ERP系統在企業財務管理中的運用及思考

□ 河南焦作 徐曉方 陳利斐

ERP（ Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）一詞是由美國加納特咨詢顧問與研究機構（Gartner Group.Inc，GGI）于20世紀90年代初提出來的，并經過SAP的 “管理+IT ”的進一步詮釋之后，成為現在通常意義上的ERP軟件。所謂ERP，就是通過信息技術等手段，實現企業內部資源的共享和協同，克服企業中的官僚制約，使得各業務流程無縫平滑地銜接，從而提高管理的效率和業務的精確度，提高企業的盈利能力，降低交易成本。

一、ERP系統的構成和基本功能

在企業中，一般的管理主要包括三方面的內容：生產控制（計劃、制造）、物流管理（分銷、采購、庫存管理）和財務管理（會計核算、財務管理）。這三大系統本身就是集成體，它們互相之間有相應的接口，能夠很好的整合在一起來對企業進行管理。另外，隨著企業對人力資源管理重視的加強，人力資源管理也成了ERP系統的一個重要組成部分。

ERP系統整合了一個企業中所有計劃、操作、庫存于一體，以財務模塊來監控和支持整個系統的順利運轉。那么ERP系統中的財務管理模塊不僅要涵蓋財務會計系統、資產管理系統和財務控制系統的功能和作用，又合理、有效、節約地籌集與使用財力資源，對企業資源運動以價值形式進行控制，如實核算報告財務狀況和生產經營成果，最大限度提高經濟效益，促使企業價值最大化。而且財務管理模塊需要和 ERP其他子系統緊密集成，通過銷售、采購、生產、庫存及其后勤系統、人力資源系統獲得大量數據，進行相應的反映，同時它又為其他子系統提供財務與會計信息，以便進行相應的計劃與控制。

財務管理模塊涉及總賬處理、應收應付款的管理、現金管理、金融投資管理、合并報表、基金管理。本系統以核算功能為基礎，同時集成了資金的管理功能。在總賬處理中，支持財務會計所要求的功能，設置會計科目，全面集成過賬程序，編制各種格式的財務會計報表。應收賬款模塊中，通過聯機進行自動的賬務處理，支持賬齡分析、提醒報告和自動催賬等管理功能。應付賬款模塊中，根據訂單、交貨及發票的數據進行自動處理，支持賬戶分析、付款管理等管理功能。現金管理通過聯系應收應付款信息，進行現金流動的預測和管理。金融投資支持對金融投資的計劃、管理和分析。合并報表模塊支持合并報表的編制。基金管理用于基金的預算、監控、審核，對基金的預算及其執行情況進行監督和控制。另外，財務系統具有多幣種的處理能力，可由用戶定義系統本位幣，并可以用任何幣種為單位進行統計分析。

二、實施 ERP對財務管理的作用和影響分析

ERP系統中的財務管理模塊提供了企業嚴格財務制度，加強財務監控，提高財務管理水平的手段。它和以往的財務管理軟件有很大的不同，它與整個企業的產供銷密切結合。企業的任何經濟活動都會實時記錄，并在系統中反映出來，真正做到事前預算、事中控制、事后準確核算。ERP在會計領域的應用導致了傳統會計作業中心發生了轉移，即從以往對數字的計量與記錄，轉向對信息的加工、再加工、深加工。ERP系統利用它的集成優勢，將當代財務管理的各種理論很好地付諸實施，比如生產成本控制、應收應付模塊的使用，財務報表的分析等，現分述如下:

1.對總賬的影響。總賬模塊是財務管理系統的集合地。在這里可以定義總分類賬、明細分類賬的架構，根據架構進行總賬會計科目及明細賬科目的設置。在總賬模塊中進行會計期間的劃分，設定會計日歷。日常的會計賬務處理也是在總賬模塊中進行的。傳統的會計賬務結轉是在會計期末進行的，但在ERP的財務管理系統中則是可以隨時進行。通過一次性數據提交將生成的憑證及時過賬到相關的明細分類賬，并自動匯總至總分類賬。總分類賬和明細分類賬同步過賬，確保了總分類賬和明細分類賬之間的平衡，簡化了總分類賬和明細分類賬的對賬過程。

2.對成本控制的影響。成本核算是財務管理工作中的重中之重，過去手工做賬時主要靠月末財務成本分析，因為成本核算只有在月末結賬時才能計算出來，財務只有按照“月初在產品成本＋本月生產費用－月末在產品成本”來計算產品金額，并據此做賬。這樣的成本數據難以支持企業業務的正確決策。ERP實施后，從操作環節模擬手工記賬開始到步入管理環節，信息管理系統應用的深度和廣度都得到了前所未有的拓展，產生了質的飛躍。管理人員能及時精確地對生產流程各環節的幾千個參數進行差異分析，通過對正差異的鞏固、負差異的消除，不斷優化成本，大大提高了成本的控制力度，不但能了解銷售、采購、生產的全過程，而且伴隨著每一步財務上都有相應的反映和監控，可以及時把出庫的材料計入在產品，同時也可以及時準確計算出該產品的成本。

