高校教學(xué)秘書的工作總結(jié)與創(chuàng)新思考

王斐然　王麗曄

【摘要】高校教學(xué)秘書在高校教育中占據(jù)重要地位，新時(shí)期高校教學(xué)秘書的工作日益繁重，本文對高校教學(xué)秘書的工作進(jìn)行了總結(jié)，并提出在工作時(shí)應(yīng)具有創(chuàng)新精神，做到系統(tǒng)化、痕跡化、時(shí)間分配合理化的完成各項(xiàng)任務(wù)，保證教學(xué)管理的正常運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】高校 教學(xué)秘書 創(chuàng)新

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）03-0024-02

一、高校教學(xué)秘書工作總結(jié)

高校教學(xué)秘指的是在高校中協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理本院中各類教學(xué)事務(wù)，收到院長直接領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處事業(yè)型領(lǐng)導(dǎo)的基層管理人員。由于高等院校主要是圍繞教學(xué)、科研來進(jìn)行的，教學(xué)管理，在高校工作中占據(jù)重要的地位。隨著大學(xué)擴(kuò)招，各個高校逐漸形成了“校—院—系”的三級模式[1]，教務(wù)處權(quán)力下放，院級工作量加大，高校教學(xué)秘書主要作為院級教學(xué)管理的執(zhí)行者、協(xié)調(diào)者和參謀者，在保障教學(xué)秩序平穩(wěn)運(yùn)行、構(gòu)建和諧校園工作中具有舉足輕重的地位。在高校教學(xué)管理中，高素質(zhì)的教學(xué)管理隊(duì)伍，對于教學(xué)工作的有效開展，對于教學(xué)組織、教學(xué)穩(wěn)定運(yùn)行有著重要意義。

高等院校的教學(xué)管理可分為常規(guī)教學(xué)管理及其他突發(fā)性、短期任務(wù)的教學(xué)管理。常規(guī)教學(xué)主要包括以下幾個方面：課程管理方面，包括統(tǒng)計(jì)本院教學(xué)計(jì)劃，制定相應(yīng)的課程表，并通知相關(guān)教師及學(xué)生，發(fā)放教學(xué)日志、成績表等有關(guān)教學(xué)材料；教材管理方面，統(tǒng)籌第二學(xué)期教材使用情況，并與教師、教務(wù)處、學(xué)生、書商及時(shí)聯(lián)系，確保教材征訂工作的準(zhǔn)確性；考務(wù)管理方面，負(fù)責(zé)試卷的印制、領(lǐng)取、保存，發(fā)放，考試時(shí)間、考場、監(jiān)考老師的安排，考試結(jié)束后，收齊考試試卷及相關(guān)文件，成績錄入，及時(shí)通報(bào)學(xué)生成績、組織學(xué)生補(bǔ)考的相應(yīng)事務(wù)；工作量管理方面，包括教師的工作量統(tǒng)計(jì)、勞務(wù)費(fèi)的計(jì)算、院監(jiān)結(jié)算等；入學(xué)、畢業(yè)相關(guān)管理任務(wù)，包括新生入學(xué)學(xué)生證、學(xué)籍、畢業(yè)答辯、畢業(yè)證發(fā)放等；教學(xué)運(yùn)行方面，為了保證日常教學(xué)工作的運(yùn)行，還有相應(yīng)的例行會議、教學(xué)檢查、年終匯總等工作[2]。突發(fā)性工作一般是指臨時(shí)調(diào)課、上級檢查、學(xué)生突發(fā)狀況處理的相關(guān)任務(wù)。

二、高校教學(xué)秘書的創(chuàng)新思路

要想高效、有序的完成 這些繁重的教學(xué)任務(wù)，必須熟悉相關(guān)流程，既要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍，又要具有一定的創(chuàng)新精神，做到系統(tǒng)化、痕跡化、工作時(shí)間分配合理化。

