淺析如何加強檔案管理信息化服務就業工作

張威

吉林省白城市勞動人事爭議仲裁院

淺析如何加強檔案管理信息化服務就業工作

張威

吉林省白城市勞動人事爭議仲裁院

就業服務局工作職責是提供城鄉勞動力轉移就業、企業人員退休檔案管理、下崗失業人員失業證發放具體就業工作等，面對現在就業形式日趨加重，就業服務局就強化信息化檔案管理工作更好的服務于當前勞動服務就業呢？在分析此問題之前我們先要明確檔案信息管理的定義和檔案信息管理作用性的問題。

檔案信息化；管理；作用；對策

就業服務局主要業務人力資源市場開發利用、城鎮勞動力安置就業、企業職工人員檔案保存、外來流動人口就業的具體服務工作等，面對當今社會多變就業形式，就業服務局能怎么樣科學歸化檔案信息化工作更好的對勞動就業有所幫助呢？在分析此問題之前首先要知道檔案信息管理的含義和檔案信息管理作用性的問題。

一、檔案信息化管理的解釋

檔案信息化管理工作是指以現代化的科學理念和方式管理職工檔案，為各階層各項事業服務的工作。它的基本內容包括：檔案的宣傳與收留、整理、保存、檢索與統計、研究與編輯、利用和服務。

二、就業局檔案信息化管理的重要性

一是加強了《就業失業登記證》網絡化管理。職工檔案證件可以通過計算機搜索直接查詢，避免了查詢證件的盲目性。

二是基層平臺建設情況得到加強。全市所有街道、鄉鎮、社區都按照“十個一”建設標準以及“七個規范化”要求建立了勞動保障服務所（站），實現了計算機網絡平臺的聯網。

三是職工檔案信息化聯網，通過信息檢索能夠快速檢索出職工個人基本信息。節省了工作人員的時間、同時也避免了工作上的失誤。

四是通過檔案信息化管理，避免了檔案丟失了帶來的諸多不便，為職工提供了方便條件。

三、做好檔案信息管理對勞動者就業工作的下一步打算

（一）運用先行的計算機技術，加強人社部門就業檔案工作管理

1、人社部門需要通過網絡信息化平臺，建立以大學生畢業檔案存放、民間勞動組織、職工檔案管理、勞動合同備案、工傷病退認定備案等為主要形式的數據庫檔案，實現職工檔案信息一體化管理服務，加快網絡檔案管理，加強服務于人力資源和社會保障工作。成立需要就業人員實名登記、失業登記與就業服務有機銜接的工作程序，切實做好待就業人員和下崗失業人員登記和檔案管理，為進一步宣傳就業和再就業政策、指導等待就業人員和再就業群體人員就業和自謀工作人員提供服務對象人員的細化和信息有效。人社部門管理檔案者要根據等待就業人員和下崗失業再就業人員檔案中記載的個人基本情況以及與招聘崗位相關直接的專業技能、工作簡歷、求職去向、求職需求等為他們提供合適的招聘崗位，這包括用人單位的基本資料、用工人數多少、招錄條件、工資待遇、是否有“五險一金”等，向用人單位提供能勝任此項工作要求的求職人員的相關基本信息。總之，通過現代化手段提供檔案材料服務信息，開寬信息供求渠道來源，促進就業工作進一步發展。

2、就業服務部門管理檔案者要加大文卷改革力度，應依照檔案管理規范化的要求進行計算機整理錄入，編入檔案管理號，切實加強文件檔案的歸檔率和歸檔質量，努力建設人社部門檔案信息庫，進一步實現管理檔案工作現代化、整理標準化、排列規范化。同時加強與其它機構和部門的聯系，加強聯系與協調，同時合同為廣大勞動者就業者服務。

3、成立由上到下的幾級網絡信息工作模式管理。就業服務部門在成立“勞動者自謀職業、市場協調就業、政府加大就業”的就業創造過程中，調動各級單位的工作積極性，與檔案部門真心合作，成立由各級人社部門，一級一級負責制，多級網絡信息管理工作模式。各級網絡主管工作部門都要利用網絡做好檔案歸案工作，加強計算機檔案管理，并根據材料檔案信息的變化，不定期匯總信息專題，為領導在人社部門方面的決策提供依據。

4.利用網絡平臺建設把就業服務部門的各科室緊密聯系起來，做到老百姓的事有求必應，對老百姓自己檔案提出的合理要求，通過計算機快速檢索，準確無誤的給老百姓以合理解釋。

（二）利用勞動者提供就業檔案資料，提供優質、高效的就業工作

1、就業服務部門對人社部門政策及法律法規進行政策宣傳時可利用各類人社部門檔案材料，先進的互聯網技術,印刷多種多樣的宣傳品，成立宣傳廊，通過各種途徑向百姓宣傳各科室就業和社會保障政策。通過對勞動關系、就業促進、事業單位錄用、勞務輸出、勞動人事仲裁等相關內容的介紹，使廣大勞動就業者了解與切身利益息息相關的人力資源相關政策法規。充分利用就業者個人檔案信息，更好的保護用工者合法權益，規范好人力資源市場建設，和諧勞動關系建立有利于服務困難人員再就業、畢業生再就業。

2、就業服務局窗口服務對象是基層老百姓，涉及到老百姓切身利益的事情，因此作為檔案管理者更應該系統的對企業人員檔案進行分類，歸檔，建立檔案庫房，專人負責管理，利用計算機系統檢索，準確檢索出即將退休人員的檔案年份日期，對企業人員繳費年限通過登記備案能夠快速檢索出下崗時間、是否繳納社保、是否已經就業。

（三）突出四大特點，加大檔案宣傳力度

1、政策宣傳具有廣泛性。積極擴大檔案宣傳渠道，豐富檔案宣傳內容，創新檔案宣傳形式，增強檔案宣傳效果。利用發放《勞動合同法》、《就業促進法》、《檔案法》等宣傳手冊和現場解答等形式做到就業政策、檔案查詢婦孺皆知。

2、崗位信息具有指導性。按照省里加大就地就近轉移工作力度的要求，我市圍繞縣域工業園區、鄉鎮企業和新上建設項目，為有招聘用人需求的企業免費提供場地、發布用工信息和用工推薦宣傳等服務。使其與周邊鄉鎮村務工人員無縫對接，促使企業更多吸納當地農村勞動者。

3、職業介紹具有針對性。通過前期的細致調研，了解農民工實際的崗位需求，積極聯系用人單位落實開發就業崗位，研究符合農民工的檔案，努力提高就業對接成功率，使農民工、高校畢業生、城鎮就業困難人員迅速實現就業。

4、公共服務具有連續性。充分發揮公共就業服務網絡信息平臺機構的主導作用，力求把培訓、就業、維權、檔案作為當前就業服務的主要任務，形成三位一體的工作模式，并將按照此工作模式努力工作，積極搞好有組織的勞務輸出，把農村勞動力轉移就業工作推向新高度。