況進(jìn)行詳細(xì)的說明，并保證這些結(jié)果能夠被打印出來，運用統(tǒng)一的格式提交給上級部門。同時用戶、權(quán)限、角色和分類碼表等管理是系統(tǒng)管理的主要內(nèi)容，能夠在日常工作中有效進(jìn)行日志的操作、定義流程等。

（三）系統(tǒng)安全設(shè)計

實施檔案管理工作的重點就是保障檔案的保密性及安全性，該系統(tǒng)在安全設(shè)計問題上主要采用的手段是備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)和系統(tǒng)日志等，提高訪問過程中的安全性和數(shù)據(jù)的安全性。首先，對訪問者的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，加強對用戶的控制，實現(xiàn)角色的定制；其次，針對外部的訪問，為了提高安全性，有效應(yīng)用了SSL協(xié)議，對加密數(shù)據(jù)具有重要作用；再次，日志功能的設(shè)置，主要針對關(guān)鍵應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行，為追查安全問題提供保障；最后，備份和恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)過程中，應(yīng)以嚴(yán)格的規(guī)定為基礎(chǔ)，確保應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性[3]。

結(jié)論

在我國經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，我國事業(yè)單位在加強日常檔案管理工作過程中，應(yīng)注重對先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，以創(chuàng)新的思想對工作方法及模式進(jìn)行改革。本文提出的相關(guān)創(chuàng)新思路，能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用，促使檔案管理工作流程被簡化，有助于工作效率的提高，對事業(yè)單位的改革和適應(yīng)新時期的發(fā)展具有重要意義。在該創(chuàng)新思路中，所有信息和數(shù)據(jù)等檔案都能夠直接在系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔和保存，節(jié)省了檔案保存空間的同時，還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的備份和異地傳送，提高了檔案的保密性和安全性，能夠滿足新時期國家對事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)需求。

[1]林嵐珊.福建省流動人員人事檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新研究[D].福建農(nóng)林大學(xué),2014.

[2]張海霞.當(dāng)前我國檔案信息資源開放利用存在問題及其對策研究[D].內(nèi)蒙古大學(xué),2010.

[3]孔曉輝,李學(xué)雄.真抓實干促進(jìn)國土檔案科學(xué)化發(fā)展——長沙縣國土資源局檔案工作規(guī)范化管理晉升省特級紀(jì)實[J].檔案時空,2012,06:7-8.