對(duì)高職院校檔案管理工作創(chuàng)新策略的思考

呂亞梅

摘 要： 高職院校檔案資源是高職院校辦學(xué)過(guò)程中形成的重要?dú)v史資料，對(duì)于真實(shí)反映高職院校辦學(xué)進(jìn)展和促進(jìn)高職院校可持續(xù)發(fā)展有著重要意義，因此，高職院校檔案管理工作者應(yīng)不斷創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理工作理念、模式、方法，更好地為高職院校辦學(xué)及管理工作服務(wù)。本文對(duì)創(chuàng)新高職院校檔案管理工作的必要性進(jìn)行了分析，并就如何實(shí)施高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新提出了一些思路和方法，期望為高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新與改革提供可行參考。

關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案管理 創(chuàng)新隨著我國(guó)高職院校辦學(xué)改革不斷推進(jìn)，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，除了完成既定的人才培養(yǎng)任務(wù)外，越來(lái)越多的高職院校不斷有新的科研成果和教育成果產(chǎn)生，在此背景下，陳舊的檔案管理理念和檔案管理手段顯然與當(dāng)前高職院校對(duì)檔案管理工作的需求不相適應(yīng)。因此，積極研究高職院校檔案管理工作創(chuàng)新策略，有著很強(qiáng)的必要性。

1.創(chuàng)新高職院校檔案管理工作的必要性分析

高職院校檔案資源是保存學(xué)校建設(shè)與發(fā)展歷史的重要資料，是對(duì)高職院校學(xué)生學(xué)習(xí)情況、教師教育工作的重要記錄。從建校起，學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的各種圖文、影像資料均以檔案資源的形式得以保存和管理，使高職院校以往發(fā)展歷程和政策變遷均有依據(jù)可查，對(duì)于高職院校人才培養(yǎng)與科研工作有著重要的參考價(jià)值。做好高職院校檔案管理工作，是促進(jìn)院校發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是高職院校辦學(xué)管理工作的重要內(nèi)容。

近年來(lái)，我國(guó)高職教育事業(yè)高速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，如何提升檔案資源的質(zhì)量，提高檔案服務(wù)的便捷性和全面性，成為高職院校檔案管理工作者必須思考的問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和檔案管理理論的不斷豐富，高職院校檔案管理工作有了較大創(chuàng)新空間，借此契機(jī)積極引進(jìn)新型檔案管理理念和信息化檔案技術(shù)，以及不斷創(chuàng)新檔案編研與服務(wù)工作有著很強(qiáng)的必要性。

2.高職院校檔案管理創(chuàng)新策略

為全面創(chuàng)新高職院校檔案管理工作，應(yīng)采取以下策略：

2.1創(chuàng)新高職院校檔案管理意識(shí)

創(chuàng)新高職院校檔案管理理念，提升檔案工作創(chuàng)新意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，是促進(jìn)高職院校檔案管理工作不斷創(chuàng)新的必要前提。對(duì)此，一方面要強(qiáng)化對(duì)檔案工作人員的宣傳教育，提升其對(duì)自身工作的認(rèn)知水平，使其形成創(chuàng)新工作方法，提升檔案服務(wù)質(zhì)量意識(shí)。此外，還應(yīng)強(qiáng)化人性化服務(wù)理念、信息化檔案管理、全面管理、全過(guò)程管理等科學(xué)工作理念的宣傳，為高職院校檔案管理人員的創(chuàng)新活動(dòng)提供啟發(fā)與可行思路。另一方面強(qiáng)化對(duì)高職院校教職工的宣傳教育，使其認(rèn)識(shí)到檔案資源對(duì)自身教育工作和科研工作的重要借鑒價(jià)值和指導(dǎo)意義，使其在日常教學(xué)和科研工作中自覺(jué)收集檔案資料，為高職院校檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2創(chuàng)新高職院校檔案管理模式

