淺述檔案信息資源的開發與利用

田麗麗

摘要：隨著市場經濟的發展，信息已成為當今社會重要資源，知識密集型的綜合技術依賴于信息，信息在社會中的重要地位越來越被人們所認識。如何更好的利用檔案信息資源已成為當前主要問題，現就相關問題進行論述。

關鍵詞：檔案信息資源；開發利用；原則；途徑

隨著市場經濟的發展，信息已成為當今社會重要資源，知識密集型的綜合技術依賴于信息，信息在社會中的重要地位越來越被人們所認識。如何更好的利用檔案信息資源已成為當前主要問題，現就相關問題進行論述。

一、檔案信息開發與利用的必要性

檔案信息是寶貴的資源，是當代科學技術信息、材料、能量三大支柱之一。是社會主義現代化建設中不可再生的潛在資源，搞好社會主義現代化建設，不僅需要先進的科學技術、現代化設備和豐富的能源，而且需要信息資源。

目前，我國正處在全面進行社會主義現代化建設，深化改革的新時期，檔案信息的獲取，傳遞和利用，已經越來越成為關鍵性的因素之一。檔案信息是決策的依據，正確的決策來源于正確的判斷，而正確的判斷又來源于準確的信息；反之，如果信息不靈，就會造成嚴重的損失。所以沒有信息，就沒有正確的決策。

檔案記載著各個時期單位工作的歷史經驗教訓和成就，同時也反映了不同時期所存在的問題，同其它要素一樣，它也是—種生產力。在深化改革的今天，如何才能使這部分生產力變為有價值在檔案信息，為領導決策，為當前經濟建設服務呢？筆者認為不論哪級政府，哪個部門在每考慮一項新的工作時，在制定決策前，必須具備兩條信息：一是要有決策的工作經驗，二是要有決策的技術信息。而強化檔案信息的意義就在于客觀的認識事物的規律、發揮其價值作用，這種價值就是技術水平、社會需求以及歷史作用所決定的。把潛藏在檔案中的價值的檔案信息發掘出來，加以篩選，并在實際工作中加以運用，使之轉化為直接的生產力。

二、檔案信息開發與利用的原則

檔案信息開發利用是一項科學性很強的工作，應根據實際情況做好這項工作。要堅持檔案信息開發利用的原則性，即“針對性、適應性。客觀性、適時性”。

針對性就是要求檔案信息開發利用工作，要圍繞本單位的中心工作，針對生產經營和技術活動中的主要任務及關鍵性問題.適應性就是要求為本單位提供和選擇最有價值的檔案信息，提供的檔案信息切實可靠，適應性強.客觀就是要求要嚴格依據檔案材料中所記載的事實數據和在生產、經營、科研等各項活動中形成的原始材料，不得隨意變動，所提供的檔案信息真實的反映歷史面貌。適時性就是要求檔案信息傳遞要及時。

三、檔案信息開展與利用的途徑

搞好檔案的信息開發工作，必須加強調查研究和報道工作，做好檔案的超前服務，跟蹤服務和主動服務。調查研究就是要深入的調查了解檔案需求人員對檔案信息的需要是什么，他們在利用檔案過程中有什么建議要求及存在的困難等，根據實際情況，有的放矢地制定計劃，開展利用開發工作，充分發揮檔案信息的作用。加強宣傳報道工作是檔案信息開發利用工作的主要方法，因為檔案部門存有什么檔案，利用價值如何，使用者不清楚的，這就需要檔案工作者主動宣傳介紹所存檔案的內容和利用價值。工作方法有編制檔案專題目錄、主要文件目錄、案卷目錄匯編等等，還可以編制檔案室簡介、全宗介紹、專題介紹。但要根據國家和企事業的有關保密規定去做，堅持內外有別的原則。檔案工作者必須在自己的工作中，去努力開發檔案成果，實現檔案的自身價值，發揮檔案的憑證作用，用事實爭得各級領導和同志們的肯定，承認與支持。

