信息管理系統(tǒng)策略分析

閻文亮

河北地質(zhì)職工大學(xué)

信息管理系統(tǒng)策略分析

閻文亮

河北地質(zhì)職工大學(xué)

信息化已經(jīng)成為了一個(gè)社會(huì)和生活發(fā)展的大趨勢(shì)，任何一個(gè)人如果離開(kāi)了現(xiàn)代化的信息管理，對(duì)其工作的效率和生活質(zhì)量都會(huì)有十分不利的影響。在浩如煙海的信息大海中，如果精確抓取自己需要的信息并且對(duì)其進(jìn)行有效的管理，成為一個(gè)人尤其是一個(gè)團(tuán)隊(duì)能否有效運(yùn)行的關(guān)鍵。在本篇文章中，作者僅對(duì)團(tuán)隊(duì)信息管理系統(tǒng)的管理策略進(jìn)行分析，分別從信息收集、信息管理和團(tuán)隊(duì)建設(shè)幾個(gè)方面對(duì)信息管理系統(tǒng)的策略進(jìn)行剖析，希望能夠?qū)F(tuán)隊(duì)管理起到一定的幫助。

信息管理；系統(tǒng)；策略分析

信息管理已經(jīng)成為了團(tuán)隊(duì)運(yùn)作和團(tuán)隊(duì)間協(xié)作的一個(gè)重要憑借，離開(kāi)了對(duì)于信息的管理體系或者系統(tǒng)，一切現(xiàn)代化的團(tuán)隊(duì)運(yùn)作都成為一紙空談。隨著信息化的高速發(fā)展和信息量的幾何級(jí)增長(zhǎng)，信息匱乏的時(shí)代早已遠(yuǎn)去不復(fù)返。然而，隨著信息的大爆炸，人們對(duì)于信息的篩選和收集成為了一個(gè)越來(lái)越大的負(fù)擔(dān)，對(duì)于信息的管理也開(kāi)始上升到策略的高度進(jìn)行考慮，于是專業(yè)的信息管理系統(tǒng)和高效的信息管理團(tuán)隊(duì)成為了時(shí)代發(fā)展的必然。

一、信息的收集策略

在鋪天蓋地的信息從四面八方將每一個(gè)人進(jìn)行全方位的覆蓋的時(shí)代，對(duì)于有用信息的甄別和收集就成為了一個(gè)十分重要的事情。可以看到，雖然我們以及該擺脫了信息貧乏和信息不暢的困擾，但是太多無(wú)用的信息和垃圾信息充斥著我們的視覺(jué)聽(tīng)覺(jué)，使我們無(wú)所適從。同時(shí)，對(duì)于真正有用的信息，往往感到不足。在這種情況下，對(duì)于信息的收集應(yīng)該采取選擇性收集、全面收集、聯(lián)合收集、專題收集等信息收集的策略。

1、選擇性收集

在信息的汪洋大海中，尋找只屬于自己需要的信息是一個(gè)大的原則。在這個(gè)大原則下，將自己要收集的信息分解成為幾個(gè)特殊的關(guān)鍵詞。例如本文的題目“信息管理系統(tǒng)策略分析”涉及到了信息的管理、系統(tǒng)的建造、策略分析方法等，將其拆分為“信息管理”、“系統(tǒng)”、“策略分析”等幾個(gè)關(guān)鍵詞，然后根據(jù)這幾個(gè)關(guān)鍵詞從網(wǎng)絡(luò)或者一些專業(yè)的平臺(tái)上收集相關(guān)的文獻(xiàn)，并且將這些文獻(xiàn)進(jìn)行分類放置，分類總結(jié)，從中找到不同種類之間聯(lián)系的可能性，那么一個(gè)信息包就形成了。通過(guò)這種選擇性的分類搜集資料，可以使自己的信息更加明晰和系統(tǒng)。在接收到一些與課題相關(guān)的信息以后，第一步是進(jìn)行大致的甄別工作，也就是從大體上將這些資料的中心思想進(jìn)行提煉，這需要十分飛快的信息處理能力，從大量信息中剔除那些沒(méi)用或者垃圾的信息。然后對(duì)留下的部分按照更加精細(xì)的分類方式進(jìn)行分類儲(chǔ)存，起到了選擇性收集的目的。

2、全面收集

信息收集面的拓寬和信息量的增大使得對(duì)于所需信息的收集可以做到更加全面和準(zhǔn)確。在現(xiàn)代化的商業(yè)或者企業(yè)當(dāng)中，一個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作往往需要一個(gè)由不同知識(shí)類型的專業(yè)團(tuán)隊(duì)來(lái)負(fù)責(zé)，這樣就可以全方位為項(xiàng)目的方方面面進(jìn)行把控。在進(jìn)行準(zhǔn)備工作的項(xiàng)目前期和項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中，信息掌握的是否充分，是整個(gè)項(xiàng)目能否正常順利進(jìn)行下去的關(guān)鍵之一。信息的全面收集需要不同知識(shí)背景的人才進(jìn)行，這在很大程度上保證了信息收集的全面性。只有將相關(guān)信息準(zhǔn)備的充分，在真正做事情的時(shí)候才能夠做到萬(wàn)無(wú)一失，特別是在遇到困難或者各類挫折的時(shí)候才能夠從容應(yīng)對(duì)。

