實(shí)現(xiàn)交通檔案管理信息化建設(shè)的思路探索

戈弋

摘 要：為了做好交通檔案管理工作，使其更好地服務(wù)于交通事業(yè)，可使用信息技術(shù)對(duì)交通檔案進(jìn)行管理，推動(dòng)交通檔案的信息化建設(shè)。分析了進(jìn)行交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性，提出了實(shí)現(xiàn)交通檔案管理信息化建設(shè)的思路。

關(guān)鍵詞：交通檔案；信息化建設(shè)；信息技術(shù)；檔案管理

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.022

交通檔案作為交通事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工程，在國(guó)家信息資源中占據(jù)了重要的地位。目前，如何最大限度地發(fā)揮交通檔案的作用，推動(dòng)交通事業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定和快速的發(fā)展，是交通事業(yè)發(fā)展過程中的一個(gè)嶄新課題。因此，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，就交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性和實(shí)現(xiàn)交通檔案管理信息化建設(shè)的思路進(jìn)行了如下分析和探討。

1 交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 可滿足時(shí)代發(fā)展的需求

在信息技術(shù)逐漸普及的新時(shí)期，要想使交通事業(yè)工作更好地服務(wù)于人民，就必須對(duì)交通檔案管理工作進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)交通檔案管理的信息化建設(shè)。只有在交通檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，才能有效提高交通事業(yè)的工作效率，促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提高。在交通檔案管理的過程中使用信息化技術(shù)，能保證在檔案的歸檔中不出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，從而有效減少與檔案相關(guān)的信息加工費(fèi)用，促使整個(gè)檔案管理工作更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

1.2 可有效改變檔案管理的方式

在交通檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，可在很大程度上對(duì)檔案管理的歸檔材料進(jìn)行有效控制和管理。公路工程檔案是交通事業(yè)檔案中的組成部分，由于其過于復(fù)雜，在工程檔案的歸納和形成中需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，并需要工作者投入大量的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行整理。因此，為了保證公路工程檔案在各個(gè)階段的資料都能完整無缺，對(duì)公路工程檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是非常必要的。它能通過計(jì)算機(jī)的前端控制保證這些工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的妥善管理，并能節(jié)省人力、物力、財(cái)力，將其投入到交通事業(yè)建設(shè)的其他方面，促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。

1.3 可促進(jìn)檔案服務(wù)向?qū)I(yè)化發(fā)展

在以往的檔案管理工作中，檔案的載體多為紙質(zhì)材料，導(dǎo)致查看檔案資料時(shí)需要前往檔案管理部門借閱，且在借閱過程中要根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，在一定期限內(nèi)完好無損地歸還資料，這就給借閱者和檔案管理部門帶來了諸多不便。信息化檔案管理不僅能在很大程度上避免因檔案要按時(shí)歸而帶來的各種不便，還能保證檔案在借閱時(shí)不被損壞。同時(shí)，當(dāng)借閱者需要查閱資料時(shí)，可隨時(shí)隨地在相關(guān)網(wǎng)站上查詢，解決了紙質(zhì)檔案在借閱時(shí)存在的空間差和地域差的問題，有效實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息管理與實(shí)體管理之間的分離，降低了檔案管理工作人員的工作難度。

2 交通檔案管理信息化建設(shè)的思路

2.1 改變工作理念，提高信息化意識(shí)

在交通檔案管理信息化的建設(shè)中，要面向市場(chǎng)，在建立檔案信息資源時(shí)善于開發(fā)和利用工作領(lǐng)導(dǎo)體系，并對(duì)交通事業(yè)部門的各機(jī)構(gòu)和人員的具體職責(zé)進(jìn)行明確，將工作落實(shí)到實(shí)處，以促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，工作人員在對(duì)交通檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)，需要更新自身的各種理念，擺脫傳統(tǒng)工作觀念中的不利因素，促進(jìn)信息資源共享觀念的確立，樹立全局觀念，強(qiáng)化信息化意識(shí)，從而加快交通檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案管理信息化工作的順利開展。

2.2 促進(jìn)管理工作規(guī)范化

在交通檔案管理工作中，建立交通檔案綜合管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的有效手段。目前，交通檔案在社會(huì)發(fā)展中的作用日益明顯，其與公路工程建設(shè)和企業(yè)發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系，可為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供諸多的社會(huì)服務(wù)。在檔案管理工作中，信息化可使檔案管理部門從提供信息向選擇信息轉(zhuǎn)變，工作人員從大量的檔案資料中選擇具有結(jié)論性和規(guī)律性的數(shù)據(jù)，從而形成科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理和完善的綜合體，這有利于查閱者的查閱和查閱知識(shí)的完整，且在交通系統(tǒng)各部門建立統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使其之間相互合作、相互監(jiān)督，并根據(jù)不同的類別確定不同的檔案庫(kù)，最終將檔案資料統(tǒng)一納入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，從而推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.3 強(qiáng)化信息化工作

要想加強(qiáng)交通檔案管理的信息化建設(shè)工作，就需要從以下3方面入手：①建立健全檔案管理制度。健全、完善的檔案管理制度的確立，能有效明確各個(gè)工作人員的職權(quán)和職責(zé)，促使檔案管理工作的高效完成。通過對(duì)檔案管理制度的建立，還能對(duì)檔案管理的一些事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)定，比如檔案資料的整理、歸檔、保存和保密等要求。②提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。在交通檔案管理部門，工作人員大多為兼職人員，其綜合素質(zhì)和工作能力并不高。因此，在檔案管理的信息化建設(shè)中，需招聘專職人才進(jìn)行交通檔案的信息管理，并按期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的工作能力和素質(zhì)。③及時(shí)配備檔案管理信息化所必須的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等，這些設(shè)備在檔案管理信息化建設(shè)中是不可或缺的。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的今天，信息技術(shù)改變了人們對(duì)時(shí)間和空間的概念，改變了人們的思維方式。目前，在交通檔案管理工作中實(shí)行信息化建設(shè)，改變了以往對(duì)檔案資料的管理辦法和查閱方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的最大化利用，并為檔案管理工作者的工作提供了許多方便。因此，交通檔案管理的信息化建設(shè)不僅是促進(jìn)交通事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，還在改善交通運(yùn)輸狀況、為工作人員提供便利條件等方面發(fā)揮了重要作用。

參考文獻(xiàn)

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[2]姚小芳.試論交通檔案管理信息化建設(shè)[J].才智，2014（06）.

〔編輯：張思楠〕