建立工程文書檔案規范工程項目管理

王澤敬

晉冀魯豫烈士陵園管理處

建立工程文書檔案規范工程項目管理

王澤敬

晉冀魯豫烈士陵園管理處

工程項目檔案管理是工程項目管理工作的重要組成部分，項目檔案的完整準確與否、管理水平的高低，不僅關乎項目建設的順利進行，而且對日后的生產經營、改擴建、維護有著及其重要的作用。建設工程項目檔案主要有建設文件、資料、圖紙組成，高標準做好工程項目檔案管理工作對于搞好項目建設、規范項目管理有著極其重要的意義。本文就如何做好工程項目文書檔案管理工作，進一步規范工程項目管理談些粗淺認識，與同行們商榷。

一、工程項目文書檔案的歸檔范圍與特性

工程項目文書檔案包括：工程項目文件、資料、圖紙等，涵蓋工程項目報審、建設、竣工驗收、交付使用的全過程。從工程項目進程階段分類，有項目報審階段，這個階段的主要文件有：項目立項報告、項目建議書、工程設計、投資規劃、政府部門批復、規劃許可、土地使用許可、施工許可、環保審批、文物部門審批文件等文件；項目建設準備階段主要文件有：招投標文件、建設施工合同、地質、水文探測資料文件、征地文件、拆遷記錄、水、電、路使用審批等；項目建設階段主要文件有：施工圖紙資料、材料訂購合同文書、工程進度統計、施工監理記錄、隱蔽工程驗收記錄等；竣工驗收階段主要文件有：驗收申請、全面驗收報告、工程監理全套記錄、各種科學檢測報告等；交付使用階段主要文件有：建設維護圖紙、工程交接文書、項目質量驗收報告、項目預算執行情況說明書等。檔案的載體可以使紙質、影象、膠片、光盤等多種形式。工程項目文書檔案具備普通檔案的共性，還有其特性，主要體現在：一是時效性。二是完整性。三是真實有效性。四是可追溯性。

二、當前工程項目文書檔案管理存在的問題

1、對工程項目文書檔案管理重視程度不夠。主要表現在：作為業主單位，重項目建設質量和成本，而對項目建設中的檔案管理和文件資料的收集歸檔往往不予重視，忽略檔案記錄數據資料對工程質量的階段反應的功能和對日后使用維護的重要性。作為建設單位，存有應付心理。上應付政府及各管理部門，下應付業主，在項目檔案收集、記錄、整理上能省則省，不行再補。作為監理單位，則隨業主要求去做，業主嚴則嚴，松則松，能省則省，過關為原則。

2、工程項目文書檔案管理缺乏規章制度和規范程序。文件收集存在隨意性、整理不到位、不規范、保存不重視，隨意亂放。整體檔案管理沒有制度遵守，缺乏程序可循，導致文件收集不全，丟失嚴重，檔案作用得不到發揮。

3、工程項目文書檔案管理質量不高，個別文書真實性受質疑。

由于業主單位要求不嚴，施工單位缺乏專職檔案管理人員或管理人員業務素質低，在檔案管理方面存在應付思想等原因，導致存在檔案事后補填，仿照同類工程仿造等現象，造成檔案質量不符合要求，與工程實際不符。更有甚者，為了項目審批，造假現象不無存在，造成檔案的真實性受到質疑，給工程建設和日后使用維護帶來無限隱患。

4、工程項目文書檔案保存不符合規范要求。盡管業主單位建

有檔案室，但由于工程施工不是單位的主業，因而工程項目文書檔案也就沒有成為檔案管理的重點，檔案管理人員缺乏工程項目專業知識，因此工程項目文書檔案管理不能符合規范要求也就成為自然。施工單位對檔案管理的重點是關系到自身責任利益的部分，而對全面的建設施工檔案規范管理沒有積極性。以上原因導致工程項目文書檔案保存不全面不規范。特別是對于影像、光盤等信息化檔案，沒有配備專業設備去保存，往往造成損壞和缺失。

三、規范工程項目文書檔案管理的措施

建立工程項目文書檔案，規范工程項目檔案管理，以此實現對工程項目的規范管理，通過預算計劃和工程進度記錄檔案實現對項目的資金管理；通過監理記錄、物資采購合同，實現對項目的質量管理等。這一切的前提是建立規范的工程項目文書檔案，并根據工程項目文書檔案的特性和存在的問題，提出改進、完善措施，規范工程項目文書檔案管理。

1、提高認識，健全隊伍，完善各級文控體系。提高認識，重點

是提高業主和施工單位領導的認識，把工程項目文書檔案當作百年大計去抓，投入資金，完善檔案倉儲設施、設備，落實專兼職檔案管理人員，建立各級文件管控體系，健全管理制度，理順工程項目文書檔案管理程序，做到文件收集與項目進程同步，傳遞及時準確，數據真實清楚、科學有據。使每個工程檔案都成為完整的歷史，體現其獨特歷史背景和不同的文化理念。成為推動建設文明發展的載體。

2、提高檔案質量，完善倉儲設施。提高工程項目文書檔案質量體現在文書檔案的科學性、準確性、真實性、完整性和規范化方面。各級專兼職檔案管理員要按照建筑檔案管理規范和單位管理制度，認真做好文書檔案收集、整理、歸檔、倉儲工作。特別是業主單位的檔案管理員，要與施工單位、監理單位以及政府各有關管理部門保持溝通聯系，及時收集有關資料，監督各有關部門的文件數據的真實性和準確性，為項目檔案負全責，為單位項目管理提供詳實準確的檔案依據。提高檔案倉儲質量，按照不同的檔案載體，采取不同的特殊的倉儲辦法，如電子檔案的防磁化，建設藍圖防褪色等，配備應有的防護設備，保證檔案倉儲期限和質量。

3、運用科學手段，實現工程項目文書檔案管理現代化。檔案管理現代化，就是利用計算機辦公系統和網絡系統，實現檔案管理的電子化和網絡化。一是利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳送便當、查詢快捷的特性，將紙質檔案的目錄、編號輸入計算機；將電子檔案、數字音像檔案內容輸入計算機，建立文書檔案數據庫。二是利用計算機辦公系統，實現各種檔案的快速準確查找、調閱。三是利用網絡系統實現檔案室與各有關單位的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。四是利用電子安全、室溫、火險監控設備，實現檔案室安防自動管理。

4、開展專業培訓，提高檔案管理人員專業素質素質。建立規范的工程項目文書檔案，實現規范管理，離不開專兼職檔案管理人員素質的提高，只有標準化、現代化的人，才會有工作的標準化和現代化。提高素質，一是業主單位和施工單位專兼職檔案管理人員要有檔案專業知識和建筑施工專業知識。二是要對現有檔案管理人員進行專業提高培訓，使之盡快勝任檔案管理和電子技術、計算機網絡應用的工作。三是加強檔案管理人員的黨性、責任感、保密規則教育，提高他們的的職業素質。