建立和管理技工院校教務處教學檔案的思考

糜海霞

南京交通技師學院

建立和管理技工院校教務處教學檔案的思考

糜海霞

南京交通技師學院

教學檔案是教師和學生在教學活動中形成的真實記錄，是對教學質量的宏觀監督，是提高教育教學質量的重要手段。因此，教學檔案的收集、整理和歸檔工作非常重要，建立教務處教學檔案符合實際，且具有重大的意義。

教務處；教學檔案建立；必要性

教學檔案是技工院校檔案的主體，它反映出了學校教學活動的全過程，是衡量學校教學質量和教學管理水平的重要標志，也是學校提檔升級和教育教學評估工作的基礎和依據。技工院校教務處是統籌管理學校各系部教學活動的部門，對各系部的教學工作進行統籌、指導和管理，對教師進行管理、考核和培養，它是教學檔案和資料的最終匯集部門，是學校教學活動的核心部門，教學檔案和教務處有著密不可分的關系。

一、教學檔案的特點

教學檔案是教師和學生在教學活動、學習活動和教學管理活動中形成的，具有保存價值的教學文件材料。教學檔案是進行教學管理和教學研究不可缺少的依據和參考，是改進教學工作，提高教育學質量的重要手段，是學校檔案的重要組成部分。教學檔案的形成，貫穿于整個教學活動過程中，分散在每個教師的手中，時間長容易缺失，需要及時收集、整理和歸檔。

二、教學檔案的分類

技工院校教學檔可分為以下幾類：（1）教學管理類。主要包括上級部門的各類文件；學校制定的教學工作計劃、年度細則；教學工作的各類制度、會議記錄、年終總結等；校歷、學期授課計劃的制定以及教材建設方面；實驗實訓室的建設等。（2）教學業務類。各系部形成的教學材料，如系部工作計劃和總結、教學進程計劃、學期授課計劃、課程表、教學任務安排表、教材征訂等；教師在教學過程中形成的材料，如教學日志、考試試題、成績評定、學籍卡等；學生畢業實習中形成的材料，如生產實習、畢業學位論文、畢業生質量跟蹤；校企合作中形成的材料等。（3）教學人員業務素質類。包括師資比例、師資培訓、繼續教育、教科研活動成果、青年教師培養、業務考核的材料等。（4）其他在教學活動中形成的有存檔價值的材料等。

三、建立教務處教學檔案管理的必要性

從教學檔案的特點和分類可以看出，教學檔案內容的形成覆蓋面之廣、時間之寬、材料之多，需要人員及時收集、整理和歸檔。系部教師和管理人員，精力大多偏向于學生教學方面，沒有過多的精力放在教學檔案的收集、整理和歸檔上，容易產生教學材料收集不及時，而造成教學檔案缺失不全。雖有一部分教學檔案按年度會上交到學校檔案部門，但除去這一小部分上交的存檔材料外，還會有很多日常教學管理過程中形成的教學檔案材料需保管，如專業設計開發驗證表、專業改造建議書、等級工合格率、成績合格率、優良率、設備完成好率、學生評教匯總、學期教材使用情況分析、技能競賽情況統計，以及系部的學期計劃和總結等材料。因此，這些教學檔案進行分類管理有著很大的必要性。對于學校來說，教學活動是學校的主要工作，安排和管理教學活動的部門是學校的教務處，各系部在教學活動中形成的資料最終將集中到教務處。對于各種檢查和教育教學評估，教學方面內容的負責部門是教務處。因此，在教務處建立教學檔案管理符合實際需要，且有著重要的意義。

四、教務處教學檔案建立和管理的建議

1、學校領導加強重視。從院領導到系領導，要改變對教學檔案管理的偏見及錯誤認識，加強對教學檔案管理的重視度，制定教學檔案管理制度，加大經費、設備和人員的投入，加強對教學檔案重要性的宣傳，同時加強對教學檔案管理人員素質的培訓教育，改善其工作條件，更大發揮其工作主動性和規范性。

2、建立健全教學檔案管理制度。結合學校具體情況，建立完善的教學檔案管理制度，明確教學檔案、日常管理和規范處理等管理細則，對教學檔案的收集范圍及要求作具體規定，對教學檔案的查閱、使用等作具體規定，同時建立紙質與電子文件同步的歸檔制度。對上交的教學資料作規范性要求，例如，教學資料必須字跡工整，格式統一，簽字蓋章等手續齊全，內容真實、完整，紙張大小符合規定。對組卷的方法原則和對案卷的填寫，以及對資料的裝訂等都要有明確的規定。對教學檔案的查閱、登記工作，對保管期限已滿的教學檔案的處置都需明確管理規定，嚴格按規定進行管理，確保教學檔案管理的規范性。對教學材料的歸檔作周期性要求，根據教學材料內容，按學期為周期進行匯總，按年度為周期進行歸檔。對于具有長期保存價值的教學材料，如年度教學計劃和總結、教學規章制度、教改方案和總結、校歷、教學進程表、教師業務資料卡等等，按規定移交學校檔案部門統一保管。

3、加強教學檔案管理人員的素質培養。教學檔案管理人員要強化檔案管理的意識，主動收集在教學活動過程中形成的資料，隨時積累教學資料，才能夠保證教學檔案的完整性。同時，隨著電子化、網絡化的來臨，檔案的形成和存檔方式也有了變化，不在是單一的紙質檔案材料。因此，教學檔案人員在加強對檔案專業基礎理論知識和專業技術知識的學習培訓的同時，還要及時更新知識，跟上時代步伐，及時了解檔案學的發展動態，用現代化手段來處理和管理教學檔案，完善教學檔案的質量，提高教學檔案的利用率。

總之，建立教務處教學檔案管理，是適應技工院校的實際情況的，能夠準確、及時、全面的收集到教學資料，有利于更好的保存和管理教學檔案，能夠科學有效地保障教學工作順利開展，提高工作效率，提高學校的教育教學質量。

[1]馬達,焦利勇.重視高校教學檔案的建立與利用[J].蘭臺世界,2006,(4).

[2]劉俊.高校教學檔案管理和利用策略.北京教育學院學報, 2011,(6).