會計檔案管理芻議

陳 彪

（江蘇南通三建集團有限公司 江蘇·海門 226100）

《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》2015 年7 月1 日發布執行，它是新時期“與時俱進的會計檔案管理新政”，對推進企業檔案工作發展具有十分重要又有深遠的指導意義。本人從事了十多年企業會計手工記賬到會計電算化會計檔案的管理，深刻認識到會計檔案管理的作用，下面就如何有效地提高會計檔案管理工作水平談談自己的感想。

一、會計檔案的管理作用

（一）會計檔案的內容

江蘇南通三建集團有限公司現有貯存在主管部門1978 年開始至2004 年的會計檔案近3 萬余卷（冊），以及2005 年以來集團公司在庫的會計檔案資料8206 卷（冊），有所屬22 家分（子）公司、總部集中保管的財務會計資料，記載著集團公司經濟發展的軌跡、經營活動狀況及經營成果。

集團公司的財務會計檔案分類有：（1）會計憑證：原始憑證、記賬憑證；

（2）會計賬簿：現金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細分類賬、輔助賬；（3）相應的財務會計報告：在報告中反映出企業月度、季度以及年度的資產負債表、收益表等相關報告；（4）相關會計資料：在這些資料中，應該包括企業銀行存款余額調節表、企業銀行對賬單，并且要制定出企業會計檔案移交手冊，會計檔案保管手冊等。

集團公司檔案室對各年度會計檔案資料均以每一卷（冊）的案卷題名為一件，著錄于新中大URP 檔案模塊中，內容有卷號（件號）、憑證號、頁數、移交人和移交時間等。

為了做好會計檔案管理工作，根據《會計法》、《檔案法》，建立健全了集團公司各項規章制度，主要有《財務管理制度》、《財務管理辦法》、《檔案管理制度》、《會計檔案管理制度》、《信息化管理標準》、《計算機網絡管理制度》。2005 年集團公司專門邀請海門檔案局領導現場指導會計檔案管理工作，修訂印發了《關于進一步明確會計檔案整理編目的意見》。

（二）會計檔案的作用

集團公司的會計檔案，每年都必須要把相關的資料提交到相應的會計師事務所進行審計。同時也需要接受企業經營過程中，相關管理部門的檢查。檢查的方式方法有普遍查、抽查、重點查。由于建筑行業的特點：工程規模大、投資數額大、建設工期長，形成拖欠工程款、應收賬款聚增。往來款項結算、打官司等均需調閱會計憑證。因此，會計檔案比較文書檔案、人事檔案、實物檔案利用次數最多、使用最頻繁。據記載，2013 年至2015 年3 年期間，集團公司檔案室接待查借閱會計檔案有250 人次，通過QQ 群或OA 平臺查閱掃描發送的的有327 人次。

集團公司為了上市，需要提供企業所有資產，資本結構，個人或單位原始投股憑證資料，均涉及到集團公司的原始憑證。

二、會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理工作意識淡薄

在某些企業或者單位中，存在著領導以及財務相關工作人員對會計檔管理工作意識淡薄的問題。只注重會計核算和記錄，忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，每年年初把會計資料移交檔案室后一交了事。財務人員對會計業務熟悉，而對會計檔案知識知之甚少，許多企業或單位對于會計業務表現出了重視的態度，但是涉及到會計檔案管理工作卻缺少一定的重視。從而在某個程度上，導致了會計業務與會計檔案管理流程出現脫節的問題。造成這個問題的主要原因，就是檔案知識宣傳教育不力、檔案意識淡薄、檔案管控沒有前移幾個原因。

（二）會計資料不完整、不規范

1.部分單位的財務會計報告與會計憑證裝訂在一起，有的單位財務會計報告由會計部門自己保管，沒有移交檔案室歸檔保管，這顯然不符合《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，不符合《會計法》第二十三條“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案、妥善保管。”

2.會計資料復印件多，手續不全。對比較重要的如購貨合同、借款協議等不是原件，而是用復印件替代原件歸檔。如果確實不能用原件歸檔，應當在復印件中注明原件在何時何處，同時有經辦人員簽名蓋章，并寫明經辦日期。有的單位財務會計報表、賬簿扉頁、記賬憑證封面等，沒有蓋財務印章或會計經辦人印章。

3.原始憑證粘貼方法不恰當，粘貼不牢固，不整齊，不便于調閱和復印。對幅面較大的紙張應先作適當修剪或折疊，粘貼時應當從右下角底邊依次向上鱗形狀使用液體膠水或固體膠貼牢。

4.打印輸出的賬簿不符合要求。一是會計電算化下，總賬的數據可以用“總分類賬戶本期發生額及余額對照表”替代當期總分類賬。有的單位打印輸出總分類賬的當期累計金額，這就多余了，實屬浪費資源。二是打印輸出的明細賬頁不是滿頁打印，僅一筆或幾筆經濟業務就打印一張A4 紙，造成打印輸出的賬頁反比手工記賬時增加了四五倍。

5.期滿的會計檔案鑒定難、銷毀難，庫存數量越來越多。集團公司會計檔案始于70 年代以來，未曾有領導對期滿檔案簽定和銷毀過，總認為日常工作都很忙，那有心思輕意處理檔案，寧愿保守堆在庫房，不愿多一事而擔責任、冒風險。

（三）會計檔案和財務人員的綜合素質太低

人的因素決定一切。只要有認真負責、踏實肯干、樂于奉獻的態度和行動，任何事情都一定能夠做好。客觀上，由于市場經濟發展，人員流動性增大，由以前的“單位人”變為現在的“社會人”。有些人員工作責任性不強，不按原則辦事。有些年輕人拈輕怕重，圖省事不費勁，這些無疑增加了管理工作的難度。

