事業單位會計檔案管理存在的問題及對策

齊 芳

（深圳市光明新區建筑工務和土地開發中心 廣東·深圳 518107）

一、事業單位會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理意識有待加強

目前，一些事業單位缺乏對會計檔案管理工作重要性的認識，其會計檔案管理工作人員并不具備專業的檔案管理知識，有的單位只是安排相關會計人員作為會計檔案管理工作的主要負責人。對于一些規模較小、業務較為單一的事業單位，管理人員認為單位賬目比較簡單，僅需要對會計憑證、賬簿等核算材料進行保存即可，導致單位的預決算材料、合同協議等大量丟失。

（二）會計檔案信息化管理水平較差

事業單位各項管理工作的信息化在逐步開展中，但是對于會計檔案管理信息化工作的開展卻差強人意。會計電算化的應用固然使得會計檔案實現了電子化的保存，但是對于紙質會計檔案的保存多數單位只是對其按照一定的順序裝訂以后放入固定的書柜或者箱子里。時間越長，紙質的會計檔案就越多，管理起來也就越繁瑣。由于對紙質會計賬簿、合同、預決算材料的保存并沒有實現信息化技術上的管理，導致無法及時獲取這些材料存放的位置，并且也無法對這些材料的有無進行核實，影響事業單位的工作效率和效果。

（三）會計檔案管理制度缺乏精細化

實務中，事業單位的會計檔案管理制度多是按照國家相關規定來進行制定，但是國家相關文件的規定實際上是對會計檔案管理工作的一個整體引導，仍舊需要事業單位結合自身財務管理工作情況予以針對性的細化。目前，一些事業單位對于會計檔案的科學歸類、憑證的整理與裝訂、會計賬簿的打印與裝訂、會計報告的整理與裝訂、檔案目錄的編寫、電子會計檔案的歸檔保存、紙質會計檔案的存放方式以及存放地點和工具、相關合同的分類以及儲存等，不是沒有細節性的規定，就是沒有統一的管理標準，使得會計檔案管理人員的具體工作缺乏細致的引導，導致檔案管理工作混亂、操作不規范。

（四）會計檔案管理制度執行力較弱

完善的管理制度需要有人的執行才能夠真正發揮作用。事業單位會計檔案制度執行力度的弱化是導致管理效率低下的重要原因之一。一方面是不按照管理制度執行。比如，在立卷和歸檔上沒有嚴格按照預設案卷制度予以執行，導致分類立卷與歸檔的混亂；沒有嚴格執行會計檔案定期歸檔以及定期入庫驗收等制度，導致會計檔案歸檔不及時。另一方面是管理制度執行不徹底。比如，雖然會計憑證按照規定予以裝訂，但是裝訂并不規范，對于一些簽章不齊全的憑證沒有予以及時查證和剔除就予以裝訂；會計資料查閱雖然履行了相應手續，但是手續不健全或者只是流于形式，沒有起到實質性的查閱權限制和監督作用。

二、完善事業單位會計檔案管理制度的對策

（一）加強會計檔案管理意識

事業單位相關負責人要加強對會計檔案管理工作的重視，對管理人員要進行循序漸進的引導，讓其體會到檔案管理工作的混亂給財務管理工作帶來的影響。比如，某事業單位讓會計檔案管理人員參與到預算編制的前期資料收集過程中，讓其在尋找歷年相關財務報表、會計賬簿等工作中體會到會計檔案管理工作對于財務管理工作的重要性，發現日常會計檔案管理中所存在的問題，并積極解決問題。在此基礎上，事業單位要保證會計檔案管理人員的專職性以及穩定性, 即避免出現會計人員兼任檔案管理人員的現象，避免出現隨意更換會計檔案管理人員的現象。同時，提高會計檔案管理人員的專業性。在會計人員中選出一名檔案管理人員，加強其檔案管理專業知識的學習，使其不僅具有專業的會計知識，還要具有專業的檔案管理知識。