高職院校檔案管理工作主要包括檔案收集、檔案劃分、檔案歸檔、檔案保管、檔案開(kāi)發(fā)、檔案利用等環(huán)節(jié)，為了提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，應(yīng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作采取合理的創(chuàng)新手段，積極采取信息化、現(xiàn)代化檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享性，以及檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。具體可采取以下措施：首先，對(duì)現(xiàn)有檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，建立科學(xué)的目錄查詢(xún)系統(tǒng)，并結(jié)合檔案資源的豐富性，對(duì)目錄查詢(xún)系統(tǒng)進(jìn)行不斷豐富與更新。其次，強(qiáng)化電子檔案的建設(shè)與開(kāi)發(fā)，結(jié)合辦學(xué)特點(diǎn)和檔案資源特征建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，利用掃描和錄入等方法，將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案資源。最后，充分利用高職院校教職工的辦公系統(tǒng)終端，引導(dǎo)廣大教職工在日常工作中規(guī)范上傳有價(jià)值的檔案資料，供檔案人員分類(lèi)和篩選，形成統(tǒng)一的、可共享的檔案資料，進(jìn)而使高職院校檔案的歸檔效率、歸檔水平和歸檔質(zhì)量不斷提高。

2.3創(chuàng)新高職院校檔案編研工作

以往，多數(shù)檔案管理人員十分重視檔案資料的歸檔和保管，對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與服務(wù)職能認(rèn)知較低，導(dǎo)致許多檔案資源的價(jià)值得不到發(fā)揮。在高職院校檔案管理工作不斷創(chuàng)新的過(guò)程中，檔案人員應(yīng)打破原有工作思路與工作模式，積極開(kāi)展檔案資源的開(kāi)發(fā)與編研工作，努力提高檔案資源的系統(tǒng)性、規(guī)范性，為檔案資源需求者提供可靠、快速、方便的檔案服務(wù)。對(duì)此，檔案管理人員首先要對(duì)高職院校現(xiàn)有檔案資源的類(lèi)型劃分、特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)與缺陷等進(jìn)行整體把握，從而有計(jì)劃、有目的地開(kāi)展檔案編研工作；其次在檔案編研過(guò)程中積極尋求專(zhuān)家學(xué)者的意見(jiàn)和建議，對(duì)檔案資源體系不斷完善。此外，還應(yīng)掌握編制和更新目錄檢索系統(tǒng)的方法，使檔案編研成果及時(shí)被檔案資源需求者利用，充分體現(xiàn)檔案資源應(yīng)有的價(jià)值。

2.4創(chuàng)新高職院校檔案服務(wù)模式

高職院校檔案資源有著較強(qiáng)的服務(wù)價(jià)值，充分體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)職能，不斷提高服務(wù)范圍和服務(wù)質(zhì)量，是創(chuàng)新檔案管理工作的有效途徑。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)迅速普及，高職院校均具備相當(dāng)數(shù)量的多媒體終端設(shè)備，充分利用現(xiàn)有資源建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，成為創(chuàng)新檔案服務(wù)模式、提高檔案利用率的有效途徑。對(duì)此，高職院校檔案部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)及相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，適時(shí)結(jié)合檔案利用者的需求和使用習(xí)慣，優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)界面，更新檔案檢索目錄，為利用者提供更快捷、更方便檔案服務(wù)。此外，結(jié)合院校師生需求積極開(kāi)展檔案知識(shí)講座、檔案展覽活動(dòng)，是拓展檔案服務(wù)模式的合理策略。

3.總結(jié)

創(chuàng)新高職院校檔案管理工作，是適應(yīng)高職院校辦學(xué)及管理工作需求，促進(jìn)高職院校不斷發(fā)展的重要舉措。因此，高職院校檔案管理工作者應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理新理念、新技術(shù)、新模式、新方法，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提升服務(wù)水平，強(qiáng)化對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，使其更好地為高校師生、領(lǐng)導(dǎo)等檔案資源利用者提供便捷、高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

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