實現交通檔案管理信息化建設的思路探索

戈弋

摘 要：為了做好交通檔案管理工作，使其更好地服務于交通事業，可使用信息技術對交通檔案進行管理，推動交通檔案的信息化建設。分析了進行交通檔案管理信息化建設的重要性，提出了實現交通檔案管理信息化建設的思路。

關鍵詞：交通檔案；信息化建設；信息技術；檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.022

交通檔案作為交通事業發展的基礎工程，在國家信息資源中占據了重要的地位。目前，如何最大限度地發揮交通檔案的作用，推動交通事業持續、健康、穩定和快速的發展，是交通事業發展過程中的一個嶄新課題。因此，筆者結合自身經驗，就交通檔案管理信息化建設的重要性和實現交通檔案管理信息化建設的思路進行了如下分析和探討。

1 交通檔案管理信息化建設的重要性

1.1 可滿足時代發展的需求

在信息技術逐漸普及的新時期，要想使交通事業工作更好地服務于人民，就必須對交通檔案管理工作進行改革，實現交通檔案管理的信息化建設。只有在交通檔案管理工作中實現信息化管理模式，才能有效提高交通事業的工作效率，促進檔案管理服務水平的提高。在交通檔案管理的過程中使用信息化技術，能保證在檔案的歸檔中不出現不必要的錯誤，從而有效減少與檔案相關的信息加工費用，促使整個檔案管理工作更好地順應時代發展的需求。

1.2 可有效改變檔案管理的方式

在交通檔案管理工作中使用信息化技術，可在很大程度上對檔案管理的歸檔材料進行有效控制和管理。公路工程檔案是交通事業檔案中的組成部分，由于其過于復雜，在工程檔案的歸納和形成中需要耗費大量的人力、物力和財力，并需要工作者投入大量的時間對其進行整理。因此，為了保證公路工程檔案在各個階段的資料都能完整無缺，對公路工程檔案進行信息化建設是非常必要的。它能通過計算機的前端控制保證這些工作的順利進行，實現對資料的妥善管理，并能節省人力、物力、財力，將其投入到交通事業建設的其他方面，促進交通事業的發展。

1.3 可促進檔案服務向專業化發展

在以往的檔案管理工作中，檔案的載體多為紙質材料，導致查看檔案資料時需要前往檔案管理部門借閱，且在借閱過程中要根據檔案管理的相關要求，在一定期限內完好無損地歸還資料，這就給借閱者和檔案管理部門帶來了諸多不便。信息化檔案管理不僅能在很大程度上避免因檔案要按時歸而帶來的各種不便，還能保證檔案在借閱時不被損壞。同時，當借閱者需要查閱資料時，可隨時隨地在相關網站上查詢，解決了紙質檔案在借閱時存在的空間差和地域差的問題，有效實現了檔案內容的信息管理與實體管理之間的分離，降低了檔案管理工作人員的工作難度。

2 交通檔案管理信息化建設的思路

2.1 改變工作理念，提高信息化意識

在交通檔案管理信息化的建設中，要面向市場，在建立檔案信息資源時善于開發和利用工作領導體系，并對交通事業部門的各機構和人員的具體職責進行明確，將工作落實到實處，以促進交通事業的發展。同時，工作人員在對交通檔案信息資源進行開發利用時，需要更新自身的各種理念，擺脫傳統工作觀念中的不利因素，促進信息資源共享觀念的確立，樹立全局觀念，強化信息化意識，從而加快交通檔案管理信息化建設的步伐，促進檔案管理信息化工作的順利開展。

2.2 促進管理工作規范化

在交通檔案管理工作中，建立交通檔案綜合管理系統是實現檔案管理信息化建設的有效手段。目前，交通檔案在社會發展中的作用日益明顯，其與公路工程建設和企業發展有著密不可分的聯系，可為企業的生產經營提供諸多的社會服務。在檔案管理工作中，信息化可使檔案管理部門從提供信息向選擇信息轉變，工作人員從大量的檔案資料中選擇具有結論性和規律性的數據，從而形成科學、嚴謹、合理和完善的綜合體，這有利于查閱者的查閱和查閱知識的完整，且在交通系統各部門建立統一的計算機網絡，使其之間相互合作、相互監督，并根據不同的類別確定不同的檔案庫，最終將檔案資料統一納入計算機網絡系統中，從而推動檔案管理工作的標準化和規范化。

2.3 強化信息化工作

要想加強交通檔案管理的信息化建設工作，就需要從以下3方面入手：①建立健全檔案管理制度。健全、完善的檔案管理制度的確立，能有效明確各個工作人員的職權和職責，促使檔案管理工作的高效完成。通過對檔案管理制度的建立，還能對檔案管理的一些事項進行規定，比如檔案資料的整理、歸檔、保存和保密等要求。②提高檔案管理工作人員的素質。在交通檔案管理部門，工作人員大多為兼職人員，其綜合素質和工作能力并不高。因此，在檔案管理的信息化建設中，需招聘專職人才進行交通檔案的信息管理，并按期對工作人員進行培訓，提高他們的工作能力和素質。③及時配備檔案管理信息化所必須的設備，比如計算機、掃描儀、光盤刻錄機和互聯網設備等，這些設備在檔案管理信息化建設中是不可或缺的。

3 結束語

綜上所述，在信息化快速發展的今天，信息技術改變了人們對時間和空間的概念，改變了人們的思維方式。目前，在交通檔案管理工作中實行信息化建設，改變了以往對檔案資料的管理辦法和查閱方式，實現了對檔案資料的最大化利用，并為檔案管理工作者的工作提供了許多方便。因此，交通檔案管理的信息化建設不僅是促進交通事業發展的重要基礎工作，還在改善交通運輸狀況、為工作人員提供便利條件等方面發揮了重要作用。

參考文獻

[1]李妮.交通檔案管理信息化建設的重要性及途徑[J].中外企業家，2014（02）.

[2]姚小芳.試論交通檔案管理信息化建設[J].才智，2014（06）.

〔編輯：張思楠〕