1.系統(tǒng)化管理

系統(tǒng)化管理是指在熟悉各項(xiàng)任務(wù)流程的前提下，將有聯(lián)系的任務(wù)看成一個整體，進(jìn)行每項(xiàng)任務(wù)時(shí)明確這個任務(wù)在系統(tǒng)中的地位并加以標(biāo)注。例如考務(wù)相關(guān)事務(wù)就可以看成一個系統(tǒng)，其流程為：確定結(jié)課日期 ——安排考試時(shí)間——安排考試地點(diǎn)——監(jiān)考人員初步確定——通知相應(yīng)教師、學(xué)生、監(jiān)考——提醒老師交試卷及相應(yīng)材料——將試卷交到教務(wù)處——領(lǐng)取試卷并裝袋——再次確定監(jiān)考人員及考務(wù)會情況——發(fā)放試卷——監(jiān)督考試順利進(jìn)行——收集考試試卷及成績單等——記錄補(bǔ)考重考人員信息——試卷封裝。整個流程持續(xù)基本從學(xué)期初持續(xù)到學(xué)期末，時(shí)間長、任務(wù)量大，而且必須謹(jǐn)慎仔細(xì)，一個失誤就可能釀成教學(xué)事故。將整個流程看成一個系統(tǒng)，并制作相應(yīng)的流程記錄表，在完成每一項(xiàng)任務(wù)是打勾確認(rèn)，并思考所涉及到的相關(guān)人員。這樣不但有助于進(jìn)一步熟悉相關(guān)流程，大大降低了教學(xué)事故發(fā)生的可能性，而且增加了對整個任務(wù)系統(tǒng)性認(rèn)知，在領(lǐng)導(dǎo)詢問有關(guān)事宜時(shí)可以條理清晰的對任務(wù)進(jìn)行匯報(bào)。

2. 痕跡化管理

痕跡化管理是指在進(jìn)行文件、通知的發(fā)放時(shí)留存記錄及復(fù)印件，做到工作有跡可循。在教務(wù)處發(fā)放文件通知時(shí)，要將原文件復(fù)印留底，原件交到相關(guān)人員手中；在進(jìn)行教學(xué)事務(wù)變動，例如臨時(shí)調(diào)課時(shí)，不僅要將調(diào)課單送到相應(yīng)教師中，還要將其復(fù)印，復(fù)印件交到教師、輔導(dǎo)員手中，并以短信形式再次通知。這樣通過查證保留下來的文字、圖片、實(shí)物、電子檔案等資料，可以有效復(fù)原已經(jīng)發(fā)生了的活動及事務(wù)流程。痕跡化管理不僅可以規(guī)范教學(xué)活動的進(jìn)行，確保突發(fā)性教學(xué)任務(wù)的完善進(jìn)行，也給各項(xiàng)檢查留下了可供考察、評估、佐證管理的旁證材料。

3.靈活化管理

時(shí)間分配靈活化是針對教學(xué)日常任務(wù)而言，由于日常教學(xué)任務(wù)都有一定規(guī)律可循，學(xué)期初的主要工作在于落實(shí)課表、發(fā)放學(xué)生考勤冊、組織學(xué)生的補(bǔ)考、重修學(xué)生以及教學(xué)材料的收集。期中要做的工作除了準(zhǔn)備期中檢查的材料，主要是教材、院監(jiān)結(jié)算、工作量統(tǒng)計(jì)、下學(xué)期排課。臨近期末，工作最為繁瑣，期末考試的安排、成績登記，統(tǒng)計(jì)補(bǔ)考學(xué)生名單并及時(shí)將成績通知學(xué)生及相關(guān)教師。除此以外，規(guī)律性還有春秋季節(jié)之分。每個學(xué)年的秋學(xué)期，需要做好新生入學(xué)注冊工作，相應(yīng)年級實(shí)習(xí)工作；每個學(xué)年的春學(xué)期，安排畢業(yè)生的畢業(yè)補(bǔ)考，畢業(yè)論文答辯，畢業(yè)資格審核，畢業(yè)證發(fā)放[3]。鑒于日常任務(wù)的規(guī)律性，可以適當(dāng)安排時(shí)間，在相對清閑的時(shí)候進(jìn)行下一步工作，從而保證工作正確率、也有時(shí)間處理突發(fā)教學(xué)狀況。

三、結(jié)語

除此之外，由于教學(xué)秘書本身具有協(xié)調(diào)、服務(wù)、參謀的特點(diǎn)，在進(jìn)行工作時(shí)一定要樹立良好的心態(tài)，避免對工作產(chǎn)生倦怠心里；牢記自己的工作職責(zé)，培養(yǎng)服務(wù)意識；在面對領(lǐng)導(dǎo)提出的問題時(shí)，做到“到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策”。總之，教學(xué)秘書應(yīng)時(shí)刻對工作進(jìn)行總結(jié)改正，并帶有創(chuàng)新思維，善于優(yōu)化工作手段，調(diào)高工作效率，才能處理好繁重的日常工作，保證教學(xué)管理的正常進(jìn)行、提高高校教學(xué)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 丁文婷.新時(shí)期高等師范院校院（系）教學(xué)管理研究——基于教學(xué)秘書的角度[D]. 華中師范大學(xué)教育學(xué)院，2012-5.

[2] 周慶蓮.淺析高校教學(xué)秘書創(chuàng)新能力[J]. 和田師范專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2008-28[2]，245.

[3] 徐新麗. 淺談如何提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量[J].教育教學(xué)論壇，2014-10[42]：33-34.

[4]黃春.淺談高校教學(xué)秘書如何做好教學(xué)管理工作[J].企業(yè)管理，2014-09，105.