3.對往來賬管理的影響。ERP系統在往來款的管理中，主要作用是對往來款業務的核銷和賬齡分析，明確劃分對客戶的應收賬款、預收賬款管理；針對供應商的預付賬款、應付賬款管理；還有針對個人的其他應收賬款管理，加強了對客戶和供應商等非財務因素的信息管理，體現了對流動資產管理意識的增強。在此，重點介紹應收賬款、應付賬款模塊的使用，這兩大模塊完全面向業務流程，通過控制科目的設置高度集成供應鏈管理系統，可以處理多幣種、多稅率、多種款項支付方式的業務。

在銷售過程中，當每一筆銷售訂單生成后，都會在應收賬款模塊中記錄銷售訂單的數據，根據每筆銷售訂單可以單獨開具系統銷售發票，即時生成相應的應收賬款和銷售收入的會計憑證。每次商品出庫的操作，系統會根據庫存批次價格按照設定的成本計價方法自動結轉銷售成本并減少庫存數據。收款是針對每一個客戶的每一筆訂單進行的，保證了可以按照訂單檢索客戶的應收賬款狀況，也為企業的客戶關系管理提供了基礎數據。信用額度和信用賬期的控制是應收賬款管理的重要環節。在財務管理系統中，如果客戶的應收賬款超過了系統設定的信用額度，系統就會自動將銷售訂單凍結，需要相關權限的人員審批后方可解凍；對于超過信用期的客戶訂單，系統會提示超期訂單信息，保證了信控人員可以實時控制應收賬款，減少了企業的風險。

在采購過程中，當一筆采購訂單輸入后，應付賬款模塊會即時加載采購訂單數據供相關人員查詢。通過操作收貨業務過程，系統自動增加庫存數據并生成相應的庫存商品、商品采購或應付賬款等會計憑證。系統提供批次控制功能，采用批次控制，可以使每筆采購都有獨立的批次，從而保證了在成本控制中可追溯成本發生的源頭。通過應收賬款、應付賬款模塊與業務的集成，保證了供應鏈是在一種閉環狀態下運行的，并且每個部分都會將數據鏈接至財務管理系統，從而加強了企業對供應鏈流程的管理。

4.對財務報表編制的影響。在財務報表編制方面，ERP系統的實施使得其更加快捷，做到了實時監控，準確及快速地進行核算。過去每月末結賬時需花大量的人力、時間，加班加點，才能得到的報表，而今每個核算單位可根據需要隨時統計出某一時刻的報表，并且有多種核算方式，可根據業務，按單個產品進行核算或按項目、部門核算。這大大提高了各部門的工作效率，為企業管理者更好地做出決策提供了及時可靠的財務信息。

此外，ERP系統也能夠在固定資產與采購、庫存、總賬等模塊相互傳遞有關資產和設備庫存的信息，保證在系統中維護準確的資產數據，利用ERP系統中總賬和預算模塊，可以做到在公司級和部門級的預算和預測，并且能支持自上而下、自下而上以及分布式的預算生成。它實現了很好的集成性和層次豐富的功能，特別是財務信息系統，已經涵蓋了企業會計和財務管理的主要職能。

三、ERP系統在企業實施過程中的問題及解決辦法

企業為贏得市場競爭中生存和發展的優勢，必須借助于各種方法和工具來提高管理水平，以降低成本，提高勞動生產率。ERP系統的成功應用為企業帶來了豐厚的回報。但是，ERP系統在企業實施過程卻存在著各種問題，主要表現在幾方面：投資出現盲目性、未意識到ERP系統的實施對企業原有管理體制的沖擊、企業管理基礎工作與ERP系統運行條件有較大差距等等。

為使ERP系統在企業的發展過程發揮最大的效用，企業必須重視ERP系統在實施過程中出現的紕漏，并努力做出改變。筆者認為，可以從以下幾點著手：與客戶關系管理的進一步整合；與電子商務、供應鏈SCM、協同商務的進一步整合；與產品數據管理PDM（Product Data Management）的整合；與制造執行系統MES（Manufacturing Executive System）的整合；與工作流管理系統的進一步整合。

在今天看來，以ERP為代表的信息化與其它信息技術相比更為艱辛和磨練意志。目前，良好的發展環境和空間、豐富的ERP成功經驗，一定會造就ERP輝煌的明天。然而，我們也應該看到ERP環境下的財務管理信息系統發展到現在，仍然面臨著很多問題。仍然還有許多企業實施不到位，不能充分利用其新的功能，這不僅需要ERP廠商的努力，需要各行業“領頭羊”企業的引領，需要政府政策上面的扶持與支持，還需要媒體對ERP行業的正確的、客觀的引導，逐漸打消制造行業對ERP管理及ERP系統軟件認識和意識的偏差。讓更多的企業從客觀、正確的渠道了解ERP的管理理念。所以說，ERP環境下的財務管理信息系統的成功實施和功能應用需要更多人的參與。市場期待專業、務實、負責，并且長期專注于此的廠商脫穎而出，為更多用戶分享經驗，復制成功，帶領行業邁向新的輝煌。