三、加強會計檔案管理的對策

會計檔案是國家的經濟資源、歷史資料，是企業經濟決策、管理施政的主要依據，也是企業領導人的護身符。必須加強領導，提升管理水平，為新時期經濟發展保障服務。

（一）統一思想，提高認識，加強領導

單位負責人和主管會計工作負責人在注重會計工作的同時，應當加強對會計工作、會計檔案工作的領導，學習貫徹《會計法》、《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》等法律法規，提高會計人員和會計檔案人員專業知識水平，把會計檔案管理與會計業務核算同等重視，不能厚此薄彼。財務部門應當指定專人（出納人員除外）負責認真地把會計資料進行整理與收集工作，并且要仔細地進行核對后把其資料進行裝訂成檔。

（二）完善會計檔案管理機制

結合當前國家的相關規定，按照《會計電算化工作規范》，各單位應當建立健全本單位內部會計檔案管理制度。建立會計資料歸檔制度，明確會計資料收集和歸檔范圍，做到收集的材料齊全，內容完整。制訂會計資料整理方法、歸檔程序及保管期限的規定。財務部門和檔案管理部門應當每年組織一次對所屬單位會計資料的檢查督促，在年初或春節期間進行財務互查互評，交流學習，共同進步。

（三）加大會計業務培訓力度，增強會計檔案管理人員綜合素質

企業以及單位在聘任會計相關工作人員時，應該要求其具備會計與檔案職業資格。以此來確保會計檔案工作能夠順利地開展。會計人員和會計檔案管理人員，應當遵守職業道德，提高業務素質。加大會計相關以及檔案管理工作人員進行業務水平的培訓力度，不斷地提升相關工作人員的管理水平以及業務能力。提供會計和檔案人員學習培訓機會，組織他們參加觀摩交流、研討活動等。

（四）在管理手段上求先進

在信息化快速發展的時代，由于各企業以及單位的發展進度不同，我們在開展檔案管理工作時要意識到傳統管理方法還有一定的存在意義。以電子形式的檔案不能完全取代紙介檔案。我們要結合當前先進的信息技術，有效地發揮出電子檔案的優勢，實現信息化檔案管理工作的實施。

四、會計憑證的鑒定

會計憑證的鑒定當屬會計檔案管理范疇，會計檔案管理好了，會計憑證鑒定也就方便。這里所提及的鑒定是對檔案價值的鑒定，在開展鑒定過程中，應該實行綜合性的考慮來對其進行價值判定。一、能夠充分地反映企業以及單位的歷史，具有信息記錄全面性。二、檔案形成要具有一定的規律，相互之間要有聯系。三，檔案必須要清晰，同時要便于操作。基于這幾個條件，總結出不宜進行銷毀的會計憑證有以下幾個方面的。

（一）涉及到企業以及單位債權債務的檔案

對于這種類型的會計憑證在沒有解除相應的債權債務的情況下，是不能夠進行銷毀的。應該及進地對這類型的會計憑證進行整理，并且進行妥善地管理，當相關債負解決后，再結合實際情況進行鑒定。

（二）涉及經濟案件的會計憑證

對于一些原始會計憑證是在企業打官司時最有力的證據，特別是涉及到經濟案件時，這些原始會計憑證的重要性不言而喻。所以在案件還沒有處理之前，這類型的會計憑證不能夠進行銷毀。

（三）涉及各類糾紛事宜的會計憑證

在企業以及單位進行經營過程中，經常會出現各種類型的糾結。在解決這些糾結過程中，一定需要提供相應的會計憑證。因此，還沒有完全解決糾紛的會計憑證不能夠進行銷毀。

（四）涉及工作人員人員的各項會計憑證

近年來以人為本的執政理念體現黨和國家對人民群眾的關愛與呵護。會計憑證涉及人員的社會保險。會計憑證中的工資花名冊、工資單（包括領取款項的領條單）等，是人事檔案資源的一部分。因此，這部分會計憑證不能夠進行銷毀。

（五）涉及到相關經濟合同合約的會計憑證

這一類會計憑證反映了合同雙方履行的權利和約定的義務。為了維護雙方利益，所有涉及到經濟合同的會計憑證，在合同期未滿前，不能夠進行銷毀。

（六）涉及企業單位固定資產的會計憑證

對于這種類型的合二為一憑證，能夠對企業以及單位的固定資產有一個直接的反映，并且有著一定的歷史記錄價值，建議對于這類型的會議憑證，應該給予永久性的保留。

（七）涉及國外相關業務的會計憑證

近年來，建筑行業出國搞勞務，與國外聯營合作等較多。為了維護國家、集體利益，涉及國外的期滿會計憑證不宜銷毀。

（八）其他

會計憑證中如果具有一定價值的檔案不能夠進行銷毀。特別是與企業活動相關或者高層領導人手跡等，都不能夠進行銷毀。

五、結語

無論是檔案鑒定還是會計憑證鑒定，都是較為復雜的工作，在開展工作時，應該保持良好地耐心，認真仔細地進行核對，才能夠確保工作的順利開展。

[1]財政部.會計檔案管理辦法（征求意見稿）[S].財會便[2014]56 號，2014.

[2]財政部.會計電算化工作規范[S].財會字[1996]17號，1996.

[3]鞏慧.電子會計檔案或將正式“登臺”[J].中國檔案，2015（2）.