建立工程文書檔案規(guī)范工程項目管理

王澤敬

晉冀魯豫烈士陵園管理處

建立工程文書檔案規(guī)范工程項目管理

王澤敬

晉冀魯豫烈士陵園管理處

工程項目檔案管理是工程項目管理工作的重要組成部分，項目檔案的完整準(zhǔn)確與否、管理水平的高低，不僅關(guān)乎項目建設(shè)的順利進行，而且對日后的生產(chǎn)經(jīng)營、改擴建、維護有著及其重要的作用。建設(shè)工程項目檔案主要有建設(shè)文件、資料、圖紙組成，高標(biāo)準(zhǔn)做好工程項目檔案管理工作對于搞好項目建設(shè)、規(guī)范項目管理有著極其重要的意義。本文就如何做好工程項目文書檔案管理工作，進一步規(guī)范工程項目管理談些粗淺認識，與同行們商榷。

一、工程項目文書檔案的歸檔范圍與特性

工程項目文書檔案包括：工程項目文件、資料、圖紙等，涵蓋工程項目報審、建設(shè)、竣工驗收、交付使用的全過程。從工程項目進程階段分類，有項目報審階段，這個階段的主要文件有：項目立項報告、項目建議書、工程設(shè)計、投資規(guī)劃、政府部門批復(fù)、規(guī)劃許可、土地使用許可、施工許可、環(huán)保審批、文物部門審批文件等文件；項目建設(shè)準(zhǔn)備階段主要文件有：招投標(biāo)文件、建設(shè)施工合同、地質(zhì)、水文探測資料文件、征地文件、拆遷記錄、水、電、路使用審批等；項目建設(shè)階段主要文件有：施工圖紙資料、材料訂購合同文書、工程進度統(tǒng)計、施工監(jiān)理記錄、隱蔽工程驗收記錄等；竣工驗收階段主要文件有：驗收申請、全面驗收報告、工程監(jiān)理全套記錄、各種科學(xué)檢測報告等；交付使用階段主要文件有：建設(shè)維護圖紙、工程交接文書、項目質(zhì)量驗收報告、項目預(yù)算執(zhí)行情況說明書等。檔案的載體可以使紙質(zhì)、影象、膠片、光盤等多種形式。工程項目文書檔案具備普通檔案的共性，還有其特性，主要體現(xiàn)在：一是時效性。二是完整性。三是真實有效性。四是可追溯性。

二、當(dāng)前工程項目文書檔案管理存在的問題

1、對工程項目文書檔案管理重視程度不夠。主要表現(xiàn)在：作為業(yè)主單位，重項目建設(shè)質(zhì)量和成本，而對項目建設(shè)中的檔案管理和文件資料的收集歸檔往往不予重視，忽略檔案記錄數(shù)據(jù)資料對工程質(zhì)量的階段反應(yīng)的功能和對日后使用維護的重要性。作為建設(shè)單位，存有應(yīng)付心理。上應(yīng)付政府及各管理部門，下應(yīng)付業(yè)主，在項目檔案收集、記錄、整理上能省則省，不行再補。作為監(jiān)理單位，則隨業(yè)主要求去做，業(yè)主嚴則嚴，松則松，能省則省，過關(guān)為原則。

2、工程項目文書檔案管理缺乏規(guī)章制度和規(guī)范程序。文件收集存在隨意性、整理不到位、不規(guī)范、保存不重視，隨意亂放。整體檔案管理沒有制度遵守，缺乏程序可循，導(dǎo)致文件收集不全，丟失嚴重，檔案作用得不到發(fā)揮。

3、工程項目文書檔案管理質(zhì)量不高，個別文書真實性受質(zhì)疑。

由于業(yè)主單位要求不嚴，施工單位缺乏專職檔案管理人員或管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，在檔案管理方面存在應(yīng)付思想等原因，導(dǎo)致存在檔案事后補填，仿照同類工程仿造等現(xiàn)象，造成檔案質(zhì)量不符合要求，與工程實際不符。更有甚者，為了項目審批，造假現(xiàn)象不無存在，造成檔案的真實性受到質(zhì)疑，給工程建設(shè)和日后使用維護帶來無限隱患。

