文書檔案電子化的有關運用及其管理淺談

摘 要：在信息化與計算機技術不斷發展的當下，各行業已經逐漸實現了自動化辦公。自動化辦公主要就是充分利用計算機以及相關的辦公設備與軟件，進而及時并準確的對信息進行處理，這種方法在一定程度上提高了辦公效率。然而，在自動化辦公的過程中需要不斷增加電子文件的數量，所以，在這種情況下就更需要對其進行電子化管理。文章對文書檔案的電子化管理進行了闡述與研究，并針對具體問題來提出可行性的管理建議。

關鍵詞：文書檔案；電子化；運用；管理

目前，自動化辦公逐漸普及，進而改變了以往辦公的方式。自動化辦公利用計算機電子格式從而替代了紙質文件與資料，所以電子文件的數量在此過程中也不斷增加。這其中產生的大量電子文件被流轉、歸檔、存儲以及利用，這也叫做檔案部門的管理。因此，積極推進文書檔案的電子化管理建設，對于檔案事業的發展具有重要現實意義。

1 文書檔案電子化管理現狀分析

1.1 自動化辦公未實現全面的普及

如果想更好的實現檔案的電子化管理方式，就必須要全面的普及自動化辦公，然而，在現實過程中并沒有較多企業真正的實施自動化辦公。并且，在機關單位中，想要實現自動化辦公也需要具備一定的條件與要求，重要的是行政單位內部的上下級關系較為緊密，時常會出現任務匯報與履行責任，并且同一級別的部門與機關存在緊密的業務關系，所以，同樣需要機關部門全面的實現自動化辦公，才能確保檔案能夠實現電子化管理[1]。但是，現階段，大多數的機關部門在實際工作過程中仍然以紙質文件為主，這在一定程度上影響了其工作效率，并且始終制約著檔案電子化管理的實現。

1.2 無法充分利用電子化檔案

雖然實行自動化的辦公時間較長，然而大部分人并沒有深入意識到文件管理工作的重要性，所以，在實際的文件檢索或者是文件借閱時還是習慣于運用傳統方法，這種情況就使得計算機的功能無法充分發揮出來。同時，計算機的功能也僅僅限于編輯、記錄和打印等，沒有利用其傳遞電子文件的優點，一定程度上忽視了計算機的新功能。因此，依賴紙質文件的習慣，使得浪費人力物力資源的同時，也同樣阻礙了電子文檔的使用與發展。

1.3 電子文件的設備依賴性較強

計算機與相關軟件是生成電子文件最重要的手段，也是傳遞和識別文件關鍵的途徑。因此，電子軟件本身對于設備的依賴性較強，并且只能夠在具體的設備與軟件同時具備條件下才能夠生成所需電子文件[2]。

1.4 檔案軟件自身沒有較強的通用性

在實際檔案信息化的建設過程中，始終沒有形成比較成熟的統一規劃，所以使得相關的檔案部門在計算機以及軟件選擇方面具有一定差異，同時也未形成有效的計算機軟件系統，不具備實現檢索與檔案信息管理同時進行的功能。除此之外，軟件與軟件之間的通用性還很薄弱，無法實現相互的協調一致，進而對于信息管理工作來說就增加了一定的難度，并且對于檔案信息電子化發展也具有一定的制約作用。

1.5 電子檔案不規范不標準

現階段，在我國檔案信息管理工作中，實際的基礎工作并不符合相關標準，沒有按照統一的規定執行，所以，在一定程度上致使檔案的自動化管理無法實現，進而間接影響了檔案管理工作的電子化發展。

2 改善文書檔案電子化管理的有效措施

2.1 建立健全電子檔案的管理體系

科學合理制定出檔案的鑒定制度、歸檔制度、網絡安全管理的制度以及文件的保密制度，進而確保檔案電子化建設的順利開展。除此之外，還應該對電子檔案的制作與搜集以及歸檔的方法進行有效統一，并且對于電子檔案的具體時效與程序等問題都應進行全面的考慮與協調[3]。與此同時，應對電子檔案進行定期整理，并明確的進行分類以及歸檔，電子檔案需要派遣專門的工作人員進行負責與保管，進而更好的規避由于相關機構改革或者是個人問題、工作的移交以及計算機更換等問題導致其資料丟失的現象發生，這種做法有利于保證檔案資料的內容完整。

2.2 積極實施文檔一體化的工作制度

現階段我國的檔案管理正處于紙質與電子化的過渡狀態，所以，想要用電子文件完全取代紙質文件是不可能、也不現實的。因此，最好的解決辦法就是使得電子與紙質文件實現同步歸檔，也就是說可以在兩種檔案形式間創建“通道”，簡單的說就是把紙質文件與電子文件通過文本形式與映像形式來實現共存，并共同發展。建立完善并符合實際情況的管理體制，進而有效實現歸檔文件憑證與依據的問題，同時對于歸檔文件來說也能夠為其提供相應資源，實現互補。

2.3 貫徹落實電子文檔安全管理的體制

可以說檔案屬于較為特殊的一種文字性資料，所以保密文件就需要進行密碼設置，而且對于密碼文件的管理工作，則需要具體的操作人員相互制約來實現。尤其是檔案被數字化以后，其安全工作就變得越來越重要。安全工作的內容主要是硬件與軟件的安全管理[4]。對于硬件的安全管理，可以對信息存儲的載體質量進行嚴格要求，這樣可以更好的延長文件載體保存信息時間。然而，說到存儲電子文檔的磁介質以及設備更應該嚴格保管，避免由于受到濕度與溫度的影響而導致文件丟失。對于軟件的安全管理工作來說，就可以使用多級的權限以及密碼進行管理，設置多層結構，并且對通訊進行加密，例如防火墻加密等等，進而確保系統自身的保密程度，預防非法訪問以及修改等對文件的破壞。

2.4 創建高專業水平的管理隊伍

由于現代社會逐漸向信息爆炸的方向發展，所以，檔案管理也逐漸從傳統的勞動密集型轉變成為現代化的知識密集型管理[5]。因此，對于相應的管理者也不斷提高要求，不僅需要具備一定的分析能力，同時還應該熟練掌握較為專業的檔案管理工作。除此之外，還需要針對不同的檔案利用者來為其提供準確的數據檔案信息。以上都需要檔案管理的工作人員具有高專業技能與高素質，這樣才有利于對檔案進行現代化的信息管理。

3 結束語

綜上所述，在檔案的管理工作方面已經逐漸由傳統方式轉變為自動化的辦公。所以，電子文件數量的不斷增加，要想更好的實現檔案電子化管理，就需要積極建立科學合理的電子檔案的理體制，同時積極強化對檔案管理人員的培訓，并且不斷實現檔案管理的轉型工作，進而不斷推動我國檔案的電子化管理，促進我國檔案事業的發展與進步。

參考文獻

[1]黃靜虹.淺談新時期如何實現文書檔案電子化管理[J].城建檔案，2013（2）：60-61.

[2]俞錦福.探討文書檔案管理信息的電子化應用[J].辦公室業務，2012（15）：137.

[3]邊瑩.文書檔案電子化管理相關問題的探討[J].黑龍江史志，2014（20）：96-96.

[4]王麗娜.淺議文書檔案電子化管理的現狀及對策[J].科技信息，2012（3）：337.

[5]賈方琦.試論文書檔案管理信息的電子化應用[J].華人時刊（下旬刊），2013（11）：295-295.

作者簡介

李志華（1975—），女，土家族，貴州德江人，工程碩士（軟件工程領域工程專業），畢業于四川大學，研究方向：檔案電子化。