事業單位檔案管理信息化研究

于 雷

長春市農業機械研究院，吉林長春 130000

事業單位檔案管理信息化研究

于 雷

長春市農業機械研究院，吉林長春 130000

隨著我國信息化技術的飛速發展，各行各業的管理工作逐漸趨于信息化。信息化管理具有方便、快捷、省時省力的優點，并且能夠將信息和數據進行及時的收集的優化。將信息化技術應用于事業單位的檔案管理中，能夠節省管理人員的工作量，及時對數據進行分析和處理，為事業單位的檔案管理提供巨大的便利。本文通過分析信息化技術在事業單位檔案管理中的應用優勢，為事業單位檔案管理的信息化技術提出一些見解。

信息化管理；檔案管理；應用策略

0 引言

隨著信息化技術在我國各行各業的管理中的深入應用，其在管理方面展現出來的優點也逐漸顯現出來。隨著網絡技術的發展、計算機軟件的更新和普及，我國事業單位的檔案管理也逐漸向信息化邁進[1]。然而，在事業單位的信息化檔案管理中，仍然存在一些問題，使得信息技術的應用仍然不夠完善。因此在今后的發展中，依然要加強研究信息化管理技術在事業單位檔案管理中的應用策略，從而使事業單位檔案管理信息技術進一步完善和優化。

1 信息化管理技術的優勢

相較于傳統的管理技術而言，信息化管理技術通常具有以下幾點優勢。

1.1 儲存方式的優勢

傳統的管理工作中通常是以紙張作為檔案存儲的媒介，由人工手抄為錄入模式，對要儲存的信息進行記載和收藏。然而紙張在常年的保管中容易變質、破損，筆跡也容易丟失，為信息資源的采集和存儲帶來許多困難，同時，紙張累積起來后，十分沉重，為保管工作帶來巨大壓力。然而檔案管理的信息化技術，能夠通過計算機和網絡，將管理系統建立在計算機網絡平臺上，采取電子錄入的方式，使得信息的錄入和存儲十分便捷，并且通著信息化技術對信息進行保存時，不易丟失，易于保管和攜帶，從本質上對檔案管理工作進行了優化。除此之外，紙質的檔案所占的空間極大，而電子檔案所占的空間較小，對于空間和人力的要求都比較低，因此信息化技術逐漸深入到檔案管理的工作中，是事業單位檔案管理的發展趨勢。

1.2 查閱方式的優勢

傳統的檔案管理模式中，如何準確高效的找到所需的檔案資料是一件十分困難的事，龐雜繁重的紙質檔案十分不利于查找。然而建立一個信息化的檔案管理系統，通過計算機網絡對檔案信息進行分類查找，能夠迅速準確的查閱資料。同時傳統的檔案還存在紙質老化等問題，在查閱過程中對資料和信息極易造成模糊字跡、缺頁等危害，而將信息化技術應用于事業單位的檔案管理中，能夠高效的利用檔案資源，實現資源共享，使資料信息得到最大化的利用。傳統的檔案管理模式中，查閱信息資料的手續較為繁瑣，時效性低，信息化技術的檔案管理模式能夠簡化操作流程，節省時間和人力，提高事業單位檔案工作的管理效率。

2 信息技術在事業單位管理工作中肩負的任務

隨著計算機網絡技術的發展和應用，我國事業單位檔案工作中的硬件設施也逐漸完善，檔案管理工作也日趨科學化、規范化和無紙化。然而，事業單位檔案工作由于長期的紙質管理模式造成一些問題，亟需解決。在傳統的檔案管理模式中，紙質的檔案存儲模式中由于紙張的篇幅有限、錄入繁瑣，造成信息資料內容的存儲受到限制，更新周期長，不易于整理，使資源共享受到限制，在信息技術的改革過程中也造成一些問題。

2.1 檔案管理的信息化平臺建設和更新速度慢

目前我國的事業單位在檔案管理工作中已經逐漸建立了信息化的平臺，然而由于實際工作中對檔案管理的重視程度不夠[2]，造成信息化系統不夠完善，信息化管理平臺的模塊設置和優化速度較慢。使得一些新近的員工檔案信息不能及時的更新，影響了事業單位人才信息的管理和優化。

2.2 檔案管理信息化系統的應用不夠深入

由于從紙質檔案管理到無紙化信息技術管理的革新速度緩慢，使得信息化技術平臺的使用率依然較低。事業單位在進行檔案信息化管理過程，通過計算機網絡的應用來降低管理成本和管理人員的工作量，提高檔案信息的錄入查詢的效率。然而在目前的事業單位檔案管理信息化建設過程中，檔案管理信息化建設平臺依然無法完全將紙質的檔案信息完全錄入到計算機網絡中，導致檔案管理信息化系統的應用依然不夠深入，系統依然不夠完善，影響了信息化系統的優勢的發揮。

