產品研制中過程文件的管理

雷 杰

（中航工業沈陽發動機設計研究所，遼寧 沈陽 110015）

產品研制中形成大量表征產品功能、性能相關的文件資料，該類文件資料是各單位管理控制的重點，無論編制內容、書寫要求、審簽級別、更改控制等，均有整套完整的管理制度進行約束。但是隨著產品研制工作的展開，各種會議匯報、排故攻關、試制跟產、對外技術交流等過程中，還會存在較多與產品相關的過程文件，該過程文件不管理會資源缺失，直接按產品文件管理又存在諸多不適應之處。

如何管理該類過程文件？ 本文將結合單位研制情況，分析過程文管理中存在問題，并提出初步的解決措施。

1 產品研制中過程文件的主要內容

在產品研制中形成的、或獲取的不具備歸檔條件（指納入產品數據管理系統、質量信息系統）但具有參考價值的文件資料，本文統一簡稱為“過程文件”。該文件數量多、涉及范圍廣泛，主要包括如下內容：

1）論證文件，指論證過程形成的各版本論證方案、論證報告，有價值的參考文獻、經驗總結，疑難問題，內外部交流研討記錄等；

2）匯報文件；

3）會議文件，指會議材料、會議記錄、會議紀要、意見或問題落實情況記錄等；

4）申報文件；

5）培訓文件，指培訓計劃、培訓總結、培訓講義等；

6）設計試驗文件，設計試驗制造過程中形成的問題協調記錄、跟產記錄、有價值文獻資料和工作記錄等；

7）其他過程文件。

2 產品研制中過程文件的現狀和存在問題分析

2.1 現狀

產品研制是一項系統工程，各專業主責產品的局部設計工作，設計人員計算機中存儲大量的過程文件。因個人保存文件不安全易丟失或損壞，且存在歷次過程文件版本不方便追溯等原因，已多次暴漏出過程文件無法及時提供現象。

梳理匯總過程無法提供現象，主要原因如下：

——工作調動或離職，過程文件未存檔或交接無法獲取；

——人員計算機損壞，過程文件不能恢復無法獲取；

——人員存儲方式問題或機器清理，過程文件被覆蓋或丟失無法獲取。

隨著各單位產品數據管理系統的應用，數據的存儲和發放已實現數字化管控，信息共享為產品設計提供極大便利。上述現象的出現，反映出過程文件統一管理的必要性。

2.2 問題分析

——產品研制單一或不夠深入，過程文件較少；

——產品管理粗曠，未關注過程文件管理；

——沒有相關管理制度，沒有提供歸檔平臺。

3 解決措施

加強過程文件的規范化管理，為有參考價值文件資料的共享或追溯奠定基礎，將促進產品中相關技術知識的積累或繼承。規范過程文件管理，重在制定合理有效的管理制度，提供可操作性信息平臺。結合單位實際情況，應重點考慮如下方面問題：

3.1 研究分析，確認過程文件依托信息平臺

隨著單位信息技術的開發使用，已存在諸多信息管理系統，如PDM 系統信息管理系統、質量信息管理系統、蘭臺檔案資源信息管理系統、知識管理信息系統等。上述信息系統用途不同，各自存在不同類型文件資料，特別是知識管理系統，該系統的開發是為存在知識積累相關文件，目前在試運行使用階段，因過程文件管理的空白，有人嘗試將無法在PDM 系統歸檔資料放在該系統進行管理，如培訓材料；產品研制中，與產品直接相關的會議或匯報材料，有人嘗試將其作為文件附件在PDM 系統歸檔，文件正文僅簡單說明附件來源、時間等概要信息。

依托現有信息系統平臺，哪個更適合開展過程文件管理？ 經多個部門研究分析，確認過程文件依托平臺——蘭臺檔案資源信息管理系統（簡稱：蘭臺系統），梳理總結如下：

——過程文件內容廣泛，現有知識管理系統不能滿足需求，另外知識管理系統存放的是相對成熟文件資料，而過程文件重在管理產品研制中形成或收集的一切有價值文件資料，過程文件納入知識管理系統不合適；

——過程文件形式多樣，PDM 系統存放的文件從格式模板、書寫規范化，到電子審簽歸檔均有嚴格要求，前期嘗試將過程文件以文件附件形式納入PDM 系統歸檔，發現存在如下弊端：重點不突出、多版本存在不能產生關聯，不方便查詢利用。目前PDM 系統主要管理產品直接相關的文件和圖樣的編寫、審簽、歸檔、發放及更改過程文件，實現與產品相關數據的電子化管理過程。過程文件形式沒必要符合現有文件規定，納入PDM 系統不合適；

——蘭臺系統是歸檔文件的平臺，存在檔案部門接收的單位內部和外單位所有文件資料，過程文件是單位內部產生的特殊類型的文件資料，該類文件管理重點是存放、查詢使用，納入蘭臺系統較為合適。

3.2 梳理過程文件內容，確認與其他平臺存在文件關系

經過調研，初步確定過程文件的內容，凡不能納入PDM 系統、質量信息系統、知識管理系統歸檔的論證相關文件、匯報相關文件、會議相關文件、申報相關文件、培訓相關文件、設計試驗過程相關文件、合同相關文件等文件資料（含記錄）均按過程文件依托蘭臺系統進行管理。

對已納入其他信息系統的上述文件資料，暫不變動，存在個人電腦中的上述過程文件，逐步納入蘭臺系統，歸檔過程中發現超出上述定義的文件，需要及時補充完善過程文件定義內容。

3.3 制定管理制度，明確具體實施規則

過程文件規范化管理，需從如下方面明確操作規則：

——明確蘭臺系統中如何規范建立過程文件存放層次結構樹，各單位如何按類存放過程文件；

——明確蘭臺系統各單位文件管理員權限，過程文件導入形式、時間要求、后續管理工作內容；

——明確蘭臺系統通用過程文件的管理單位、導入規則，杜絕過程文件信息冗余；

——為滿足集中存放、查閱方便，詳細規定“文件級”和“案卷級”分級管理原則、分級編號要求、命名要求、導入必備信息記錄要求等；

——根據過程文件特點，明確文件格式、字體、字號、是否審簽等可保留原有形態，但應保證內容清晰、版本正確，促進文件歸檔；

——明確蘭臺系統過程文件維護利用要求，確保存放的文件管控，推動過程文件有效利用。

4 應用情況簡介

過程文件管理制度實施后，各單位文件管理員積極組織有關過程文件導入工作，已將部分過程文件順利納入蘭臺系統。新編管理制度基本可滿足現行管理需求。

下一階段工作目標是逐步完善過程文件數據庫，確保過程文件規范化歸檔、有效查詢利用，杜絕過程文件丟失或混亂存在。