檔案的開發利用是檔案工作的出發點和立足點，搞好主動服務，又是搞好檔案工作的重點和難點。首先，要求檔案工作人員了解室藏檔案內容，這是做好主動服務的基礎。為了及時、準確、快速地提供服務，要是編制各種檢索工具.如：“案卷目錄”、“卷內目錄”、“重要文件目錄”、“檔案分類卡片”等。充分利用微機存儲，加工、傳遞的作用，多方位地揭示檔案信息內容，只有這樣，才能搞好主動服務、才能準確，及時、快速傳遞信息。

建立信息傳遞網絡，把檔案信息資源開發與業務工作有機結合；發揮網絡職能結合，信息廣的優勢，及時與基層單位及業務部門取得聯系，建立本系統及所屬基層單位檔案信息網絡，提高檔案開發利用率。

同時要加強信息反饋.檔案信息是可以再利用的資源，再利用的次數多，說明它的價值大.因此，檔案人員對檔案信息的利用情況應進行隨訪，了解利用情況，征求利用者的意見，利用者應及時反饋利用效果，從而促進檔案業務基礎工作的完善，提高檔案利用率，以充分發揮檔案的作用。

四、檔案信息開發與利用的種類

檔案部門應根據本單位的實際情況，分析研究本部門檔案信息開發利用的規律和需求的類型，從大體上看基本可分為三種類型：

一種是，經營決策方向的信息：分外部和內部信息。外部信息包括國內外市場信息，國內外同行業科技信息、政策信息等。內部信息包括生產信息、計劃信息、管理信息、行政信息、產品信息、技改信息等。

其次是，企業管理方面信息，財務管理信息，基本建設信息。各種計劃，規劃、標準化信息，人才培養與使用信息。

第三是，科研活動中信息，科技發展信息，技術經濟信息等.因此，要求檔案部門要有強烈的服務意識和創新意識，改變檔案部門的傳統管理方法.檔案的信息開發利用，使檔案部門逐步走向規范化、標準化，科學化的現代化管理轉變。要求檔案人員必須努力學習先進的科學管理方法，掌握現代化的科學知識的人才。

檔案信息開發利用，主要體現在檔案信息開發利用參考資料的編研成果上，首先是根據檔案的內容進行深入系統的研究，然后對檔案材料進行編纂和精選加工，要注重編纂的質量，為廣大利用者提供比較集中、系統的、可靠的各種檔案資料的匯編和參考資料。

五、注重檔案信息的編研

檔案信息編研工作是開發檔案信息資源的重要手段，檔案信息編研工作的好壞，充分顯示了檔案的價值.這是檔案提供服務，開拓利用的最有效的方式，這是企業進行決策研究和科技開發活動的重要組成部分，這是企業檔案管理水平的一個具體體現。

檔案信息工作將具有普遍利用價值的檔案資料匯編成冊提供利用，這是檔案信息編研的過程。它側重于編，它是將對檔案材料的分析研究將屬于同一類型、同一問題的檔案材料歸納、概括，評價匯編成冊。檔案信息編研工作將檔案編研的內容，通過討論和探討得出一定的觀點和結論，它將對匯編出的同一類型，同一問題的信息進行反復篩選。通過對檔案材料的統計、分析、對比、推理、判斷。綜合等邏輯思維過程，來了解現狀、預測未來發展趨勢，產生新的觀點和新的發現。

綜上所述，檔案信息的開發和利用既是檔案工作的最終目的。也是檔案工作賴以生存的前提條件。因此，積極開發檔案信息資源，為國民經濟和社會發展建設服務就成為我們各級檔案管理部門和從業人員的重要職責，而提供利用這一環節正是檔案發揮作用。為企業服務的直接具體體現，所以檔案信息的開發利用工作是推動整個檔案工作向前發展的最有生命力的因素。做好檔案信息的開發利用工作，對于充分發揮檔案作用，實現經濟效益和社會效益都具有非常重要的意義。