2.3 事業單位檔案管理的信息化力度不夠

雖然信息化技術在許多事業單位的檔案管理工作中得到了應用，然而信息化力度依然不夠。由于事業單位中檔案管理的專業人才較為缺乏，在實施信息化管理的過程中，許多新技術和新模塊依然無法同步使用。同時，缺少專業人才將紙質的信息及時地錄入到信息平臺中，使得許多紙質檔案依然沿用，為事業單位檔案管理的全面信息化帶來了巨大的困難。因此，必須注重培養檔案管理方面的專業人才，保障紙質的信息和資料能夠完全錄入到信息化系統中，加強事業單位檔案管理的信息化力度，提高事業單位檔案管理的工作效率。同時應積極樹立員工的對待管理工作的認真、負責的工作精神，加強員工的責任心，使得檔案管理管理工作在信息化技術下能夠高效運作[3]。

3 加強事業單位檔案管理信息化的策略

從事業單位檔案管理的需求和信息化管理技術的優勢來看，我國的事業單位檔案管理工作信息化是十分必要的。然而通過上文分析，目前我國檔案管理工作的信息化仍然需要加強，因此本文對如何加強事業單位檔案管理信息化提出幾點策略。

3.1 加強檔案管理信息化系統中的硬件建設

為了保障檔案資料保存的穩定性，和便于查閱，事業單位管理部門的計算機網絡的硬件設施必須完善。加大資金的投入，建立一個完善的硬件系統，不僅有利于檔案工作的管理，還能夠有效保護檔案資料的保存質量。同時將信息技術深入到檔案管理工作中，使得電子儲存發揮其優勢，對于整體提高資料的儲存、完善、查閱速度十分必要。同時，由于信息技術的應用，可以有效降低工作人員在管理檔案工作中的負擔，節約人力，節約時間，對于整體的資料儲存和管理都具有十分重要的意義。良好的錄入模式和較大的儲存容量，以及強大的硬件備份系統都對檔案管理工作的開展具有重要作用。

3.2 及時開發和更新檔案管理工作中的軟件系統

在加強硬件設施建設的同時，及時對檔案管理信息化系統中的軟件進行升級和新模塊的開發是十分必要的。一個完善的信息化管理系統能夠有效防止網絡上的病毒侵害，降低信息資料被破壞的風險，保障信息資料的安全。因此開發和完善檔案管理系統的應用軟件，能夠高度配合信息化檔案管理系統的硬件設施，使得信息化技術在檔案管理中能夠最大化的發揮出優勢。

3.3 建設一個實用的檔案管理平臺

檔案信息網站是事業單位管理檔案資料的網絡平臺。建立一個良好的信息管理網站能夠提高整個事業單位檔案管理工作的效率。以網頁的形式為相關人員提供其所需的檔案信息服務，實現在網上能夠對信息資料的快速查詢、瀏覽、下載，是檔案管理系統信息化的重要途徑。選擇具有升級能力、適應于個體需求的檔案信息管理操作系統，能夠適應檔案網絡管理日益更新、發展的要求，保障檔案信息化建設的良好發展。選擇市面上最為先進的信息技術，及時更新和完善網絡信息系統，對于信息資料的儲存、保管、查閱等工作都十分便利。

3.4 制定符合事業單位檔案管理工作發展要求的規劃

由于信息技術發展速度的加快，事業單位必須注種檔案管理信息化系統的靈活性和可擴展性，制定符合事業單位檔案管理工作發展要求的總體規劃。同時應充分考慮到事業單位的實際情況，滿足對人才信息管理的需求，努力建設一個符合經濟發展要求的信息化管理模式。同時，這種信息化的管理模式也要具有可升級、擴展的能力，使得檔案管理工作與信息技術的發展相協調，滿足整個事業單位的實際發展需求。

3.5 加強專業人才的培養

在事業單位檔案管理的網絡信息系統的運行工作中，檔案管理人員的專業技能和綜合素質尤為重要。加強培養工作人員的專業能力，能夠有效提高事業單位檔案管理的信息化發展。因此事業單位在推進檔案管理系統信息化的過程中，應注重對相關工作人員專業技能的培養，使工作人員能夠對信息平臺的使用技能不斷提升，滿足靈活使用網絡技術的需求，從而有效的促進檔案管理信息化建設。

4 結論

本文通過對信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用所發揮出的優勢進行分析，提出一些完事業單位檔案管理信息化的策略。信息技術的應該能夠取代傳統的檔案管理模式，能夠有效優化信息資料的存儲和完善，保障信息資料的存儲安全，方便資料的查詢和瀏覽，極大的提高了事業單位檔案管理的工作效率。

[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013，16：128-129.

[2]尤麗.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014，6：63-65.

[3]劉延偉，鄭婷.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].勞動保障世界(理論版)，2013，9：149-150.

G2

A

1674-6708（2015）142-0063-02