高校財務(wù)檔案信息化管理研究

陳娟娟

（西安工程大學(xué) 陜西·西安 710000）

我國檔案管理部門在制定的《全國檔案信息化實施綱要》中就已經(jīng)將信息化管理列入到檔案建設(shè)的規(guī)劃當(dāng)中，能夠取代傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理的工作體系，為數(shù)字化信息管理提供新的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新。因此，以發(fā)展信息化檔案管理為目標(biāo)，充分的運用到高校財務(wù)檔案管理工作中去，能夠由傳統(tǒng)的信息化財務(wù)檔案管理進行轉(zhuǎn)型，這也是高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重點內(nèi)容。

一、高校財務(wù)檔案信息化管理的主要內(nèi)容

高校財務(wù)檔案管理的信息化主要是指業(yè)務(wù)人員在管理賬目、整理報表、信息采集、管理高校財務(wù)檔案時利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使財務(wù)檔案存儲方便、安全性較高、儲存空間較大，運用計算機電子化與信息化技術(shù)，提高財務(wù)檔案管理效率。因此如何更好的進行財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)進行了總結(jié)。

（一）完善財務(wù)檔案管理電子化進程

加快財務(wù)檔案管理的電子化進程，首先，財務(wù)工作人員應(yīng)該建立效率較高、儲蓄完備的信息化財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，運用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫充足的空間，將以往紙質(zhì)的財務(wù)數(shù)據(jù)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)合理有序的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊募Ｆ浯危瑸榱吮ＷC財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息在轉(zhuǎn)變成電子文件時的準(zhǔn)確性，它要求財務(wù)人員應(yīng)該保持著嚴(yán)謹(jǐn)認真的工作態(tài)度，全面的了解檔案管理流程與計算機電子化技術(shù)，從而促使數(shù)據(jù)庫在保存信息時的精確性，促使數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

（二）完善網(wǎng)絡(luò)信息化設(shè)施建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)平臺和計算機硬件設(shè)施是財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)信息平臺建設(shè)的是否合理直接影響到檔案管理信息化的成果，計算機本身所具備的邏輯與推理功能，可以為工作人員在處理財務(wù)信息時帶來一定的方便快捷，減少工作誤差，因此完善網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，它可以加快財務(wù)檔案管理信息化的進程，方便業(yè)務(wù)人員解決財務(wù)問題，提高工作效率。

二、高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案

財務(wù)檔案管理中必須將電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。但是部分高校財務(wù)檔案的管理仍依賴傳統(tǒng)的手工操作，財務(wù)信息資源習(xí)慣以紙質(zhì)介質(zhì)保管，電子檔案管理意識淡薄，對財務(wù)數(shù)據(jù)文件沒有以電子文檔的形式及時備份和歸檔，造成財務(wù)信息資源的散失和毀損。

（二）重行為習(xí)慣，輕制度規(guī)范

高校財務(wù)檔案管理人員大多不是科班出身，也沒有進行過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因而他們不具備財務(wù)方面的知識結(jié)構(gòu)、檔案管理水平較低、對檔案管理軟件的運用能力不夠，僅憑過去的經(jīng)驗或習(xí)慣進行日常財務(wù)檔案的管理，沒有將電子檔案納入其管理的范疇，對財務(wù)檔案信息載體中的電子文檔、程序文件等無法采取相應(yīng)的保護措施。

（三）重后續(xù)管理，輕前期基礎(chǔ)

原始憑證和記賬憑證的填制和審核、財務(wù)報表的編制等前期工作是否及時、真實和完整直接決定財務(wù)檔案管理的質(zhì)量。有些高校因為財務(wù)檔案管理工作人員不足，只注重前期的基礎(chǔ)整理管理工作而護士后期的財務(wù)檔案移交的管理工作，過程控制意識淡薄，認為原始財務(wù)憑證的整理、歸檔工作是可有可無的，不重視對日常財務(wù)信息資料的收集處理、歸檔、傳遞和控制等，財務(wù)檔案的真實性和完整性難以保證。

（四）重保管，輕利用

管理好財務(wù)檔案是為了更好的利用財務(wù)檔案。通過對財務(wù)數(shù)據(jù)信息的分析，可以把握高校財務(wù)活動的特點，了解高校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)水平、教學(xué)科研狀況及不足之處，有利于學(xué)校的健康持續(xù)發(fā)展。但有些高校對財務(wù)檔案重保管輕利用。財務(wù)檔案的管理只停留在收集、整理和歸檔等問題上卻忽視了檔案信息的開發(fā)與利用，缺少對信息資源的多元化服務(wù)的功能，開發(fā)利用程度有待提高。

三、高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）更新觀念、與時俱進

我們在對過去的財務(wù)檔案管理工作中主要嘗試的是由排遣的財務(wù)工作人員進行管理，其工作人員專業(yè)能力補強，大多都是由行政部門的工作人員或是后勤人員來對財務(wù)檔案進行整理，并在檔案整理工作中并沒有全面的發(fā)揮財務(wù)檔案的效用。由此，財務(wù)檔案管理在高校的利用率較低，不能全面的為高校的發(fā)展提供有效的資源，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理方式對現(xiàn)代化的發(fā)展及其重要。我們需要建立新的財務(wù)檔案管理理念，不斷的推進高校財務(wù)檔案管理的發(fā)展。

（二）高度重視，文檔一體

財務(wù)檔案管理工作作為高校行政活動的重點內(nèi)容需要引起高校管理人員足夠的重視，作為高校建設(shè)項目重點支持的內(nèi)容。逐步加大對財務(wù)檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作提供便利的條件，能夠在高校管理工作中抓住重點，搞好高校管理工作的基礎(chǔ)，并時刻保持財務(wù)檔案的意思，對衛(wèi)星城的檔案文件資源按照一定的標(biāo)準(zhǔn)與程序積極的加以完善。

（三）確立標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行規(guī)范

確保財務(wù)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化是一項重要的基礎(chǔ)工作，尤其是在現(xiàn)代化的信息環(huán)境下。如果高校財務(wù)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)不一致，那么對高校的各項數(shù)據(jù)的采集以及加工和后期的資源共享都會帶來一定的問題。此時就需要各高校的教育部門建立核心的規(guī)范，涉及到高校的各項財務(wù)管理方面，完全能夠滿足各個院校的信息化管理建設(shè)，為各個高校的教育管理部門相互交流以及資源共享提供了良好的環(huán)境。

（四）強化法制，保障安全

建設(shè)財務(wù)檔案管理信息化的法律，需要抓好學(xué)校財務(wù)的立法規(guī)章制度。根據(jù)學(xué)校財務(wù)檔案的需求，對高校的財務(wù)檔案進行及時的公布與歸檔和利用，并建立完善的電子檔案管理體系，確保高校的財務(wù)檔案能夠更加規(guī)范化，為我校的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

四、結(jié)語

高校的財務(wù)檔案的信息化管理是一項長期的工作，需要根據(jù)高校的每個部門經(jīng)濟的配合，為高校的發(fā)展提供一個重要的方向。身為高校財務(wù)檔案管理工作的人員，必須為高校的財務(wù)檔案信息化的發(fā)展盡自己所能，確定未來高校建設(shè)的主要內(nèi)容和目標(biāo)，不斷的為高校財務(wù)檔案信息化管理的理想方向而努力。

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[3]范欽.高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)探析[J].財會通訊,2013，(17).