淺談信息化對檔案工作的影響

賈二中 秘文軍

社會文化的發(fā)展總是離不開檔案工作，檔案記載也是社會得以發(fā)展的必備條件，隨著社會的日新月異，檔案工作是隨著社會進(jìn)步而進(jìn)步，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，隨著社會科技的進(jìn)步，檔案管理工作也逐漸步入了現(xiàn)代化、信息化階段。對于這一變化，檔案工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代潮流，看清形勢，提升自身的文化修養(yǎng)、知識修養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，并且在實踐中不斷積累經(jīng)驗，逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理模式，最終才能在信息化浪潮沖擊下做好檔案管理工作。

一、信息化對檔案管理工作的影響

計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，使得信息變得多元化、世界化。世界各國之間、本國之間、行業(yè)之間的聯(lián)系變得越發(fā)緊密，整個社會的辦事效率也大大提高，這些都為檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化提供了前提條件，可以說檔案管理方式的轉(zhuǎn)變也是應(yīng)時而生、應(yīng)勢而生。所謂檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

就我國目前來講，現(xiàn)在已經(jīng)實現(xiàn)了從上到下、從機關(guān)到企業(yè)橫向和縱向的聯(lián)系，形成了計算機局域網(wǎng)，從某種程度上來說，檔案資源可以盡可能的擴(kuò)大，即使空間距離較遠(yuǎn)也能夠在極短的時間內(nèi)查到所需要的信息資料，使得檔案管理部門從封閉走向開放，大大提高了各個行業(yè)和部門之間檔案工作的效率，更好的服務(wù)于社會;但是從另一方面來講，信息檔案的安全性受到威脅，因為無論誰都可查檔案，無論誰都能從檔案中獲取、變造和編造原始信息，為了盡可能避免這類問題產(chǎn)生，加強資料的保密性，保留檔案資料的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，檔案管理部門也采取了一系列措施，這些措施也得益于互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的發(fā)展，例如為了保證檔案在傳輸和處理過程中不出現(xiàn)錯誤，我們設(shè)置了數(shù)字簽名、信息認(rèn)證以及身份驗證和加密保護(hù)（如指紋和語音識別技術(shù)等）等措施，另外，為了方便用戶正常和安全地查找資料，檔案管理部門還設(shè)定訪問限制級。檔案管理工作信息化具有安全性高、使用方便、成本低、網(wǎng)絡(luò)資源豐富等優(yōu)點，使得檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為社會的一種客觀需要和檔案管理融入社會的必然選擇。

二、信息化對檔案保管利用工作的影響

所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。縮微技術(shù)主要是通過照相方法，把文獻(xiàn)和資料的影象縮小記錄下來，然后把縮微資料及相應(yīng)的放大設(shè)備提供給用戶。隨著計算機的發(fā)展，尤其是計算機COM和CIM技術(shù)的出現(xiàn)，使存貯和傳遞信息的能力和效率大為提高。如果在檔案管理方面實行檔案信息數(shù)字化，就可通過計算機進(jìn)行智能化檢索，其具有檢索速度快、范圍廣的優(yōu)點，并且克服了紙質(zhì)檔案管理中的許多局限性，特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計算機的結(jié)合應(yīng)用，可以使更多的圖文資料生動形象地保存下來，并且由于其存儲密度較傳統(tǒng)的大許多，自然也增加了檔案信息的承載量，節(jié)省了空間。

信息化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)影響了整個社會工作方式的轉(zhuǎn)變，例如我們的文件傳輸方式已經(jīng)不僅僅局限于以紙質(zhì)為載體的方式，在可以使用電子方式的情況下，我們更側(cè)重于選擇電子傳輸?shù)姆绞剑瑹o紙化已經(jīng)逐漸成為一個趨勢。這種無紙化的發(fā)展優(yōu)勢逐漸瓦解了傳統(tǒng)紙質(zhì)為唯一方式的辦公模式，影響了社會的各個方面，當(dāng)然檔案管理工作也不例外地受到了巨大沖擊，同時也帶來了前所未有的變革，使得檔案管理工作也朝著無紙化方向發(fā)展。

不僅如此，檔案資源通過計算機實現(xiàn)共享即通過網(wǎng)絡(luò)虛擬化（網(wǎng)絡(luò)虛擬化是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中不再出現(xiàn)檔案實體，取而代之的是看不見摸不到的數(shù)字化的檔案信息資源）的方式共享，對于檔案的查詢工作大大提高了效率。與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同，新型的檔案管理對保存場地的面積要求不高，避免了不必要的資源浪費;從另一個角度來講，檔案的資源更加豐富，也不必?fù)?dān)心由于檔案過于繁雜而造成的查閱和整理不便。

隨著計算機走入人們的生活和工作中以來，機讀檔案資料越來越多，并且迅速與傳統(tǒng)檔案平分秋色。機讀檔案區(qū)別于傳統(tǒng)檔案的一個方面就是各自保管的介質(zhì)不同，機讀檔案已經(jīng)出現(xiàn)了磁盤、磁帶、優(yōu)盤、光盤檔案，介質(zhì)的不同導(dǎo)致了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了各種管理程序檔案、系統(tǒng)程序檔案和文本材料檔案，這種系統(tǒng)化的檔案管理程序使得檔案管理呈現(xiàn)了自動化、智能化的特點，從檔案管理人員方面來說，大大減輕了檔案管理工作的工作量，由以體力勞動為主的檔案管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐阅X力勞動為主，對于用戶而言同樣也可以進(jìn)行簡單的檢索便可找到所需的大量資料。

三、信息化對檔案資源建設(shè)的影響

隨著當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，個人、企事業(yè)、各行業(yè)乃至國家、世界對信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，這就要求實現(xiàn)檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實現(xiàn)多方位一體管理，離不開實現(xiàn)檔案資源信息化。檔案資源信息化便是通過互聯(lián)網(wǎng)將各方面的檔案信息聚攏起來，豐富檔案數(shù)據(jù)庫，滿足不同用戶需求，實現(xiàn)資源共享，不再受時間和距離的限制。檔案資源信息化管理有利于檔案的開發(fā)利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展，并可以有效節(jié)省檔案管理的人力、物力和財力支出，可見檔案管理實行信息化管理是勢在必行，大勢所趨。然而實現(xiàn)檔案管理信息化不是一蹴而就的，這就對我們從事檔案管理工作的工作人員提出了更高的要求，要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理知識，勇于實踐和創(chuàng)新;檔案管理部門更是要高度重視、綜合決策，從各方面支持檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。

（作者單位：平山縣機關(guān)事務(wù)管理局 平山縣扶貧辦）