4、工程項目文書檔案保存不符合規(guī)范要求。盡管業(yè)主單位建

有檔案室，但由于工程施工不是單位的主業(yè)，因而工程項目文書檔案也就沒有成為檔案管理的重點，檔案管理人員缺乏工程項目專業(yè)知識，因此工程項目文書檔案管理不能符合規(guī)范要求也就成為自然。施工單位對檔案管理的重點是關(guān)系到自身責(zé)任利益的部分，而對全面的建設(shè)施工檔案規(guī)范管理沒有積極性。以上原因?qū)е鹿こ添椖课臅鴻n案保存不全面不規(guī)范。特別是對于影像、光盤等信息化檔案，沒有配備專業(yè)設(shè)備去保存，往往造成損壞和缺失。

三、規(guī)范工程項目文書檔案管理的措施

建立工程項目文書檔案，規(guī)范工程項目檔案管理，以此實現(xiàn)對工程項目的規(guī)范管理，通過預(yù)算計劃和工程進度記錄檔案實現(xiàn)對項目的資金管理；通過監(jiān)理記錄、物資采購合同，實現(xiàn)對項目的質(zhì)量管理等。這一切的前提是建立規(guī)范的工程項目文書檔案，并根據(jù)工程項目文書檔案的特性和存在的問題，提出改進、完善措施，規(guī)范工程項目文書檔案管理。

1、提高認識，健全隊伍，完善各級文控體系。提高認識，重點

是提高業(yè)主和施工單位領(lǐng)導(dǎo)的認識，把工程項目文書檔案當(dāng)作百年大計去抓，投入資金，完善檔案倉儲設(shè)施、設(shè)備，落實專兼職檔案管理人員，建立各級文件管控體系，健全管理制度，理順工程項目文書檔案管理程序，做到文件收集與項目進程同步，傳遞及時準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)真實清楚、科學(xué)有據(jù)。使每個工程檔案都成為完整的歷史，體現(xiàn)其獨特歷史背景和不同的文化理念。成為推動建設(shè)文明發(fā)展的載體。

2、提高檔案質(zhì)量，完善倉儲設(shè)施。提高工程項目文書檔案質(zhì)量體現(xiàn)在文書檔案的科學(xué)性、準(zhǔn)確性、真實性、完整性和規(guī)范化方面。各級專兼職檔案管理員要按照建筑檔案管理規(guī)范和單位管理制度，認真做好文書檔案收集、整理、歸檔、倉儲工作。特別是業(yè)主單位的檔案管理員，要與施工單位、監(jiān)理單位以及政府各有關(guān)管理部門保持溝通聯(lián)系，及時收集有關(guān)資料，監(jiān)督各有關(guān)部門的文件數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，為項目檔案負全責(zé)，為單位項目管理提供詳實準(zhǔn)確的檔案依據(jù)。提高檔案倉儲質(zhì)量，按照不同的檔案載體，采取不同的特殊的倉儲辦法，如電子檔案的防磁化，建設(shè)藍圖防褪色等，配備應(yīng)有的防護設(shè)備，保證檔案倉儲期限和質(zhì)量。

3、運用科學(xué)手段，實現(xiàn)工程項目文書檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化，就是利用計算機辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。一是利用計算機網(wǎng)絡(luò)存儲容量大、檢索速度快、傳送便當(dāng)、查詢快捷的特性，將紙質(zhì)檔案的目錄、編號輸入計算機；將電子檔案、數(shù)字音像檔案內(nèi)容輸入計算機，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。二是利用計算機辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)各種檔案的快速準(zhǔn)確查找、調(diào)閱。三是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案室與各有關(guān)單位的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。四是利用電子安全、室溫、火險監(jiān)控設(shè)備，實現(xiàn)檔案室安防自動管理。

4、開展專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)素質(zhì)。建立規(guī)范的工程項目文書檔案，實現(xiàn)規(guī)范管理，離不開專兼職檔案管理人員素質(zhì)的提高，只有標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的人，才會有工作的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。提高素質(zhì)，一是業(yè)主單位和施工單位專兼職檔案管理人員要有檔案專業(yè)知識和建筑施工專業(yè)知識。二是要對現(xiàn)有檔案管理人員進行專業(yè)提高培訓(xùn)，使之盡快勝任檔案管理和電子技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的工作。三是加強檔案管理人員的黨性、責(zé)任感、保密規(guī)則教育，提高他們的的職業(yè)素質(zhì)。