醫院耗材采購的內部控制辦法

（中國中醫科學院廣安門醫院 北京100055）

一、醫院耗材采購內部風險控制與運行

（一）耗材申購和審批

1.申購：貴重儀器設備的購置。由各科室于每年中旬將明年的購置計劃 （填寫10萬元以上儀器設備論證申請表）送交設備科匯總，設備科根據院部的總體規劃做出明年全年度的購置計劃。計劃送主管副院長、院長審閱，并在年底前召開醫療儀器設備評價、咨詢小組討論會進行論證，特殊臨床如急需設備的，可半年舉行一次論證會。

2.建立申購審批制度。（1）申購醫療設備每臺/套2 000元以下的，由申購科室提出申請，設備科提出意見，并送主管副院長審批；（2）申購醫療設備每臺/套2 000元至1萬元的，由申購科室提出申請，設備科提出意見，并送院長和主管副院長審批；（3）申購醫療設備每臺/套1萬元至10萬元的，由申購科室填寫單價1萬元以上的可行性論證報告，經院長辦公會研究審批。

3.申購和審批相互分離。申購和審批兩者的性質不相容，如果由同一個科室進行管理，很大程度上會出現舞弊的情況，可以把兩者分配給不同的兩個科室分別管理，起到內部監督的作用，大大降低了舞弊的情況發生。

醫院采購審批流程圖

4.臨時申購的處理。對耗材的臨時申購一般情況下都在成本預算之外，對此情況需要進行有效的控制，避免打亂原有的采購計劃，同時打亂了成本預算。臨時申購需要通過采購部門經由主管院長進行審批，只有審批通過才能進行采購。

5.采購文字記錄保留。對采購過程中對文字記錄的完整性進行系統的規范，它在很大程度上保證了采購的有序性，提升了使用效率。申購單應一式四聯，經過有關科室審批通過后，請購者自留一份，具體審批流程見下圖。

（二）采購過程

1.技術說明書的編制。醫院耗材種類繁多，且更新較快，對耗材型號和規格錯誤的申購會增加耗材采購難度，且一定程度上無法滿足醫院的正常耗材使用。所以，需要由科室技術人員和專家共同針對采購計劃來編寫技術規格說明書。

2.招標文件的編制。招標文件主要的條款有商務條款和技術條款。技術條款直接影響著采購質量；商務條款對供貨商的供貨價格、供貨時間和付款方式等進行規劃，對不合理的商務條款會給醫院帶來資金困擾，所以，招標文件的編制對醫院非常有必要。

3.建立完善的供應商評價系統。招標采購最主要的環節就是供應商的確定，能夠在很大程度上保證采購的質量和成本。所以，在此基礎上應建立供應商評價系統，從各個不同角度建立較為完善的評價指標。

4.招標文件和評價投標文件相互分離。招標文件和投標文件兩者的性質不相容，如果由同一個科室的人進行管理，很大程度上會出現舞弊的情況，一般情況下供應科負責招標文件的編制，評審會來評審投標文件，最大程度上保證評審過程和結果的真實性和科學性。

5.合同的編制與審核。醫院耗材的采購需要簽訂合同，合同能夠很好地使雙方按照規定的事項辦事，有法定文件的約束，是對自身權益最大的維護。供應商確定之后，供應科根據招標文件編制采購合同，編制完畢后需要由采購負責人審批并和供應商進行簽訂，以便醫療采購和供應商達成共識。

（三）付款

1.付款憑單的編制。當醫院供應科拿到供應商的驗收單之后應立即付供應商耗材款項，保障后續采購的順利進行，這可能會有一定程度上的舞弊情況發生，所以，為了預防此種情況的發生，需要對申請付款的文件進行嚴格要求。供應科應當認真詳細地對供應商發票和驗收單進行審閱，對各種單據的真實性和合規性進行判定，對編號的付款憑單進行系統的編制，對其中的正確性進行詳細檢查，把文件交予審計處進行審核工作，審計處審計通過之后財務處可以對其付款。

2.財務處發票的審核。財務處在給供應商付款之前需要對訂購單、驗收單和合同等憑證進行詳細的審查，發票中標明的內容必須要和其他單據上的注明內容保持一致；審查驗收單上有沒有設備科和保管科室人員的簽字；訂購單上必須要有供應科人員簽字；請購單上必須要有科室相關人員簽字；審查是否有審批人員的集體簽字同意付款。如果沒有錯誤，可以進行付款并記賬，財務處每個月應和需要核對科室進行賬目的核對，必須保證賬實相符。

