高校檔案分類歸檔工作探析

賀莉++程依萍

摘 要：科學規范的檔案管理是高校穩步發展的前提，做好檔案管理工作，應建立健全的管理體制，開創優秀的檔案管理，是提升高校的管理水平。實現檔案的規范化歸檔，是檔案利用的基礎，是促進經濟社會的全面發展，提升高校在競爭中的地位。

關鍵詞：檔案管理；高校檔案；歸檔；利用

一、問題提出

檔案是最早產生的文獻之一，是現代社會信息的重要門類。高校檔案是學校發展的重要組成部分，是學校發展的一部分，又要與學校發展共進，同時在學校發展中發揮獨特的作用。它由具有保存價值的各種文字，圖表，聲像等構成，因此作好檔案管理工作，是檔案利用的前提。檔案實體管理分為收集、整理、保管、統計等工作環節，隨著檔案的信息化發展，很多傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案替代。檔案機構在收集檔案之后，須對檔案進行詳細的整理， 對檔案信息進行有效的整合， 并采取多元化的利用方式，為社會提供良好的實踐服務，因此檔案的收集及立卷就成了一項非常重要的工作。

二、高校檔案分類具體工作

檔案工作由校長領導，納入高校整體規劃，建立健全的檔案機構、檔案庫房，由高校各部門選出兼職檔案員，每年由兼職檔案員整理移交給檔案機構的檔案工作者，并立卷入庫。

高校檔案主要分為五大類：學生成績、論文、名冊等為教學類；學校行政、黨群部門產生的文件、會議紀要歸為黨政類；財會檔案、學校申請的科研項目及基建部門的相關資料；學校派遣相關人員出席的國際會議，考察、講學，聘請的境外專家、中外合作辦學，港澳臺專家、學生等材料歸為外事類；其次為出版及聲像類。下面，分別對各類檔案的歸檔進行詳細探討。

（一）教學檔案

教學工作是學校工作的重心，它擔任著重要角色，教學檔案是反映教師和學生教學的情況及對學術成果的肯定，具有一定的保存價值。由于過去學校對檔案的不重視，使得學生成績混亂、缺失等不規范化的歸檔，給檔案的利用帶來了極為不便，也給學校及學生造成了負面影響。隨著檔案知識的普及，高校各部門對檔案工作逐漸重視，通過檔案管理工作者對各學院的指導及協助，教學檔案形成了一套規范化的歸檔流程。各學院每年對學生成績按班歸至檔案館，學位論文以學院為單位進行歸檔，最后由檔案工作者對成績進行編目、裝盒、輸機；學位論文則實行一人一盒制。在利用教學檔案時，直接在檔案管理系統里輸入相應的信息，查詢到檔號，取出檔案，從而提高了檔案利用的效率。

（二）黨政檔案

黨群行政檔案包括學校各行政單位每年產生的文件，是評價黨群、行政工作和檔案工作的依據。黨政檔案包括人事處的聘用合同，審計處審計資料，黨政機關形成的文件，會議材料，政府部門頒發的文件、法律法規以及一些有參考價值的文件。具有永久和長期保存價值的文件材料必須準確、簽章手續完整，發現問題及時補救。

黨政檔案的文件資料為原始件，按時間順序排列。批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；結論在前，依據在后的歸檔原則。

（三）基建、科研、財會檔案

基建檔案是高校校園中各種建筑物，地上、地下管線等基本建設工程的規劃、施工等活動的記錄，是評估基建工作和檔案工作的依據，是反映項目建設的全過程。包括基建文件、施工技術文件，施工合同、設計圖紙、投標文件等。基建檔案按項目組卷，剔除重份，圖紙采用“手風琴”式折疊。

科研檔案是反映高校科研成果的依據，包括科研管理、科研準備、申報獎勵等文件。與國內外合作的研究課題，經學校批準申報所獲得的各項成果，均應由兼職檔案員整理移交給檔案工作者。

財會檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等材料，是記錄學校經濟業務的史料。由專人按照財會檔案移交清冊所列的內容逐項交接，并簽名蓋章，任何人都不得私自拆封或抽換。最后檔案工作者對財會檔案的保管期限定期對舊的財會檔案進行專業銷毀，銷毀單位出具銷毀憑證。

（四）外事檔案

外事檔案是學校對外合作的橋梁，它由出國、出境資料，專家聘用合同，學術交流涉外教育等材料組成。高校外事檔案能真實反映學校對外合作與交流的全過程，是支撐本科教學水平提高的依據。在歸檔過程中需去粗取精，概括整理出高層次的檔案信息，分類整理、裝盒，對同一性質的檔案進行文摘匯編，以便于不同的利用。外事檔案的查閱須由單位開介紹信，持本人身份證，登記后方可允許閱看。

（五）出版、聲像檔案

由學校自行編輯出版的學報、學術刊物以及出版的樣書、審稿單交由檔案工作者統一編制目錄，對于出版合同、原稿則由部門建立出版社檔案分室，高校檔案館指導協助。

聲像檔案是指被計算機識別，按一定格式存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，如照片、視頻等。電子檔案能節約能源，節約檔案占用空間，易于管理，不易丟失，可以提高工作效率。隨著檔案信息的網絡服務，電子檔案已成為高校檔案歸檔的趨勢。因此聲像檔案應選擇聲音、圖像清晰、完整，體現主題內容等因素的材料，按載體類別、年度、保管實體順序編號，打印或粘貼實體說明標簽、檔案目錄、保管期限、制作單位及時間。

三、結語

高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構，因此做好檔案的歸檔是檔案利用的支柱。檔案開發利用已經成為了不可缺失的信息資源，加強檔案的開發利用，實現資源共享。檔案工作者需指導各部門形成一個規范的歸檔流程，在立卷中，編制好目錄、檔號、備考表等，這將有利于檔案的高效利用。同時，應加強檔案的數字化建設，將重要的紙質檔案制作成電子檔案，方便查詢，為紙質檔案的不確定因素提供了備份。在人才資源開發上，成立熟悉檔案業務及計算機操作的復合型人才，加強檔案工作的指導、監督工作。各級領導對檔案工作的重視，使高校得以穩定、健康的發展。

參考文獻：

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