3、專題收集

專題收集時(shí)分類收集的一個(gè)種類，是將所需資料按照不同的課題進(jìn)行信息的收集和整理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的正確梳理，為后續(xù)的工作開(kāi)展打下一些基礎(chǔ)。按照專題進(jìn)行收集能夠?qū)⑽募Y料等安排地更加井井有條，為后續(xù)工作的開(kāi)展以及新入成員的知識(shí)培訓(xùn)打下很好的基礎(chǔ)。在實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中，專題收集與長(zhǎng)期積累的策略是相互促進(jìn)的。當(dāng)新的資料和信息被收集起來(lái)時(shí)，應(yīng)該盡快將其進(jìn)行專題的分類并且歸類進(jìn)行儲(chǔ)存。資料和信息的儲(chǔ)存是一切工作向前發(fā)展的基礎(chǔ)，是一個(gè)團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)的必要條件。

二、信息的管理策略

在現(xiàn)代化的社會(huì)和商業(yè)活動(dòng)當(dāng)中，信息的管理與信息收集相對(duì)應(yīng)，也是十分講究策略的。信息的管理氛圍首先涉及到信息的安全、外來(lái)信息的管理和內(nèi)部信息的管理。

1、信息的安全

現(xiàn)代社會(huì)隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，信息的安全也受到越來(lái)越多地威脅，也越來(lái)越多受到社會(huì)和企業(yè)的關(guān)心和關(guān)注。2014年7月份中石化大量?jī)?nèi)部信息泄露，導(dǎo)致了巨大的經(jīng)濟(jì)損失并且造成了極壞的社會(huì)影響。因此，信息的安全是信息管理的首要任務(wù)。在實(shí)際運(yùn)作的過(guò)程中，很大企業(yè)和社會(huì)團(tuán)體都制定了嚴(yán)格的信息保密體系，通過(guò)制度的制定來(lái)保證自身信息和機(jī)密的安全。從這個(gè)層面來(lái)說(shuō)，信息的安全是信息管理的首要策略。

2、外來(lái)信息管理策略

所謂的外來(lái)信息，指的是上文中提到的從外部網(wǎng)站、外部企業(yè)或者論壇等多方面收集來(lái)的與企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)或者項(xiàng)目運(yùn)行相關(guān)的一些重要信息。對(duì)于這些信息的管理，應(yīng)當(dāng)遵從分類整理保存的策略，將這些信息按照課題或者主題進(jìn)行整理和不斷補(bǔ)充完善，以便隨時(shí)查閱和進(jìn)行新入人員的培訓(xùn)。在這些外來(lái)信息的基礎(chǔ)之上，對(duì)其進(jìn)行重新組合，是形成新思想新方法的一個(gè)很好的途徑。在發(fā)展的過(guò)程中，隨時(shí)將有用的信息補(bǔ)充進(jìn)來(lái)，形成更加充分的支撐材料，并為項(xiàng)目更好的向前發(fā)展提供更多的可能。

3、對(duì)內(nèi)部信息的管理策略

內(nèi)部信息是一個(gè)企業(yè)或者一個(gè)團(tuán)隊(duì)最重要最寶貴的財(cái)務(wù)，一旦這些信息遭到泄露，往往會(huì)造成巨大的損失甚至造成滅頂之災(zāi)。例如，一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目的標(biāo)書方案泄露，或者企業(yè)之間簽訂的秘密協(xié)議遭到竊取，都會(huì)造成十分嚴(yán)重的后果。對(duì)于內(nèi)部人員信息的管理，最好是由專業(yè)的信息管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理，對(duì)不同的人員設(shè)置不同的查閱權(quán)限，以保證這些重要信息的安全。而對(duì)于項(xiàng)目運(yùn)行的信息管理，主要應(yīng)該按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理數(shù)據(jù)并及時(shí)更新，在更新的過(guò)程中注重信息變更的原因和結(jié)果。一個(gè)項(xiàng)目的從策劃到準(zhǔn)備再到實(shí)施、后期操作及運(yùn)行效果甚至到結(jié)束，能夠形成一整套的信息，為新的項(xiàng)目的開(kāi)展提供更多的經(jīng)驗(yàn)。

三、信息管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)策略

團(tuán)隊(duì)建設(shè)是一切現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)于信息的管理也是這樣。隨著隊(duì)伍的擴(kuò)大和項(xiàng)目的增多和發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中的信息管理團(tuán)隊(duì)顯得更加重要，因此對(duì)于這個(gè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)需要一定的策略來(lái)進(jìn)行保障。首先，應(yīng)該建立先進(jìn)和嚴(yán)格的團(tuán)隊(duì)建設(shè)制度，對(duì)于信息泄露進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰。其次是定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，指導(dǎo)他們?cè)谄綍r(shí)的工作中更好的運(yùn)用收集到的信息和本團(tuán)隊(duì)的信息。最后，在團(tuán)隊(duì)建設(shè)的開(kāi)始就積極引入專業(yè)的信息管理人才，幫助整個(gè)團(tuán)隊(duì)建立專業(yè)化、制度化和高效運(yùn)轉(zhuǎn)的風(fēng)格和氣質(zhì)。

總結(jié)：

信息的管理是現(xiàn)代企業(yè)和現(xiàn)代團(tuán)隊(duì)管理最為重要的內(nèi)容之一，在對(duì)管理的過(guò)程中，對(duì)于信息的收集、信息的分類管理以及信息管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)都從不同的側(cè)面保證了企業(yè)和團(tuán)隊(duì)向前發(fā)展。希望通過(guò)本文的論述，能夠?qū)π畔⒐芾砣匀幻曰蟮娜巳阂稽c(diǎn)點(diǎn)啟示。

[1]石劍文.電子文件的長(zhǎng)期存儲(chǔ)策略.山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)報(bào).2014(05)

[2]周瑩.高職高專院校學(xué)生信息管理系統(tǒng)策略分析.價(jià)值工程.2014(34)