下崗職工人事檔案管理研究

董玉江

吉林省集安市頭道鎮人力資源社會保障事務站

下崗職工人事檔案管理研究

董玉江

吉林省集安市頭道鎮人力資源社會保障事務站

下崗職工人事檔案管理屬于企業管理中尤為重要的一個環節。普遍情況下，透過企業在下崗職工人事檔案管理中的執行力度能夠在一定程度上評估企業整體管理水平的高低。因此，為了使企業與下崗職工形成“雙贏”的局面，企業做好下崗職工人事檔案管理工作便顯得極為重要。本文在分析下崗職工人事檔案管理存在的問題的基礎上，進一步對加強下崗職工人事檔案管理的有效策略進行探究。

下崗職工；人事檔案管理；執行力度

引言

在市場經濟的思潮下，國有企業勞動體制改革逐漸深化，為了企業更具發展前景，往往會采取“減員增效”措施，在這樣的勢態下下崗分流職工的數量便會呈現逐漸上升的趨勢[1]。對于企業來說，要想使整體管理水平得到有效提升，做好下崗職工人事檔案管理工作顯得極為重要。然而，現狀下下崗職工人事檔案管理還存在一些較為明顯的問題，比如檔案庫建設不具規范性以及管理模式落后等。鑒于此，本文對“下崗職工人事檔案管理”進行分析與探究具有較為深遠的意義。

1.下崗職工人事檔案管理存在的問題分析

雖然部分企業針對下崗職工人事檔案管理制定了相應的措施，但是執行力度較為薄弱。與此同時，不能與社會逐漸增長的檔案服務需求相適應。從整體層面分析，下崗職工人事檔案管理還存在以下問題：

（1）檔案庫建設不具規范性。部分企業在下崗職工人事檔案管理方面，通常表現為不能將這項管理獨立開來，常常將其與在職檔案共同管理，這樣很容易發生混淆狀況。并且，檔案庫建設在安全保障、建筑面積以及設施設備匹配方面與國家檔案管理相關標準尚且還有一定的差距。

（2）管理模式較為落后。受傳統紙質檔案管理的影響，導致下崗職工人事檔案管理模式較為落后，不能與時俱進，缺乏信息化管理以及標準化管理，并且在檔案服務方面也較為單一，不能滿足下崗職工的檔案服務需求。

（3）信息化程度偏低，缺乏專業人才。下崗職工人事檔案管理要想更具規范化與標準化，實現信息化管理模式便顯得極為重要[2]。現狀下，卻存在信息化程度偏低的現象。與此同時，還缺乏專業人才，以此使現代化檔案管理技術無法有效實施于下崗職工人事檔案管理當中，進而使此項工作的作用及效能大大弱化。

2.加強下崗職工人事檔案管理的有效策略探究

2.1.強“三個體系”建設

對于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強化，便需要以國家檔案管理要求為依據，進一步落實“三個體系”建設：其一，構建覆蓋企業下崗職工的檔案資源體系。其二，構建能夠為企業下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對能夠保證企業下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對于上述“三個體系”需進行統一進行有機整合，強化建設，以此使下崗職工人事檔案管理更具規范性及標準性。

2.2.單位加強下崗職工檔案管理

對于原單位來說，不能對下崗職工檔案不管不問，需繼續加強此項工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強的生產技能及豐富的工作經驗。因此，下崗職工的檔案還有保存價值。針對這一情況，原單位便需要對下崗職工的檔案進行收集、立卷、建賬。

2.3.強下崗職工檔案的保管及利用

一方面，對于下崗職工檔案，其管理權限需轉交給政府授權的人才服務機構，配置專人管理，同時設置專門的庫房及裝具，構建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規范性及科學性。另一方面，對于下崗職工檔案的查閱，需具備相關單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報表進行詳細填寫，在審核通過后才允許查閱。

2.4.入現代化檔案管理方法

將人力資源與保障信息系統作為依托，對數字檔案管理子系統進行開發，同時采取循序漸進以及逐漸擴大的模式，使企業下崗職工的人事檔案實現數理化處理[4]。要想做好此項工作，需要充分做好一下幾點：其一，對數字化處理中的質量管理進行強化。對數據錄入工作人員進行知識、技能及業務方面的培訓，以此使檔案數據的可靠性及準確性得到有效保證。其二，對規范合理的電子檔案系統管理模式進行構建。結合檔案的數字化工作，把目前企業下崗職工人事檔案歸為統一的系統管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現代化技術，使檔案管理水平得到有效提升。這些現代化技術包括智能搜索引擎、數據挖掘技術以及云計算技術等。其中，智能搜索引擎在充分應用的基礎上，能夠為檔案檢索目錄的創建提供便利，進一步構建信息檢索系統，從而使檔案資源管理服務水平得到有效增強。對數據挖掘技術進行利用，能夠使庫存檔案結構更加優化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進一步為下崗職工提供更加優質的服務。總而言之，融入現代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規范、更加科學，值得業內人士借鑒及思考。

3.結語

通過本課題的探究，認識到目前國內企業下崗職工人事檔案管理還存在一些較為明顯的問題，因此對下崗職工人事檔案管理工作進行強化便顯得極為重要。比如加強“三個體系”建設、原單位加強下崗職工人事檔案管理、加強下崗職工檔案的保管及利用以及融入現代化檔案管理方法等。除此之外，筆者認為，還需要以不同的企業，在下崗職工人事檔案管理中所發生的不同問題，采取有針對性的解決措施，這樣才能夠使下崗職工人事檔案管理更具規范性。總之，相信做好以上這些，下崗職工人事檔案管理將能夠得到全面強化，進一步為保證下崗職工的切身利益提供保障依據，同時為企業整體管理水平的提升起到顯著的推進作用。

[1]婁微微.人事檔案管理研究綜述與展望[J].黑龍江史志, 2014,18：71-74.

[2]馮小蓉.新時期企業人事檔案管理重要性及策略研究[J].蘭臺世界,2013,S4：116-118.

[3]趙艷紅.淺析當前人事檔案管理工作的創新[J].黑龍江科技信息,2011,03：103-104.

[4]陳張靖.流動人員人事檔案管理之實踐探索[J].發展研究, 2012,10：115-118.

董玉江(1972-)，男，滿族，吉林省集安市人，吉林省集安市頭道鎮人力資源社會保障事務站，館員，專科，檔案管理。