Excel 2010中的會計數據校驗研究

李金花

（河南牧業經濟學院 會計系，鄭州 450044）

會計數據是進行財務分析、財務管理和財務預測決策的基礎，因此對Excel中輸入的會計數據進行校驗，保證會計數據的正確性是會計工作中至關重要的任務。

1 使用語音驗證會計數據正確性

會計工作中需要仔細核對已經輸入到Excel表格中的主營業務收入、各項費用以及工資數據等，如果全部靠眼睛核對，很容易出錯。如果可以將表格中的會計數據朗讀出來，則既減輕了數據核對工作量，還不容易出錯。

1.1 添加語音朗讀功能到Excel2010的快速啟動工具欄中

Excel 2010中的語音朗讀功能需要用戶自己動手添加到快速啟動工具欄中。單擊“文件-選項”，在“Excel選項”對話框的左側選擇“快速訪問工具欄”。在“自定義快速訪問工具欄”選項卡中，在“從下列位置選擇命令”下拉菜單中選擇“不在功能區中的命令”。其中有5項內容和語音朗讀相關，包括“按Enter開始朗讀單元格”、“按行朗讀單元格”、“按列朗讀單元格”、“朗讀單元格-停止朗讀單元格”、“朗讀單元格”。依次將其添加到右邊的自定義快速訪問工具欄中，如圖1所示，最后單擊“確定”按鈕完成操作。回到Excel2010主窗口中，快速訪問工具欄中則已經多了五個朗讀相關按鈕。

圖1 添加語音朗讀功能到快速訪問工具欄

1.2 設置朗讀聲音

打開“控制面板”的“語音識別”，單擊“文本到語音轉換”，在這里可以選擇朗讀的聲音和速度，如圖2所示。

圖2 設置朗讀語音和速度

1.3 使用語音校驗數據

Excel朗讀的是工作表中可見的內容，包括數字、中文、英文等，被隱藏的數據則不朗讀。如果英文是正確單詞會朗讀單詞，如果不是單詞則會依次朗讀每個字母；如果工作表為公式視圖，還會朗讀公式。現在可根據情況對利潤表、工資計算表等會計表格選擇按行朗讀、按列朗讀、按Enter朗讀以及隨時停止朗讀。有了語音朗讀的小工具，這樣可以一邊聽著Excel清晰的朗讀聲，一邊對輸入的數據進行檢查，非常方便。眼睛和耳朵并用，可以輕松保證數據輸入的正確性。

2 利用數據有效性校驗會計數據

利用Excel提供的數據有效性功能，既可防止無效數據的產生，還能降低數據輸入出錯機率，提高數據輸入的效率。

2.1 對會計數據唯一性的校驗

在會計數據輸入的過程中，有些數據是不允許重復輸入的，即確保數據的唯一性。例如科目編碼、發票號、商品編碼等等。在數據輸入過程中，依靠人工判斷難免出錯，而且還不容易被發現，可利用數據有效性來對要輸入的數據進行驗證。當輸入重復數據時，計算機自動提示，以便及時發現并更改。例如在科目編碼名稱對照表中A列要輸入科目編碼，B列中輸入科目名稱。第一步設置有效性條件驗證：先選定A列，選擇“數據-數據有效性”，單擊“數據有效性”對話框“設置”選項卡下的“允許”按鈕，在列表中選擇“自定義”，在“公式”文本框輸入“=COUNTIF（A：A，A1）=1”（公式需在英文狀態下輸入），此公式的意義是在A列不可以輸入相同的值，每個單元格的數據都是唯一的；第二步設置出錯時的提示信息：選擇“數據有效性”對話框的“出錯警告”選項卡，在“錯誤信息”文本框中輸入警示語“此科目編碼已存在”，單擊“確定”按鈕。完成設置后如果用戶在A列中輸入重復科目編碼，Excel就會彈出對話框，提示此科目編碼已存在，修改后才能接受不重復科目編碼的輸入。

2.2 對憑證日期的序時性校驗

在會計憑證輸入的過程中，對憑證日期可以進行序時控制，保證經濟業務的連續性。例如A列中在A1輸入字段“日期”，然后選擇A2到A列最后一行，進行數據有效性設置，如圖3所示。選擇“數據有效性”對話框的“出錯警告”選項卡，在“錯誤信息”文本框中輸入警示語“憑證日期必須序時”，單擊“確定”按鈕。完成設置后如果用戶在A列中輸入最后一張憑證之前的日期時，Excel就會彈出對話框，提示憑證日期必須序時，修改為大于或等于最后憑證的日期后才能確認該日期輸入。

圖3 日期序時的有效性條件設置

3 利用查找函數校驗會計數據

Excel提供了 LOOKUP、VLOOKUP、HLOOKUP 等多個查找函數，利用它們可以快速進行數據查找。這里以VLOOKUP函數為例，介紹該函數在會計期末盤點時的數據校驗應用。

3.1 VLOOKUP函數的語法

VLOOKUP（lookup＿value，table＿array，col＿index＿num，range＿lookup）， 其中 lookup＿value 是指查找對象，table＿array 是指查找范圍，col＿index＿num是指在查找范圍找到查找對象時需要顯示的對應列數，range＿lookup指明函數VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。

3.2 利用VLOOKUP函數校驗盤點表

會計核算中往往需要在期末進行庫存盤點等操作，當盤點工作由兩個不同人員來完成時，還需對不同人員盤點出的兩張數據表中的庫存數量進行核對，如圖4所示。

圖4 庫存商品盤點表

在盤點2表中的C1輸入字段名“數據核對”，在C2輸入公式“=B2-VLOOKUP（A2，盤點 1！ SAS2：SBS 9，2，0）”，將公式向下自動填充到C9單元格。從公式的結果可看到兩張盤點表核對的結果。即結果為0的單元格表示兩表數據一致，結果非0的單元格表示對應商品的庫存數量兩表有差異。Vlookup函數在兩表或多表數據核對時經常用到，熟練掌握該函數的用法對提高會計數據的處理能力有較大幫助。

4 利用條件格式校驗會計數據

上例中兩張表之間的數據校驗還可通過條件格式來完成。條件格式應用就是通過自定義公式規則，將兩表中數據不一致的行突出顯示出來。選取盤點1表的A2：B9區域，執行“開始-條件格式-新建規則”，在選取規則類型中選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”，在編輯規則說明框中輸入公式 “=S B2＜＞VLOOKUP（S A2，盤點 2！SAS2：SBS9，2，0）”，單擊“格式”按鈕，將符合公式規則的行設置為“綠色”的填充背景，單擊“確定”按鈕完成條件格式設置。設置后的效果是庫存數量不一致的商品所在行顯示綠色背景，如圖5所示。

圖5 設置條件格式以及條件格式結果

總之，財務人員應該熟練掌握Excel的各種數據校驗技巧，保證會計數據的準確性，這樣才能合理有效分析企業財務以及經營狀況，為管理決策者提供及時有效的會計信息，促進企業高效管理。

［1］徐雅云.Excel數據有效性的應用探討［J］.電腦知識與技術，2014（32）.

［2］李金花.會計數據處理［M］.鄭州：河南科學技術出版社，2014.