（二）提高會計檔案信息化管理水平

從電算化系統來講，事業單位要提高電子會計檔案的管理水平。比如，對于電子檔案要及時予以存盤；及時檢查盤內會計檔案是否完整；按照一定的日期或其他標準對電子檔案予以排序等。這些管理上的細節問題只需要在日常管理中加以注意，按照要求不斷提高管理水平即可。對于事業單位來講，值得注意的是紙質會計檔案的信息化管理。事業單位可以創新性的借鑒固定資產信息化管理的一些措施。通常，管理人員會對紙質會計檔案進行編號、編制會計檔案目錄。在此基礎上，事業單位可以利用掃碼器、條碼以及辦公室自動化軟件對各會計賬簿、合同文本等進行定位。比如，以會計檔案裝箱為例，可以在每個箱子上貼上條形碼，然后用掃碼器予以掃描，在Excel 表格等中輸入箱子所對應的編碼、位置以及內部所儲存的會計檔案內容等。在實務中，具體表格內容以及條形碼單元可以由單位根據自身的情況予以變更。

（三）建立精細化會計檔案管理制度

事業單位要結合自身的情況，在國家相關會計檔案管理規范的基礎上構建企業自身的會計檔案管理操作標準，為管理人員提供精細化的、標準化的、規范化的操作流程。以會計檔案的分類為例，不能簡單的將其分為會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他，而是要對這四大類進行進一步的詳細劃分。比如，某事業單位將其他類別細分為10 余個小項目，諸如各項稅費納稅申報表及相關資料、資產處置資料、稅務審計等相關部門檢查資料、固定資產盤點表及報告等。此外，對于具體細節工作要制定統一的標準。比如統一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面以及檔案盒等。以某單位為例，用紙標準為不小于80g/m的書寫紙；憑證封皮的統一規格為125×232×2 mm；會計憑證檔案盒的統一規格為135×231×30mm 等。同時，會計檔案的移交、保管、查閱以及銷毀等制定規范化的工作流程，使得管理人員在沒有足夠引導的情況下也可以迅速開展工作。對有獨立的檔案室單位可根據自身的實際情況決定是否將會計檔案移交至檔案室統一管理。如果移交至檔案室統一保管，會計檔案的管理除了遵守檔案室的檔案管理規定外，一定要嚴格執行會計檔案的管理制度，保證移交、查閱等環節的安全，以免會計檔案遺失、信息外泄，給單位造成損失。

（四）強化會計檔案管理制度執行力度

事業單位的會計檔案管理人員往往較少，有些規模較小、業務單一的事業單位僅有一個管理人員，因此對于會計檔案管理制度執行力度的強化主要在與對會計檔案管理人員工作情況的監督。有些事業單位通過充分發揮員工績效管理的作用來激勵和約束會計檔案人員嚴格執行檔案管理制度，取得了一定的進展。即把握會計檔案管理制度的關鍵環節，設置關鍵性指標，對關鍵性指標進行權重設計，結合財務部門其他工作人員對會計檔案管理人員工作情況的反映以及對工作的定期抽查檢驗等因素對關鍵性指標進行分數計算，根據結果來計算會計檔案管理人員的績效工資以及相關獎勵懲罰措施，對其形成強有力的工作壓力與動力，促使其嚴格執行會計檔案管理制度。

三、結語

事業單位會計檔案管理工作是其一切財務管理工作的基礎，也是我國公共財政體制深化改革中一項重要的具體工作。事業單位應當加強對會計檔案管理工作的重視，提高會計檔案管理人員的綜合素質，制定精細化的管理制度并強化制度的執行力度，不斷完善會計檔案管理工作，助推財務管理工作的順利進行。

[1]鄭欽源.新時期事業單位會計檔案管理中存在的問題及對策[J].中國市場，2014，(9).

[2]皋霜楓.高校財務會計檔案管理探析[J].當代經濟，2011，(7).