二、醫院耗材采購內部控制的方法

（一）建立良好的內部控制環境

每個醫院都需要建立一種良好的控制活動，這種控制活動必須要建立在一定的環境中，對環境質量控制的好壞在很大程度上影響到醫院的內部控制，應對內部控制進行必要執行和遵循。對醫院內耗材采購中的內部控制進行最大程度上的強化和建設，對醫院采購環境的控制主要表現在經營方式、管理理念、管理風格和分配責任等，通過不同的管理控制方法對醫院內部環境進行必要的建立和保持尤為重要。還應從人力資源管理方面入手，以務實的態度為采購環境進行控制和落實創造有利的條件，使醫院耗材采購真正做到內部環境的有效控制。

（二）加強耗材內部控制制度

醫院的內部控制是保證各部門和各環節順利運行的非常重要的部分，它能夠在很大程度上對醫院中的資源配置和安排等方面實現合理規劃，最大程度上降低運行成本，提高經濟效益。我國目前大多數醫院的領導最為重視的是醫學技術、服務態度和獎金分配等方面，在一定程度上忽視了耗材在醫院管理中起到的作用。耗材采購是醫院管理的重要組成部分，所有環節都要依靠內部控制來進行規范，如果沒有完善的內部控制制度，會大大增加采購成本，增大醫院支出。

（三）強化醫院信息系統建設

醫院中的物品和耗材品種繁多，記錄比較繁雜，如果進行信息系統的有效建立，可以通過計算機對大量信息進行詳細的記錄和信息的標記，能夠詳細地記錄耗材從采購到使用的全部過程，做到對每個環節進行監控，并記錄出現錯誤的信息。這種信息系統的建立在很大程度上提高了醫院對信息的快速查詢和統計，大大提高了工作效率。信息系統是建立在效益大于成本的基礎之上，不能由于系統不完善對醫院產生不利影響，也不能追求系統完美無限透支成本。需要根據《會計法》進行會計賬冊的建立，正確運用會計科目。

（四）完善獨立的內部審計部門，發揮監督職能

為了醫院各個環節正常運行需要在醫院內部建立完善的審計部門，使每個環節具有強大的權威性和各自的獨立性，使部門之間形成必要的監督管理。對醫院內部審計人員進行審計職能的保護，能夠在很大程度上保證會計信息的真實性和合法性，對醫院各領導在審計工作中的法律責任進行明確，如果在審計過程中出現違法行為，應予以嚴肅的責任追究，最大程度上做到違法必究。對于不遵守原則的審計人員進行崗位的調換，保證審計工作的正常性和真實性。有關部門應對醫院內部控制制度進行不斷的完善，形成一個有效的監管體系。

（五）完善耗材采購管理

耗材管理的好壞直接影響到醫院的效益，也是內部控制非常關鍵的環節，必須要制定合理的耗材采購管理制度。醫院要根據具體耗材使用量進行量化指標管理，保證耗材的采購量，以適應患者就醫數量，避免沒有規劃的、盲目的耗材采購，不能造成耗材的積壓和供應脫節的情況發生，還應對耗材的種類進行詳細的規劃和分類采購。目前我國一些醫院對耗材的采購處于盲目狀態，盲目耗材采購表現在兩個方面：（1）醫院對耗材和患者數量沒有合理分配，業務水平不高等，造成采購的過量或不足；（2）沒有按時對耗材進行采購，而是進行盲目的采購，沒有形成計劃采購。

（六）加強醫院的風險評估

醫院的內部控制體系非常重要，但是內部控制不單單是對風險進行消除，控制的根本是對風險的預防。隨著我國經濟體制的不斷改革，醫院各方面的管理出現了不同程度的風險，因此，醫院要根據自身的實際狀況制定出一個比較系統的采購控制系統和風險評估系統，對預測的風險進行規避和化解，比如，在對耗材采購時，應對醫院的內部環節進行分析，對市場環境進行必要的了解，在此基礎上還應對患者消費等各種因素進行綜合評估，以此降低采購風險。

三、結束語

由此可以看出，對醫院耗材采購進行必要的內部控制能夠在很大程度上維持醫院各種活動的有序進行，進而保證采購的安全性和質量，內部控制對各大醫院來說是至關重要的一個環節。想要解決目前醫院耗材采購失控的局面，需要從安全性、有效性和合法性幾個方面實施全方位管理，只有這樣才能使醫院的管理水平有一個比較穩定的提高。在進行內部控制時，要在全員認識的基礎上，把握好管理制度的正確性，與此同時最大程度上對采購程序進行規范。