對(duì)中小企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)的調(diào)查與分析

白鳳玲

摘 要： 數(shù)字檔案館是信息時(shí)代的產(chǎn)物，指的是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案館形態(tài)，檔案館數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案館發(fā)展的必然方向。

關(guān)鍵詞： 數(shù)字化 檔案館 檔案信息

目前，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的廣泛關(guān)注，數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展，給傳統(tǒng)的檔案館帶來(lái)了強(qiáng)烈的沖擊和挑戰(zhàn)。檔案館數(shù)字化建設(shè)的最終目的是通過(guò)檔案館檔案信息資源的有效整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率。

一、數(shù)字檔案館的概念、優(yōu)勢(shì)特征

數(shù)字檔案館就是“在檔案文件標(biāo)準(zhǔn)化和電子計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)管理的環(huán)境中，實(shí)施檔案的數(shù)字化儲(chǔ)存、管理、維護(hù)與傳輸、利用服務(wù)的檔案館”。也就是說(shuō)，數(shù)字檔案館借助于現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備支持，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的傳輸、處理和獲取。

數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)特征：（1）檔案信息數(shù)字化。數(shù)字檔案館把館藏各類檔案信息通過(guò)各種信息采集設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲(chǔ)起來(lái)。（2）檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和特定軟件，將時(shí)空上分散的檔案館、室聯(lián)結(jié)成一個(gè)龐大有序的信息空間，在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索、傳輸、瀏覽和下載。（3）檔案信息存儲(chǔ)海量化。數(shù)字檔案館可采用光盤(pán)、微縮等技術(shù)，海量存儲(chǔ)檔案信息資源，傳統(tǒng)檔案館存儲(chǔ)的主要是紙質(zhì)資料，存儲(chǔ)空間有限。（4）檔案服務(wù)現(xiàn)代化。用現(xiàn)代化的電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的服務(wù)方式取代傳統(tǒng)的手工查找服務(wù)方式。（5）檔案信息共享化。利用者對(duì)數(shù)字檔案館的查詢和訪問(wèn)不受時(shí)間和地域的限制，檔案信息流動(dòng)于網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)現(xiàn)了資源共享。（6）檔案管理自動(dòng)化。數(shù)字檔案館利用多種現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索、傳輸、下載，并且對(duì)館內(nèi)各種相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，取代了傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計(jì)方式，為利用者提供了更方便、快捷的服務(wù)，為檔案館工作人員減輕了工作強(qiáng)度。

二、中小企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)面臨的一些問(wèn)題及對(duì)策

1.資金問(wèn)題

資金問(wèn)題是建設(shè)數(shù)字檔案館的最關(guān)鍵問(wèn)題，因?yàn)閿?shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)需要大量資金投入且不能立竿見(jiàn)影的工作。各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要大量的費(fèi)用，這就很容易造成企業(yè)對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)投入不足。數(shù)字檔案館建設(shè)是企業(yè)跨部門(mén)、跨行業(yè)的系統(tǒng)工程，必須由公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)。

2.安全問(wèn)題

檔案信息安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面，其安全隱患主要有三個(gè)方面：一是計(jì)算機(jī)病毒，二是計(jì)算機(jī)黑客，三是人員工作失誤和設(shè)備故障。因此，檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列技術(shù)措施并制定相應(yīng)的管理制度，保證主機(jī)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫(kù)安全。

3.從業(yè)人員問(wèn)題

由于數(shù)字檔案館里信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使檔案館工作人員逐步向“專業(yè)型”轉(zhuǎn)化，更多地需要一批素質(zhì)較好的“檔案專業(yè)”和“信息技術(shù)”兼具的綜合性工作人員，要求檔案工作人員與時(shí)俱進(jìn)，不斷地更新知識(shí)，適應(yīng)“角色”的轉(zhuǎn)換。

三、中小企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及未來(lái)分析

中小公司的檔案館館藏一般以紙質(zhì)檔案為主，雖然采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理已有多年，但利用者對(duì)檔案原文的查詢利用仍需要到庫(kù)房中進(jìn)行，這種方式還是傳統(tǒng)檔案館的形態(tài)。或者有的企業(yè)通過(guò)內(nèi)部的OA系統(tǒng)初步實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)上的檔案信息檢索、資料用印、檔案借閱等一系列流程的網(wǎng)絡(luò)化，但是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作未真正展開(kāi)，利用者無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得所需的檔案信息資源。大部分中小企業(yè)在邁向建設(shè)數(shù)字化檔案館的道路上才剛剛起步，未來(lái)還有大量的工作需要檔案工作人員去做，重點(diǎn)集中在以下幾個(gè)方面：

1.加強(qiáng)檔案館數(shù)字化方面相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)

數(shù)字檔案館是一種全新的檔案館管理模式，是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來(lái)的產(chǎn)物，對(duì)人才隊(duì)伍素質(zhì)的要求是具有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識(shí)、良好的職業(yè)道德、較強(qiáng)的信息處理能力，這就對(duì)檔案從業(yè)人員提出了更高的要求。

2.強(qiáng)化檔案館人員服務(wù)意識(shí)

檔案館數(shù)字化建設(shè)的最終目的是通過(guò)檔案館檔案信息資源的有效整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率。所以其最根本的目的是為利用者提供更方便、高效的服務(wù)，應(yīng)將最基本的檢索服務(wù)放在首位。隨著數(shù)字檔案館的不斷發(fā)展，提供知識(shí)型、智能型等高端服務(wù)無(wú)疑是一種方向。

3.建立檔案信息傳輸?shù)臄?shù)字化平臺(tái)

包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的購(gòu)置、應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建開(kāi)發(fā)。實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的在線歸檔，檔案管理人員通過(guò)客戶端的文件管理、檔案整編、檔案管理、動(dòng)態(tài)管理、系統(tǒng)維護(hù)等模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的操作。

4.加速檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程

對(duì)館藏傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源的重要來(lái)源，同時(shí)是一項(xiàng)龐大而繁重的工作，但其也不是指將全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而是綜合考慮企業(yè)資金等多方面實(shí)際因素，針對(duì)有價(jià)值的、重要的、有利用率的檔案，因地制宜地開(kāi)展數(shù)字化工作。

綜上所述，數(shù)字檔案館不僅可以大大提高工作的質(zhì)量和效率，而且可以達(dá)到檔案信息高效利用、資源共享的目的。同時(shí)，我們要意識(shí)到：數(shù)字檔案館并不會(huì)成為傳統(tǒng)檔案館的替代，數(shù)字檔案館實(shí)際上是傳統(tǒng)檔案館在部分功能上的補(bǔ)充和延伸，只有數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館相互之間形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，檔案館的功能才能真正實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大，才能以更高的工作質(zhì)量助力于企業(yè)的發(fā)展。

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