高級技工學校檔案管理初探

唐紅梅

湖南省邵陽市高級技工學校

高級技工學校檔案管理初探

唐紅梅

湖南省邵陽市高級技工學校

作為檔案管理人員既要對檔案室內存檔資料充分熟悉，在檔案收集的過程中要注重質量和提高檔案的利用率，又要及時的對利用率進行分析和研究，查找不足及時糾正。學校的檔案管理工作就要有科學嚴謹的態度，使其在學校管理的工作中發揮極大作用。本文著重論述學校檔案管理工作中的問題和不足，簡要的提出自己的幾點看法和建議。

檔案；高級技工學校；電子文檔

一、檔案的定義和學校檔案的范圍

檔案系指機關、機構、組織或個人在業務處理過程所產生、持有并保存的紀錄、文件或資料。技工學校的檔案是記載學校日常教育教學和科研實踐活動的歷史資料。這些原始的記錄是學校教師在教學實踐中產生的智慧結晶，它客觀的反映了學校教學工作的發展。

高級技工學校的檔案內容一方面包括文件資料、校園文化建設、科研成果、學生學籍檔案、招生管理和畢業就業等幾方面的管理。另一方面在學校運行方面包括財務管理、資產管理和技能鑒定等過程中的綜合情況管理。

二、檔案在學校管理中的作用

檔案的特殊功能主要體現在檔案具有服務性，它在具備人們在社會活動中的記載憑證作用和參考作用是其他記載方式無法相比的。

1憑證作用

檔案是歷史活動的真實記載和人們社會活動的真實記錄，與其他文獻不同的是檔案具有一定法律效益。檔案的憑證作用，是由它的特點所決定的。檔案因為它自然形成的這種自然性決定它記錄內容的客觀性，使檔案成為重要可靠的歷史依據。從檔案的自身出發，它能夠保留當事人在歷史中的真跡，比如手稿、信件等。有些影音文件還能夠保留當事人的影相和聲音等等，這些都能作為真實證據反映了檔案的真實特點。

2參考作用

都能干作為一種歷史的真實記錄方式除了具有憑證作用以外還具有參考作用。因為，檔案既能真實記錄人們在社會中的活動情況，也能反映出社會實踐活動的范圍等等，為人們認識自然和改造自然提供了真實有效的研究依據。

三、高級技工學校檔案工作存在的問題

在高級技工學校的檔案管理中還存在很多的多問題，具體如下：

1、學校對學生檔案管理的重要性重實小、認識淺。學校的相關管理人員檔案管理意識差、責任感不強，不能對學生檔案的管理給予足夠的重視，對學生檔案材料歸檔工作缺乏主動性，使檔案材料不完整、不規范。

2、缺乏科學、有效的檔案管理形式

現階段大部分院校的學生檔案管理形式陳舊，甚至有些學校仍然以手寫、手抄的紙質檔案為主，缺乏現代化的管理方法。

3、檔案管理隊伍薄弱，管理人員水平差

長期以來在檔案管理工作中，普遍存在檔案立卷不規范等問題，都是由于管理人員業務水平不夠，管理隊伍薄弱造成的。由于高級技工學校對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理人員的整體素質不夠，專業知識缺乏，從而導致了檔案管理不正規、不規范，阻礙學校信息管理發展甚至有可能影響學生未來的就業。

四、高級技工學校檔案管理工作的改革方向

檔案的管理和資料的收集、保存工作，是一項長期的且具有重要意義和深遠影響的工作，不可小視。高級技工學校檔案管理工作的科學和規范，對學校的科學管理、學生的就業發展，都起到重要的作用。具體建如下：

1、統一思想，強化領導，重點提高高級技工學校檔案管理意識。

學校領導要高度重視，重點推進檔案管理的考核機制的建立，出臺行之有效的檢查程序，責成專業人員從事檔案管理工作，并將檔案管理列入學校日常工作范圍。重點提高高級技工學校的檔案管理意識，培養檔案管理人員對檔案工作的嚴謹意識。

2、大力加強檔案的收集和整理

學校要對檔案資料等進行及時收集，悉數保存，保證原始資料的安全性和完整性。主要內容包括：

（1）人員檔案。通過人員資料收集整理有效提高教職工的工作積極性，建立健康向上的競爭氛圍，達到有效提高工作效果的目的。

（2）圖像資料。學校的教學、科研等活動中，會產生大量的推按資料，包括教師培訓、學術交流和師生獎懲等，這些內容都要及時等級保存，保證資料的完整和全面。

（3）撰寫年鑒記事和榮譽檔案等。學校要建立起《學校年鑒》的編纂制度，重點按照時間順序記載學校一年當中的各項活動和工作，便于了解學校發展歷史。對高級技工學校師生每年獲得的表彰和榮譽等要嚴格登記建檔保存。

（4）影音資料等。對學校的非文字資料進行收集保存，包括遺跡、文物、影音資料等，都要及時進行登記存檔，進行妥善保管。

3、配強專業人員，提升工作效率。

為加強高級技工學校的檔案管理，需要配備專業管理人員進行檔案統一保存和管理，要選拔思想素質過硬、有責任感并對學校工作熟悉、辦事規律了解且業務能力強的同志單位管理人員。檔案管理人員不僅需要具備足夠的專業知識和業務水平，還要掌握科學的管理知識和現代化的管理理念。要建立健全檔案管理人員責任機制。此外，還要強化硬件水平，有助于提高檔案管理水平，保證檔案管理質量。要從實際出發有效配齊防火、防盜、防蟲等措施，保證檔案資料的安全、規范。

4、做好電子文檔的處理保存，認真貫徹落實電子文件管理措施。新形勢下必須做好新型文件的歸檔和保存工作，這幾要求檔案管理人員必須有效融入現行文件領域，對接收和處理大量的電子文件進行有效處置和保存，保護電子文件信息。同時，還必須詳細記錄文件信息重組的詳細過程，采取先進處理方式，確保電子文件的及時收集和保管。

結語：

通過以上論述，我們可以看出要想為高級技工學校的改革和發展提供有力的理論支持，就必須切實的抓好學校的檔案管理工作。科學有效的檔案管理不僅可以為學校的教育教學改革、內部管理等提供有效的參考，還可以幫助學校在科研、決策、處置重大問題等方面提供有力依據。建立良好的檔案管理工作機制能規范學校的日常工作，保證教育教學活動的順利靠站，有利于對教育工作的宏觀調控。綜上，我們要講快速改進高級技工學校的檔案管理工作提上日程，加速改革和完善檔案管理模式，這不僅是教育教學實際的需要，同時也是提升教育品質、創立精品學校品牌的迫切需要。

[1]何麗娟.淺談技工學校的檔案管理[J].經營管理者，2009(11)

[2]陳偉霞.高職院校教學檔案管理初探[J].企業文化旬刊，2012 (9)

[3]張華.如何提高學校檔案管理人員業務素質[J].大觀周刊，2011(39)

唐紅梅（1974-），女，籍貫：邵陽，學歷：大專，職稱：檔案管理助理，研究方向：檔案管理。