醫院檔案管理在促進醫院持續發展中的作用

任明敏

（湖南省人民醫院，長沙 410005）

醫院檔案管理在促進醫院持續發展中的作用

任明敏

（湖南省人民醫院，長沙 410005）

醫院的文獻檔案主要包括人事、財務、病案等各個方面，記載了醫院的整個發展過程，在醫院持續發展過程中具有非常重要的作用，醫院檔案管理是醫療工作最重要的組成部分之一，只有不斷提高醫院檔案管理的質量和效率，醫院才可以得到長遠的發展。本文主要針對醫院檔案管理的目的、作用進行深入的分析，探討醫院檔案管理的措施。

醫院；檔案管理；持續發展

醫院的檔案是醫院在工作活動中形成的具有保存利用價值的各種聲像、圖表、文字等不同形式的歷史記錄，從客觀上看，醫院的檔案記載著醫院的整個發展過程，從不同的角度，客觀、全面的記述了醫院在不同時間段、不同社會背景條件下發生的事件、獲得的成績、參與的活動等，是醫院歷史的一個見證；同時，也為醫院的各項日常工作、醫療技術水平的提高、醫院領導的決策、醫院的改革發展提供了準確、科學的參考資料。所以，實現醫院檔案信息資源的充分利用，可以為醫院的管理、科研、醫療等工作做出重要的貢獻，促進醫院的持續發展。

1　醫院檔案管理的目的

醫院建立檔案管理的根本目的是為醫院的持續發展提供具有利用價值的綜合信息資源，醫院需要建立的檔案主要包括實物檔案、聲像檔案、會計檔案、基建設備檔案、科研檔案、專業技術檔案、人事檔案和黨政文書檔案等，醫院檔案管理部門要將保存的檔案通過科學的方法為醫院管理者和領導者的決策提供參考，醫院的管理者和領導者可以利用檔案管理部門提供的信息研究醫院發展過程中需要解決的問題。醫院領導者和管理者利用檔案的需求也是檔案管理存在價值的體現，檔案信息的提供是醫院檔案管理工作的核心，是推動檔案工作、檔案事業順利進行的動力，也是醫院各項日常工作必須可少的一個關鍵環節；同時，也是檢驗醫院檔案工作服務管理環節的標準，是檔案管理工作過程中最具有活力的因素，如果醫院的檔案不能很好的利用，就會使珍貴的檔案變成一堆廢紙，檔案信息重要作用也不能被充分的利用。

2　醫院檔案管理的作用

要想提高檔案利用的質量和效率，就必須要做好醫院檔案的管理工作，這是檔案利用工作順利開展的基礎，醫院檔案管理部門要對有價值的檔案進行整體化、規范化、具體化的收集、整體和貯存，促進醫院才持續發展，為醫院管理者和領導者分析、研究醫院發展變化等工作提供重要的決策依據，為醫院日常各項管理工作提供可靠的信息。

3　醫院檔案管理在促進醫院持續發展中的作用

醫院檔案管理部門從過去到現在保存的所有檔案資料，都是對醫院過去工作的一個高度總結，也為醫院日后的工作提供了方向。醫院檔案管理部門所有工作人員要充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，不能為了應付上司而工作，樹立正確的檔案管理理念。首先，醫院檔案管理工作可以為醫院分配房屋提供依據。以人為本是醫院管理理念的核心，優秀的人才資源是醫院持續發展的基礎。醫院為了吸引優秀人才，通常會給優秀人才分配房屋，而房屋分配的依據則需要檔案管理部門提供，檔案管理部門可以對本醫院所有醫務人員的職稱、工齡、學歷等進行考核，為領導分配房屋提供依據。其次，醫院的檔案管理工作可以為醫院提供人事方面的服務。醫院檔案管理部門通過檔案中人事信息對所有醫務人員的論文發表數量、執業證書、職稱、學歷以及工齡等情況進行全面的分析，建立一個數據庫，為領導職務聘任、崗位設置、申報職稱、工資改革、人事改革等方面的決策提供依據。

4　醫院檔案管理必須具備的性質

醫院的檔案管理在醫院持續發展過程中必須具備非常強的真實性、系統性、完整性、敏感性等。真實性：醫院檔案管理部門要對收集到的信息進行深入的分析，鑒別信息的真實性，避虛就實，去偽存真，不能為了完成收集資料的工作而用一些虛假的信息濫竽充數。同時，醫院管理部門還要對收集信息的可靠性以及利用價值進行準確的評估，使收集到的信息值得納入檔案中。系統性：醫院檔案管理部門必須實現檔案分門別類的存放，科學的提供利用，實現由零散到整體、由分散到集中的科學化、系統化管理，檔案資料的檢索編號、編制目錄、檢查、整理、統計等工作都要實現科學化、系統化，為檔案信息的充分利用奠定基礎。完整性：醫院檔案管理部門收集到的資料必須齊全、完整，內容有關的檔案要成為一個整體，內容上保持銜接的關系，然后裝訂成冊，分門別類的存放，以便日后查找。敏感性：醫院檔案管理部門在收集一個活動事件的資料時，有關工作人員要盡量參與到活動事件中，并且要對活動過程中產生的信息、資料、文件等具備較強的敏感性，及時收集有用的資料，快速對信息、資料的重要性、利用價值進行評估。

綜上所述，醫院檔案管理部門必須做好檔案的收集、管理工作，為醫院的各項日常工作、領導者的決策提供依據。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.137

R197.3

A

1673-0194（2015）06-0215-01

2015-02-06