高校成人教育檔案管理創新與研究

文/李亞林

高等院校在全日制教育的同時，還肩負著成人教育的責任，從而產生相關的檔案材料，包括學生登記表、成績卡、學籍卡、獎懲材料、畢業生登記名冊等。高校成人教育檔案是學校教育學生的真實記錄，記錄著每個學生在校期間的經歷，是社會選拔、任用人才的依據。成人教育檔案管理，直接影響高校的辦學質量，關系到成人教育辦學的規范化，高校要創新與研究新的管理模式，切實做好成人教育檔案管理工作，提高高校的辦學效益。

一、成人教育檔案管理中存在的缺憾和不足

成人教育檔案管理具有廣泛性、多樣性和變化性特點。高校成人教育類型多，如自學考試、成人脫產等，成人教育的檔案內容，包括教學標準、教學計劃、課程設置、學生學籍、教務考核等。與普通高校教育相比，成人教育的教學任務和教學環節更具有綜合化和多樣化，成人教育的學員都是成年人，學習時間和精力有限，常常出現延長學習時間、中途轉學退學情況，檔案內容多變。成人教育檔案管理中存在一些問題，首先，人們對檔案資源的開發、利用，檔案管理工作的性質、任務、經濟效益缺乏認識，管理人員對檔案工作認識淡薄，具體工作過程中，出現很多問題，如資料內容不完整，鑒定沒有針對性;存檔程序不規范，出現改動，直接影響檔案的真實性。其次，檔案管理制度不完善。因為檔案管理的規章制度不完善，導致高校成人教育的檔案材料在學籍管理、教學、教務和學生工作等多個部門，很多高校成立了成人教育學院，成人教育工作自成系統，但沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作被忽視，使得材料的分散性問題更加突出。導致檔案管理工作不規范，有些材料沒有及時上交，管理人員的檔案心理沒有定數，出現各種失誤，如，遺漏蓋章、簽名、填表時間不是統一的規定日期等，直接影響了對學生情況的記錄。再次，檔案材料不及時收集，且分散不集中。高校成人教育的檔案材料沒有專門的管理人員進行檔案管理，相對比較分散，有些成人教育的檔案在學生已經畢業之后仍處于被利用狀態，檔案材料收集、歸檔、立卷不及時，致使檔案材料損失。檔案管理人員缺乏現代化管理理念，因為成人教育檔案較為復雜，檔案來源、形式、內容多樣，隨著辦學形式的多樣化，招生規模不斷擴大，增加了檔案管理的難度，只有提高檔案管理工作的現代化水平，才能適應成人教育發展的形勢，使用信息化管理手段，許多高校缺乏現代化的檔案管理，仍采用傳統的手工操作方式。

二、高校成人教育檔案管理的創新

1、提高對成人教育檔案管理的意識

檔案管理工作就是科學地管理檔案，開發檔案信息資源，記錄檔案信息。隨著經濟的發展，檔案管理工作由紙質檔案管理向網絡化管理方向發展，傳統的檔案管理模式已不能適應新形勢的發展要求。做好檔案管理工作，解放思想，樹立新的觀念，創新服務方法，拓展服務領域，實現檔案工作的可持續發展。高校成人教育檔案是對成人教育的真實記錄，成人教育檔案工作是衡量一所高校管理水平的標志，是高校管理的一項基礎性工作和不可缺少的環節，具有重要作用，利于科學管理學校、維護學校權益，推動教育改革，提高教育教學質量，開展教學研究、展示學校業績。高校成人教育檔案管理要認識到檔案是一種不可缺少的教育資源。加強成人教育檔案管理，積累成人教育資源，為提高辦學質量打下基礎。教育資源包括，教育思想、教學管理、教學質量、師資隊伍、教學設備、教材與教具等。這些教育資源都可以由檔案完整地記錄下來，也成為一種教育資源。對成人教育來說，為社會培養了多少合格人才，提供了何種人力支持，需要檔案資料的記錄，提高檔案管理者對成人檔案工作的認識，順應成人教育的發展規律，增強責任感，完善服務功能，是做好檔案工作的基礎。

2、實現檔案管理的信息化服務

高校成人教育檔案利用率不高，一些檔案資料束之高閣。創新檔案管理，做到物盡其用，全方位綜合利用檔案資源，最大限度地發揮檔案的價值。高校成人教育檔案管理要以電子科技為依托，改革創新檔案管理服務模式，從社會需要的角度出發，開展多種服務方式，實現高校成人教育檔案信息的資源共享。檔案匯集著大量的最原始、最可靠的信息，開發利用檔案信息資源，推進經濟發展和社會建設。

建立檔案管理的信息化服務體系，根據檔案信息服務社會化、市場化的要求，提高檔案信息的服務水平，提高傳遞能力，滿足用戶不斷增長的服務需求。隨著教育的改革，高校成人教育檔案工作要從收集、整理、保管為主轉向以開發、利用、服務為主，充分發揮檔案材料的價值，提高檔案的利用率。加強硬件建設，實現成人教育檔案管理的信息化。高校成人教育檔案大容量、復雜繁瑣，必須用現代化的信息技術手段，使計算機進入檔案工作領域，以網絡為中心，存儲、傳遞檔案信息，實現高校成人教育檔案網上資源共享。信息化的管理能夠準確地查找到所需要的有關檔案資料，及時、省時，更好地為高校成人教育的工作服務，利用教育網絡技術，實現高校成人教育檔案管理科學化和規范化。借助遠程教育網絡平臺，收集教育信息，并存入檔案庫，提高成人教育檔案的利用率，為成人教育工作服務。檔案館內部建立局域網，為用戶提供便捷的服務，實現檔案信息的網上檢索。建立電子文件自動上傳的工作容器，將收集的材料，在檔案館的服務器上歸檔，實現電子文件的自動上傳。開展在線服務，通過網絡準確及時地獲得多種信息。

總之，高校成人教育檔案管理是衡量高校管理水平的標志，改變傳統的成人教育檔案管理模式，提高管理人員專業的素質，健全完善檔案管理制度，用信息技術做載體，實現檔案管理工作的科學化、規范化和快捷化。

［1］盧慧軍，淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用，寧波廣播電視大學學報，2010(3)

［2］顧丹，淺談高校成人教育的綜合檔案管理，繼續教育研究2004(1)