論預算管理信息系統在全面預算管控中的作用

張軍

摘 要：本文主要論述了預算管理信息系統在全面預算管理中的管控方式及應用效果。

關鍵詞：信息系統；控制

全面預算管理已經成為現代化企業不可或缺的重要管理模式，但從多數企業實施的效果來看，預算真正能夠對經營目標進行有效控制的并不多見，這里固然與部分企業管理基礎薄弱，高層領導重視不夠，預算方案不符合企業實際等因素有關，但另外一個重要原因就是預算管控的手段較落后，已難以適應現代企業管理的需求。借助計算機技術，依賴網絡信息系統，搭建一個集財務與業務為一體的預算管理信息系統是推行全面預算管控的重要手段。

一、預算管理信息系統建設的必要性

作者公司（以下簡稱大屯公司）地處華東地區，主業為煤炭生產，由于近年來煤價持續下跌，嚴重影響公司的創效能力和發展，面對嚴峻的形勢，成本管控工作顯得尤為重要。

目前公司采用“專項預算”的形式作為成本管控的主要手段，全部流程均以手工的方式在電子表格中進行，這種手工管理方式主要存在以下問題：（1）電子表格的預算編制模板已經不能適應公司預算精細化管理需求；（2）手工匯總數據量大，準確性差；（3）無法對預算進行全流程管控；（4）歷史數據、實際數據沒有集成，取數困難；（5）預算的執行、控制、分析沒有形成體系，對差異沒有閉環分析；（6）預算管理與財務核算系統沒有統一集成，手工操作的業務及重復性工作較多，影響工作效率。

基于上述問題，大屯公司經過幾年的探索與實踐，針對企業自身行業特點，實施了全面預算管理信息系統項目建設。

二、預算管理信息系統建設目標

預算管理信息系統將建設成為一個在線式，分級控制，數據實時交互，與ORACLE ERP及其他信息系統數據共享，集預算編制、預算跟蹤、預算分析、預算考核為一體，實現事前計劃、事中控制、事后追溯、以流程為驅動的全面預算管控信息系統，旨在提升全面預算管控水平。

三、預算管理信息系統流程及關鍵控制點

預算管理信息系統流程設計是將現有的手工式專項預算管理納入信息系統平臺，將公司預算管理系統架構、年度預算編制與核定、日常預算實施控制通過信息系統有機地結合起來，實現企業信息資源共享，提升企業管理效率和水平。

預算管理信息系統以“年度預算”為預算控制基準，納入管控的“預算項目”，基于“一工程一預算”的要求，按照“預算項目”的格式存在。“預算項目”定義的范圍較寬泛，可以是具體“采掘工程、安裝、巷修”，也可是具體的明細物資，還可以是某一部門的限額，具體關鍵控制點如下：

1.對物資ORACLE ERP相關預算項目的控制

通過建立預算項目的具體明細映射關系，然后將預算項目推送至物資ERP系統，在物資ERP系統中的成本中心（實施部門）下，選擇已經立項的項目。控制原則：有預算且預算項目額度未超，可以正常實現領用；有預算，但所領預算項目額度超支，提示警示并要求更改；沒有立項或未建立對應映射關系，不允許領用。由此實現預算的事前控制。

2.對總賬ORACLE ERP相關預算項目的控制

總賬ERP系統中控制的預算項目，在預算系統里實現控制，在總賬ERP系統中進行校驗。控制原則：有預算且預算項目額度未超，可以打印“預算項目費用聯簽單”，再進行線下聯簽，報財務入賬；有預算，但所領預算項目額度超支，提示警示并要求修改至符合控制要求時，才能打印“預算項目費用聯簽單”，進行線下聯簽、入賬；沒有預算立項的系統將不能打印“預算項目費用聯簽單”，由此實現總賬中預算項目的事前控制。

在總賬ERP系統中，通過會計科目映射關系，預算系統每天自動抓取總賬ERP系統實際入賬數據并進行校驗，對已經在預算系統中實施，而未在總賬ERP入賬的項目進行校驗提醒。

四、預算管理信息系統項目建設的特色及應用效果

1.統籌兼顧、系統互驗、實時預警的管控特色

（1）預算管理信息系統設計思路是以專項預算管理工作為重點；材料成本專項預算管理項目化，非材料專項預算管理部門化，專項預算歸口管理的管理模式。

（2）在不改變現有業務系統（ORACLE ERP物資系統）使用流程和用戶操作習慣的情況下，對業務系統做局部改造，通過系統接口，在物資領用申請審批時與預算系統發生核準校驗，達到實時控制的目的。

（3）完善總賬管控的線下“費用聯簽”控制方式，在費用申報請求時觸發相應預算項可用額度，采用“剛柔并濟”的預算控制規則，生成“費用聯簽審批單”并走線下的聯簽審批流程。最后通過預算系統實時抓取財務ORACLE ERP系統中的實際發生數據進行對比分析，達到預算實時控制、調整糾偏的目的。

2.提高了公司全面預算管控水平

預算管理信息系統實現了在線式的預算編制和嚴格的全流程控制；通過定義標準化的表格模版和取數公式，統一了數據口徑，提高了數據準確性；通過與ERP物資系統的數據接口，實現了材料預算的實時控制；通過總賬管控功能，滿足了非材料專項預算的管控目的。

通過實施預算管理信息系統，使大屯公司全面預算管理制度和體系得以落地，進一步提高了全面預算管控水平；預算管理信息系統擴展了傳統財務預算的功能，促進了財務管理的創新和發展，為企業提升管理水平創造了條件和基礎。

通過預算管理信息系統與財務核算系統的有效集成，變事后控制為事前控制，既提高了工作效率，又實現了數據共享；公司能實時地掌握和監控各下屬單位的預算執行情況，預算執行過程中的一些問題和差異能夠被及時發現，形成閉環分析，并找出原因及時采取相應措施，確保公司成本費用始終處在可控范圍內。