淺析照片檔案管理的實施策略

陸紅

摘 要：檔案的收集、整理、利用都是工作中不可缺少環節。對照片檔案而言，照片檔案的前期收集工作至關重要，可為照片的下一步整理工作提供重要信息。整理好的照片檔案能得到充分的利用和查閱作用，進而發揮照片的形象紀實作用，推進企事業單位的高效發展。

關鍵詞：照片檔案;檔案管理;管理體系

照片檔案是以靜止攝影攝像的反映形式反映企事業單位活動的歷史記錄，屬于記錄歷史業務的關鍵憑證與依據。伴隨經濟與時代的不斷發展，企事業單位中出現的各種照片數量不斷增多，如此就對照片這個特別資料載體的采集、整理、保管與應用等提出了較高的要求。為此，強化照片檔案的標準化管理，提升照片檔案的管理效果，是企事業檔案從業者面臨的重要工作。

一、照片檔案管理常見的問題

1.照片采集問題

以往的企事業單位檔案保管通常較為注重文書內容，并不注重照片檔案，照片采集還不完整。照片檔案具備文書資料無法比擬的優點，采集工作未做好，不能提供準確的研究信息，不能提供優質服務。目前，檔案從業者未認識到照片采集的意義，既不注意采集本單位中的照片，并且忽視了單位外界照片的采集。檔案管理者不重視參加單位的各種業務，針對照片采集通常是有關活動對象給多少算多少，缺少自主采集的思想，照片檔案便不齊全。就當前來講，企事業單位事務不斷增多，具備歷史參考優勢的照片也較多，但事實上真正入檔的較少，諸多體現時代及社會進步的照片未入檔，下降了照片檔案的借鑒價值。

2.照片整理問題

照片資料和文本資料不一樣，存在明顯獨特性，在整理方面需要特殊辦法，否則雜亂無章，減小了操作效率。但有些單位不重視照片資料的整理，未做好編號或是編號雜亂。有些單位的事務類型較多，時間和地點均不同，有關拍攝者也不一樣，照片資料管理存在較大難度，若檔案管理者為及時處理好，進行科學考證，影響業務質量，而且還給自身后續增加了作業量。此外，隨著科技的進步，數字檔案和以往的照片資料共存，有些檔案管理者未進行區別規范整理。

3.照片保管問題

照片屬于一種獨特的檔案，若保管條件不科學，極易導致照片受損。照片檔案包含照片、底片以及電子信息等，若無專門的庫房與保管工具，室內溫濕度不合適，底片極易粘連，照片極易褪色，甚至產生火災事件。有的檔案管理者不注重照片保管，同文本資料共同保管，未考量周邊的環境要素，降低了照片檔案的壽命。

4.缺少健全的規章制度

盡管我國部分企事業單位制定了照片資料的歸檔機制，但依舊存在很多問題。照片資料管理制度不健全，缺少明確的實施細節標準，包含歸檔標準、范疇、時間、管理條件等多種內容，未制定統一標準，落實不嚴格，下降了照片資料管理的質量與效率。此外，缺少嚴格的監督控制，照片資料管理者的責任模糊，下降了工作的熱情，不利于照片資料的規范化管理。

二、照片檔案管理的對策

1.注重照片檔案的采集

注重照片檔案的采集工作，方可保障照片資料的完整性。單位應組織檔案管理者接受專業培訓，令檔案管理者了解照片資料管理的業務，把握照片檔案的存儲方法，提升自己的整體素養與管理能力。檔案管理者要改變工作理念，轉變以往的坐等思想，增加工作熱情，自主及時掌握機單位的業務信息，和其他部門進行信息交流，及時存儲有用的照片。而且要及時接收照片，針對其部門提交的照片，應立即梳理并歸檔。為提升照片質量及價值，能夠向拍攝對象提前提出明確的拍攝標準。

2.加強照片標準化整理

要根據單位的需要，科學整理照片內容。檔案管理者要做好編號工作，檢查照片的完整性，不完整的應立即調研考證。確定歸檔范疇，詳細記錄照片的拍攝對象、時間、場地、人物等，根據不同的種類加以整理歸檔。能夠編制相關的目錄卡片，便于歸檔查找。針對照片的歸檔，通常包含五個方面的界定，即本單位大型紀念活動或是大型會議的照片、領導者人管考察的照片、單位事務與成果的照片、和外界的活動、項目設施等有用的照片。針對無歸檔意義的照片應立即清除，進行年度劃分，不同年份的照片分門別類的保管，相同年份的照片應根據時間進行分類排列，要明確照片的保管時間，照片與底片應分開保存。為便于查找，應編制好目錄，能夠以一組照片或是一張照片為系統，目錄記錄應有集中的格式，每個項目應填寫完善，保證反映照片的準確內容，有獨特要求的硬詳細標明。

