新媒體技術(shù)背景下如何做好電子檔案管理工作

畢大鵬

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校校長辦公室，河南南陽　473000

新媒體技術(shù)背景下如何做好電子檔案管理工作

畢大鵬

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校校長辦公室，河南南陽473000

摘要新媒體技術(shù)的進(jìn)步使得檔案管理工作較以往有了很大的變化，電子文件作為當(dāng)前主流的檔案管理對(duì)象，特別是檔案信息化進(jìn)程的加快，已經(jīng)逐漸改變了以往單一的書籍管理模式，向更加全面、更加細(xì)致的方向發(fā)展。本文首先分析了目前學(xué)校新媒體技術(shù)背景下電子檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題，進(jìn)而探討了如何充分利用新媒體技術(shù)做好電子檔案管理工作。

關(guān)鍵詞新媒體技術(shù)；電子檔案管理；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)G2

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A

文章編號(hào)2096-0360（2015）12-0031-01

作者簡介：畢大鵬，工作單位為南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校。

良好的檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)工作高效開展的重要前提和保障，而在新媒體環(huán)境下，隨著管理工作信息化的進(jìn)一步發(fā)展，學(xué)校的電子檔案管理工作也應(yīng)該受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教師的重視。電子檔案主要是指以計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤為載體進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案資料，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比具有保存方便、時(shí)效性強(qiáng)、使用方便等特點(diǎn)，還能最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中的不足。信息時(shí)代的到來給學(xué)校的電子檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，下面就對(duì)新媒體技術(shù)下如何做好電子檔案工作進(jìn)行了探討。

1　新媒體技術(shù)背景下電子檔案工作現(xiàn)狀及存在的問題

1.1電子檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

電子檔案管理工作不僅需要相關(guān)工作人員具備必要的、基礎(chǔ)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要滿足現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求，具備電子檔案管理信息化操作技能。然而，由于我國學(xué)校的電子檔案管理工作發(fā)展時(shí)間還不夠長，因此，相關(guān)工作人員往往只具備傳統(tǒng)檔案管理工作要求的能力和素質(zhì)，缺乏較強(qiáng)的責(zé)任心和進(jìn)取心，對(duì)電子檔案管理所必須的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、先進(jìn)的檔案管理觀念和手段掌握的都不夠扎實(shí)，因而也就不能適應(yīng)學(xué)校電子檔案管理的需要，所以適應(yīng)新媒介環(huán)境和受眾的接收習(xí)慣和感受，實(shí)現(xiàn)檔案模式、路徑的創(chuàng)新，已經(jīng)迫在眉睫。

1.2新媒體技術(shù)背景下，不斷對(duì)電子檔案管理提出新的挑戰(zhàn)

電子檔案由于其存儲(chǔ)載體的特殊性，再加上部分電子檔案是聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)的，導(dǎo)致檔案在傳遞、查閱、使用的過程中極易受不法分子的危害。另外，由于我國電子檔案發(fā)展時(shí)間不長，相關(guān)技術(shù)還不夠完善，電子檔案的安全性不能得到百分之百的保證，一旦受到黑客、計(jì)算機(jī)病毒等的攻擊，很可能會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息的泄露，危害學(xué)校各項(xiàng)信息的安全，甚至給相關(guān)利益人員帶來嚴(yán)重的損失。

2　運(yùn)用新媒體技術(shù)做好電子檔案管理工作的對(duì)策

2.1適應(yīng)新媒體傳播技術(shù)的發(fā)展，做好電子檔案的安全性保護(hù)工作

電子檔案管理工作的一個(gè)重要任務(wù)就是保證檔案的安全性。針對(duì)學(xué)校電子檔案安全性缺乏保證的問題，學(xué)校檔案部門及技術(shù)部門要加強(qiáng)電子檔案的安全維護(hù)工作。首先，要為電子檔案的保存營造一個(gè)良好的環(huán)境，對(duì)于以光盤、磁盤等為介質(zhì)保存的檔案，要放在專門的檔案室，保證檔案室溫度、濕度等因素的適中，做好防塵、避光、防變形等工作，從而保障電子檔案的安全性。其次，電子檔案都是以數(shù)碼的形式存儲(chǔ)的，因此除了要做好其存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)之外，還要對(duì)其數(shù)碼所依賴的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等進(jìn)行加以保存，防止電子檔案由于數(shù)據(jù)混亂等問題而不能讀取。另外，為了保證電子檔案的安全性，學(xué)校的檔案部門和技術(shù)部門要定期對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)測(cè)和維護(hù)，并進(jìn)行復(fù)制和多介質(zhì)存儲(chǔ)，保證其不會(huì)因受潮、磁場(chǎng)等因素的影響而失效。

2.2充分將新媒體技術(shù)特征之——數(shù)字化，應(yīng)用到檔案的管理中，完善電子檔案管理體系

數(shù)字技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的相結(jié)合，創(chuàng)造了新的傳播方式，擴(kuò)大了人們的視野，同時(shí)也豐富了人們

的需求，這一點(diǎn)在檔案領(lǐng)域也得到了很好的利用，需求者并非一定要到檔案館才能得到所需的檔案資料，檔案利用的便捷，不僅很好的激發(fā)了人們對(duì)檔案利用的需求，也使檔案利用更加的多元化，對(duì)于高校來說，完善的管理制度是做好電子檔案管理工作的重要保證，在這方面，學(xué)校檔案部門首先要根據(jù)實(shí)際情況建立完善的電子檔案管理制度，其次，學(xué)校還要建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和真實(shí)性，方便學(xué)校師生查閱和使用電子檔案，從而最大限度的實(shí)現(xiàn)電子檔案的價(jià)值。由此可見，在新媒體技術(shù)的背景下，電子檔案的利用將逐漸變化為一種常用的操作模式。

2.3新媒體技術(shù)要求必須加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理的重要內(nèi)容，因此我們必須做好點(diǎn)子檔案的收集、整理和歸檔工作，建立符合學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況的電子檔案數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效、科學(xué)利用，同時(shí)還可以節(jié)約大量的人力、物力、和時(shí)間，避免未來查找檔案的繁雜工作量。另外，從某種意義上來說，電子檔案管理也是檔案信息化建設(shè)和管理的重要組成部分，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)也是促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化的重要途徑，方便檔案信息的傳遞和使用。

3　結(jié)束語

新媒體的技術(shù)背景下，不斷的對(duì)高校電子檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，所以檔案部門除了要做好電子檔案的安全管理工作，還要完善相關(guān)管理制度的建設(shè)；加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使其更好的使用新媒體技術(shù)下電子檔案管理工作，只要不斷的總結(jié)方式方法，必定能使新媒體技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮不可替代的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]劉曉君.新形勢(shì)下如何做好電子檔案管理[J].中國管理信息化，2015（19）：195-197.

[2]劉星.談如何做好電子檔案管理工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2014 （02）：36.