數字檔案安全與長期保存對策研究

摘 要：近年來，人類信息化程度空前大發展，各行各業信息化、數字化建設如火如荼。各單位辦公自動化，企業業務網絡化、管理數字化，政府政務電子化等，給社會發展和人們的生產生活帶來了很大的便利。數字檔案以信息技術為基礎，以網絡為服務平臺，能積累和儲備國家信息資源，最大化保存社會記憶，減少檔案原件磨損，實現檔案信息資源共享，向社會提供快速、準確、方便的檔案信息服務保障。物聯網，云計算，大數據，智慧城市的發展，政府的決策等，對數字檔案的依賴性越來越高。但是，近年來國內外檔案災難事件多有發生，損毀教訓慘重，因此數字檔案的安全和長期保存，不容忽視。本文主要對數字檔案的安全與長期保存對策進行研究探討，主要包含：物理安全，備份策略、外包策略、技術保障，制度監管，人才培養等幾個方面。

關鍵詞：數字檔案 安全 長期保存 對策

早期的檔案采用紙張保存，好的高級紙張可以保存一個世紀，是否損壞，肉眼一看便知，方便及時搶救，但是很占用存儲空間。隨著磁盤技術發展，檔案的載體轉向磁帶、磁盤，特別是模擬信息用它們來保存很方便，但是其存儲容量有限，設備兼容要求高，而且易消磁導致信息丟失。隨著多媒體技術和網絡技術的發展，人們對檔案的便捷性，豐富性要求越來越高，電子檔案的載體逐漸過渡到 CD-ROM光盤、U盤、移動硬盤等大容量的存儲介質。電子檔案不僅包含文字材料，其包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，電子圖像等形式。檔案數字化極大地提高了檔案的利用率和推動了檔案工作的創新。但是，磁場干擾、氧化、潮濕和材料腐蝕等其它不可預知的天災人禍都可能將儲存在介質上的資料瞬間銷毀，而且人們對資料的查詢、使用頻率和及時性要求越來越高。

數字檔案在制作、使用、銷毀階段都存在安全隱患。面對數字化檔案保存中存在的諸多問題，為了保證電子檔案的原始性、真實性、可靠性，探討數字化檔案安全和長久保存對策很有必要。

1 存儲環境安全策略

光盤的預計壽命僅為 5 年，磁帶為 10 年，磁盤為 15 年，磁光盤為 30 年，這些載體還易于受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，且受損后不易修復。

首先要保證數字檔案存儲環境的物理安全。硬件設施：計算機、掃描儀、數碼相機及其附屬設備使用前要進行安全檢查。防水、防火、防塵、防電磁輻射（可配置防磁柜），防雷電，保證通風、保證機房溫度濕度正常，配備UPS電源供電系統；軟件選擇適合本行業的趨于成熟的管理軟件。其次，存儲數據的計算機軟件定期升級，更新漏洞，殺毒軟件及時更新。條件好的要設置防盜報警和視頻監控系統。最后，對于需要長久保存的資料，要不斷遷徙，根據存儲器的壽命，不斷轉存到新盤上。

2 備份和恢復策略

近年來，頻發的海嘯，地震，洪水給數字檔案保存敲響了警鐘，因此對數字檔案備份迫在眉睫。在存儲、備份介質上可采用光盤、移動硬盤、服務器磁盤陣列等備份措施。在備份策略上可以采用本地備份、 同城備份和異地備份存放，實現檔案數字資源的多套多地備份，提高檔案數據的實時性和共享性。對重要檔案可以利用縮微技術進行易質備份，以防止若干年后電子文件因閱讀設備不配套而無法讀取。比如，美國出版物大都以三種形式出版，紙質、縮微膠片、光盤，這一點值得我們借鑒。特別需要注意的是保存年代久遠的影視資料，要根據其重要程度和目前的保存現狀進行格式轉化，做好備份，以備不測，在實施過程中，切記要選擇好保存的格式。

數字檔案永久保存是一個永恒的話題。云計算和云存儲技術的逐漸成熟， 為檔案數字資源的存儲和備份開辟了一個新的方向。云存儲和云備份都是通過集群應用或分布式文件系統等技術，將網絡中各種不同類型的大量存儲設備通過應用軟件集合協同工作，對外提供數據存儲和備份功能。用戶通過網絡以按需按易的方式租賃使用云端的虛擬資源，即“其優勢是資源集成，其精髓是服務”。“用戶不必關心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云了。”

但是在云環境下，所有信息資源高度集中在云商集成式平臺，如果平臺一旦被黑客攻擊，檔案也會面臨威脅。正如有些學者擔心的那樣：“云計算是一個復雜龐大的系統，用戶海量數據存儲、處理、傳輸過程都有可能造成關鍵或隱私信 息丟失、竊取、破壞”，云計算系統結構的復雜性可能影響檔案信息資源存儲的安全性。鑒于云存儲備份環境下，數字檔案安全性對云商的依賴性增強，所以應該選擇安全資質高，實力雄厚，技術領先，風險應對能力強，管理到位，能提供可靠安全保證并能不斷滿足用戶可持續要求、信譽高的云商合作。同時雙方簽訂嚴密的合同，對云商的權責進行明確界定。選擇遵從我國法律，并且服務器在我們國家的云商。