3.合理保管照片資料

企事業檔案管理者應確定照片資料管理的條件，保證照片檔案獨立存放。要建立科學的照片庫房保管機制，選取恰當的溫濕度與照片保管設備，且每天檢查照片資料的庫存地點，定時換氣通風，留意溫濕度的改變，能夠采取科學的技術設施維持核實的庫房空間。對珍貴的或是應用較為普遍的照片，為避免磨損與污染，保證安全、耐用，應加強管理，特別是底片的保管，要核心管理，必要時能夠采取復制樣片的手段科學應用。

4.優化照片資料管理體系

檔案管理者應提升對照片資料的管理意識，真正認識到照片資料管理的意義，集中規劃，優化照片資料管理體系。要確定檔案保管細則，詳細規定照片資料管理每個過程的工作，且加大執行力度，加大照片資料管理的效率，確保照片的準確性與完整性。而且要加強監督與指導，促使照片資料管理責任分配至個人，確定管理責任，把照片資料管理引入年度執法檢查范圍，調動檔案管理者的積極性。此外，檔案管理也屬于一種服務性業務，檔案管理者應為照片檔案提供優秀服務，在為服務主體提供照片或是底片的基礎上，應認真辦理查閱與借閱手續，尤其是部分關鍵的、寶貴的照片。

5.強化監督指導

照片資料行政管理中心應強化監督指導，將照片檔案視為年度執法檢測的要點，需要企事業單位安排專業處理這項工作，有完善制度與規范的管理措施，令反映地區內關鍵會議、大型活動等作用高的照片齊全的保存。就大理州來說，這是全國唯一一個白族自治州，歷史很久、民俗風情濃厚、節慶活動特殊、自然景觀優美，屬于拍攝的理想地點。這里經常有絕美照片出現，重點是怎樣及時采集、整理，全面突出照片檔案的意義，為旅游再次創業、增加大理社會知名度奠定良好基礎。

6.加強業務培訓

照片產生過程繁瑣、流通環節多，管理困難。伴隨數碼技術的推廣，數字照片不斷增多，管理方式出現了本質改變。檔案行政管理中心應掌握機會，順勢而上，注重掃描技術、互聯網科技、數碼科技、多媒體科技的培訓。另外，檔案工作者還要通過再教育、學術溝通等多種途徑擴展視野，創新理念，轉變思維，提升照片資料的管理效果。

7.完善保管條件

因為感光材料的獨特性，照片資料的保管條件相較于紙質檔案要求更高。需要有單獨庫房、專業箱柜以及恰當的裝具松散存放，配置空調、去濕、監控等產品，做好防火、抗盜、防塵、防霉、抗紫外光與溫濕度管控等工作，定時檢測照片質量。提供條件，把以往的照片轉變為數字照片，做好信息備份，立即采用遷延方法，保證信息安全。

8.整章建制，貫徹落實

對形成的照片材料由采集、整理至移交檔案室集中保管，建立一套規范的制度，避免流失，防止歸為私有。對照片資料的常規保管、借閱、應用做出詳細規定。并貫徹執行各種制度，加強標準管理。最大程度的采集照片信息，并將執行《照片檔案管理方法》的狀況引入全行年末目標考核，保證相關法規與制度貫徹落實，確定責任，依法管理，保證有章可循、有法可依，使其逐漸變成自覺的行為，以保證照片檔案歸檔效果，提高制度的落實力度。

由黑白至彩色、由銀鹽片至數碼像，拍攝技術逐漸成熟，照片類型越來越豐富，數量表現出幾何增長趨勢。當前，就大量檔案部門而言，要安排檔案工作者到現場攝影大型活動、大型事件照片信息依舊有很多難度。為此，加強照片資料管理，既是企事業單位的需求，并且對完善檔案館館藏以及國家檔案信息建設有顯著作用。

三、建立健全照片檔案管理體系

綜上所述，隨著時代的進步，現代化檔案保管對管理者提出了越來越高的標準。照片資料因其特殊性，要求檔案管理者引起高度重視，制定健全的照片檔案管理體系，做好采集、整理與保管等工作，提升照片資料管理效率與質量。

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（作者單位：連云港海關）