創新檔案管理工作之我見

謝玉榮

摘 要： 在信息和知識發展的時代，面對新形勢下的新問題、新挑戰，檔案管理工作者必須與時代要求相呼應，以創新思維指導各項工作，只有這樣才能不斷推動檔案管理工作向更高層次邁進，使我們的檔案事業適應和服務于社會各項事業，促進檔案事業可持續發展，跟上當今和未來世界發展的步伐。

關鍵詞： 創新 檔案管理 與時俱進

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。創新對國家興衰和發展如此重要，對檔案管理工作也不例外。在信息和知識發展的時代，面對新形勢下的新問題、新挑戰，檔案管理工作者必須與時代要求相呼應，以創新思維指導各項工作，只有這樣才能不斷推動檔案管理工作向更高層次邁進，使檔案事業適應和服務于社會各項事業，促進檔案事業可持續發展，跟上當今和未來世界發展的步伐。

新時代要求檔案工作必須打破常規，創新管理方式和服務機制，既要求廣大檔案工作者在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，積極創新，這樣才能提高服務質量和工作績效。

一、創新檔案管理方式

檔案室雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，仍然會感到所藏資源的不足。主要是由于檔案資源量的有限性和管理方式落后導致的利用效率不高。所以必須在充實收藏內容、提高收藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。近年來，我們對奎屯市信息中心的歷史技術檔案進行系統規范化的裝訂、整理工作，使檔案規范化、專業化；完成奎屯市政府電子政務工作二十年發展史志基本檔案信息的收集、加工、整理、編撰工作。通過對信息收集處理加工，使奎屯市電子政務史更符合現代檔案管理的要求，更便于儲存、查找。同時，隨著現代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須與時俱進地創新，最突出的特點是檔案實體和檔案信息分離。傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢，跟上現代化的步伐。我對奎屯市信息中心2003年以后的技術資料按照現代檔案管理的要求進行電子編目，使檔案實體和檔案信息分離，檔案的信息與物質載體分離，達到簡化立卷、深化檢索的目的，使奎屯市信息中心的檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便保管、保護和統計；而檔案信息檢索、傳輸的主要對象，脫離實體更便于作深層次加工、貯存，實現計算機檢索和在網上傳輸。

二、創新檔案服務方式

檔案服務是檔案工作的中心，檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用，使檔案事業與社會經濟協調發展，充滿生機與活力，走上可持續發展的道路。檔案服務創新，應當著重把握兩個方面：一是檔案服務內容和范圍的創新。隨著經濟社會的發展，檔案服務的內容和范圍是不斷擴大的，這是適應更好地進行檔案服務工作和為需求者提供更優質檔案服務的必然要求。二是檔案服務方式的創新。隨著高新技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，同時檔案服務形式較過去有了極大的變化。在工作中，我們要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究利用者當前的需要，還研究利用者潛在的需求，以便最大限度地消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求加強檔案服務的創新。近年來，奎屯市信息中心開展“信息化”、“融資貸款”、“中小微企業發展狀況”和“企業用工五狀況”專項調查共四期，整理回收調查表600余份，并形成有實用價值的調查報告，以此為依據為企業提供項目與技術咨詢100余次，最終幫助企業成功的申報項目12個，使中小微企業到位資金達685萬元，共整理技術檔案80余卷，有效地幫助中小微企業，極大地促進奎屯市經濟的發展。

三、創新檔案管理工作機制

首先，擴大信息源，加大對企業、城市化建設、重點工程項目檔案及相關信息的收集力度，為增強、擴展服務功能提供保障。檔案工作可以引進其他的競爭和協作的機制，加強信息工程建設與實施，使工作流程緊緊圍繞信息工程建設與實施來進行，為企業提供收集、整理、存留包括統計在內的全方位服務，并且定期對企業的檔案工作進行檢查和評估，使各企業檔案工作上新臺階。奎屯市信息中心每年都對奎屯市昆玉鋼鐵、錦疆煤化工、奎屯融坤設備安裝有限公司、奎屯奎開電氣有限公司等大企業的技術檔案指導、檢查等工作，指導各企業完成技術檔案，使各企業的技術資料檔案更規范，更符合現代檔案管理的標準，有利于今后的查找和利用。其次，加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發展，網上的信息越來越豐富，需要館藏特色檔案增強競爭力，認真做好重大活動檔案的收集整理，并積極向社會開放，為我市經濟社會發展服務。再次，加快檔案信息化工作，全面推進“數字檔案館”建設。在做好標準化、規范化工作的基礎上，實現檔案的數字化、整合信息資源，為廣大群眾提供科學快捷方便服務平臺。奎屯市現已開通的政務微博，信息中心將奎屯市科技計劃項目“奎屯市政務微博平臺建設”可行性研究報告各項資料進行收集整理，將各單位各部門的政務微博進行整合，第一時間發布相關政務信息、解讀相關政策、披露重大事件動態，完成“兩化融合”工作實施方案技術資料的整理、歸檔及電子檔案目錄編制，逐步推動企業信息化的發展，為今后對技術資料的提供及利用打下良好的基礎。

四、創新檔案管理人員

檔案管理工作的創新，應是以人為主體的創新，歸根到底要依靠“人”推動，同時是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展。這就要對檔案管理人員進行三個方面的培養：一是培養敬業精神。敬業是創新精神的基礎。檔案工作者要熱愛事業，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功、一孔之見，不斷進行檔案工作的探索和創新。二是培養獨立思考的習慣。檔案工作者要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎上，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。三是培養求實的科學精神。隨著高新技術的廣泛應用，如何更好地創新服務，需要在實踐中不斷學習和研究。這就需要檔案工作者有科學的態度、實事求是的精神，準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，尋找科學方法，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，在研究當中把握檔案的安全保障性和公共服務性，只有這樣才能推動檔案工作向更高層次邁進，才能更好地為我市的經濟建設服務，有效地開創檔案管理工作的新局面。