無論電子檔案存儲在何種介質上，都要有定期備份，定期質檢，及時恢復的基本理念。而且要根據數據重要程度，數據量大小，恢復內容要求，災難恢復時間來設置容災備份級別，以便災難發生時啟動相應的應急預案，將損失減到最小。

3 外包策略

檔案管理對大多數單位來說，昂貴的基礎設施、人員、技術及管理方面的投入，都是一筆不小的開支，另外面對多發的自然災害和人為破壞，為了減小損失，節約成本，提高檔案利用效率，提升企業效率，可以考慮將本單位業務外包，尋求檔案社會化保管。但在電子檔案外包中應該遵守以下幾條：《關于加強涉密檔案登記備份和數字化管理的通知》“涉密檔案數字化加工不得外包，應由本單位涉密人員或者委托同級國家綜合檔案館進行。” “凡參與涉密檔案數字化加工的，必須經檔案行政管理部門和保密行政管理部門組織的檔案與保密業務培訓后方能上崗。” “嚴禁外包公司在服務過程中非法下載、留存、持有、使用任何檔案信息。” 《通知》不僅要求外包單位在信息安全上作出莊嚴承諾，對此造成的一切后果，承擔法律責任，而且也提醒業主方，要在信息的下載、留存、持有、使用諸環節上，加強安全意識，加強監督管理，確保在數字化加工中，檔案信息萬無一失。endprint

4 技術策略加強數字化檔案安全保密

數字檔案不同于傳統檔案，易復制、刪除、修改，因此其原始性和完整性面臨威脅。

可以利用加密技術：防止數據被偷竊、篡改，在一定程防止檔案信息的丟失。在檔案傳輸過程中，如果采用非對稱密鑰加密算法，即使檔案被第三方劫持，也很難破解，從而保證了數字檔案的安全傳輸；防火墻技術：通過在內外網之間設置屏障，把不安全的訪問拒之門外；入侵檢測：如果說防火墻是一棟大樓的門衛，入侵檢測系統就如同大樓里面的攝像頭，可以對破壞系統的行為進行監控，必要時做出反應；身份認證：通過此舉措，可以將非法訪問實體阻擋在系統之外；權限管理：只有擁有權限的用戶，才能對相應的電子檔案進行訪問處理，根據訪問人員身份不同，可以設置對檔案文件不同的訪問權限；數字簽名：保證電子文件的真實性、 完整性、可靠性。另外還可采用安全審計技術及操作系統安全內核技術等加強安全保障。對特別保密的檔案，需要外網訪問的時候，可以采用VPN技術保證數據傳輸通道的安全。避免非法用戶訪問和拷貝。

5 嚴格的檔案使用管理制度策略

檔案使用需經上級領導的簽批、本部門的負責人進行授權，方可對數據進行使用。優化各流程的工作、保證各環節的協調、有效管理，進而確保數字檔案信息管理的安全性。

依法治檔，不斷完善數字檔案信息安全立法。對檔案的整個生命周期（借閱、保密、鑒定、銷毀等）設立嚴格的使用管理規章制度，并嚴格執行。對重要資料和保密程度高的資料，在制定備份策略時候，可以采用高級質量的媒介，增加備份頻率，保證數據完整安全。對因為各種原因造成的泄密問題，要依法依規嚴格懲戒，使安全保密工作落到實處。將電子檔案的安全責任貫穿在電子檔案的形成、處理、收集、積累、整理、保管和利用等各個環節。

制定安全評估體系和緊急預案。組織檔案部門的專家和信息安全方面的專家，制定科學合理的安全評估體系和安全指標。對各種安全風險進行評估，并給出具體應急預案。保證系統發生災難時，將損失降到最小。

6 人才培養策略

檔案工作人員和使用人員安全意識薄弱，造成檔案丟失時有發生。檔案使用人員素質良莠不齊，也容易造成電子檔案丟失和破壞。因此，要加強宣傳引導，提高全員檔案保護意識。單位應對檔案管理人員進行安全和信息保密教育，并定期考核，加強其安全意識、防護和責任意識。檔案管理人員不僅要努力學習檔案專業知識，提高管理水平，而且要與時俱進，更新自身安全保密觀念，主動學習安全知識。單位可定期開展在職教育，短期培訓等激勵政策，加快檔案管理人員知識和技能更新，調動員工積極性、主動性、創造性。必要的時候可以引進專業出身，熱愛檔案事業，具有鉆研精神的人才和信息安全方面的專業人才，提升整個隊伍的管理水平。高校應加大數字檔案信息安全管理方面的研究型、技術型、實用型人才的培養。

技術是手段，管理是根本，人才是關鍵，但是安全管理是一個動態變化的過程，因此在實際電子檔案安全管理中，要評估安全風險，不斷調整安全管理措施。電子檔案安全和永久保存不僅要從技術角度探索解決辦法，而且需要信息安全界，產業界，政府部門共同努力才能實現。

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作者簡介

王小紅（1975-），女，漢族，陜西，本科，講師，陜西省委黨校，研究方向：計算機網絡信息安全。endprint