淺談機關檔案數字化建設

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，對提高機關檔案管理水平、提高檔案管理工作效率，增強檔案業務部門的服務水平有極大地推動作用，更為檔案的進一步利用和開發奠定了良好的基礎。

1 檔案數字化建設的必要性

傳統載體檔案數字化，對檔案館（室）有著多方面的作用和意義。首先，檔案數字化可以確保傳統載體檔案的安全性。傳統載體檔案在數字化后，將來的整理、編目、統計、查閱、編研、開發等各項工作，都可不再動用檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數，從而保障檔案的安全。把傳統載體檔案數字化，實質上是向數字化要安全，用數字化保安全。其次，它是實現檔案精細化、自動化管理的基礎。在數字化之前，必須對傳統載體檔案進行文件級編目、錄入計算機，逐卷、逐件、逐頁地編號，破損的加以修裱，卷折的加以展平等，這些基礎工作完成后，可使檔案達到精細化管理和自動化檢索。實際上，數字化帶動了檔案基礎工作的全面完成，使檔案管理狀況得到全面改善，使檔案管理水平得到全面提升。第三，實現檔案日常管理的簡單化。它將大量節省檔案館（室）的日常工作，把工作人員從繁重、復雜的勞動中解放出來。以紙質檔案為例，數字化以后，紙本全宗新的檔案接收進館時，不用為了把先后進館的一個全宗檔案放在一起而倒換檔案；閱覽、編研、辦展、拍電視等利用檔案時，都不用到庫房去一件件提調檔案，也不用在歸還入庫時逐件、逐頁地清點檔案；在進行檔案統計時，也不用逐卷、逐件地對檔案進行清點；檔案封存管理后，也會省去大部分的日常管理工作。因此，盡管數字化會一次性耗費大量的人力，但數字化后又能長期節省大量的人力。 第四，可以實現部門間檔案共享常態化。數字化檔案的最大優點在于它可以通過網絡傳送，實現檔案信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用；同時還可以通過大數據技術，對檔案信息進行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合，并進行自動檢索，可以說，數字化使檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發揮出最大的效益，它使任何人都可以不用到檔案館（室）去，而只通過網絡，就可以非常便利、迅速地利用、復制到檔案。

2 檔案數字化的工作體會

在機關數字檔案建設中，目前存在著一種偏向，就是注重數字化硬件系統、軟件系統的建設，而忽視對數字內容的積累，忽視傳統載體檔案的數字化，以至于在先進的系統中缺少內容，就好像高速公路建好了，但路上沒有車或車很少，沒有起到實效。檔案數字化是一項長期而艱巨的系統工程，對于其建設，筆者有以下幾點體會：

（一）統籌規劃是做好檔案數字化工作的關鍵。搞建設，抓工作，關鍵在籌劃。檔案數字化建設是一項長期的系統工程，必須從檔案館工作的全局出發，從檔案利用需求出發，從檔案事業整體發展需要出發，綜合考慮，科學、合理、務實地制定出近期目標和長遠規劃；檔案數字化工作又是一項涉及多個業務部門的綜合性工作，必須加強統籌，確保各部門、各環節的協調一致。如此，才能確保整個數字化建設的健康有序發展。

（二）質量是檔案數字化建設的核心。質量是生命。檔案數字化工作的質量直接影響著檔案信息資源建設的質量。檔案數字化工作由多個工作環節組成，任何一個環節的工作質量都必然影響到整個數字化工作的質量。如，前處理要數據準確、標識清楚；掃描要維護檔案原貌，符合質量標準；光盤刻錄要格式正確、內容完整，能夠獨立瀏覽和檢索，等等。只有對數字化工作的所有環節和流程實施有效監控，才能確保檔案數字化工作的質量。

（三）高投入是檔案數字化工作的基礎。檔案數字化工作的高效率、高質量，必然對硬件和軟件提出更高的要求。計算機、掃描儀等硬件配置低、性能不穩定，影響掃描的速度和質量；軟件功能越強大、操作越簡便，質量就越有保證，效率就會明顯提高。實踐證明，數字化工作能夠順利高效運轉，硬件設備的大力投入和精心維護，以及軟件的及時研發和升級是重要保障。

（四）科學管理是檔案數字化工作有序發展的保證。管理出效益，出戰斗力。建立科學的管理機制，是檔案數字化工作高效有序開展的有力保證。實踐中，我們一是積極探索檔案數字化工作特點規律，不斷優化數字化工作流程；二是根據任務需要，適時調整各環節人員比例；三是應用計算機技術，實施全程監控和自動統計；四是建立崗位責任制，實行定崗定責；五是采取有效激勵措施，充分調動工作人員積極性。

3 檔案數字化的建設思考

做好檔案數字化建設，還應注意以下幾個問題。1、堅持紙質文件和電子文件并存。在目前，由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據的認定存在著質疑。因而必須實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，同時進行整理歸檔。實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，并非是使紙質管理系統和電子管理系統獨立地、沒有任何聯系地保管，而應把紙質檔案和電子檔案作有機的對應，相互建立準確可靠的標識關系。2、注意電子檔案的安全保護。電子文件由于不受載體傳遞的限制，時間和空間的制約性差，非法信息獲得者可以通過網絡系統非法進入，偷取信息或攻擊系統，因而，必須抓好安全防護。要在機關內部針對利用者職責，設置使用權限密碼，防止越權閱文。在數字檔案數據庫邊界建立防火墻，凡符合安全要求的允許訪問，不符合要求的拒之墻外，防止外來的破壞。建立與主數據庫相脫離的備份數據庫，防止主數據庫遭到損害后無法工作（任何時候都要同時保持有兩個數據庫）。3、堅持抓好隨辦隨歸檔工作。雖然文檔一體化工作因有辦公自動化系統和檔案軟件的使用，檔案整理歸檔工作非常方便，但因為存在著屬于歸檔范圍的每一份文件的保管期限，仍需要人工進行鑒定和歸檔；有電子文件的需要向檔案系統歸檔需要輸入文件目錄，無電子文件的紙質文件需要進行數字化等等問題，如果做不到隨辦隨歸檔，隨著時間的推移，會造成：一是工作量大，年底歸檔工作量多，影響立卷進度。一是容易因為機關進行數字化整理造成電子信息的丟失。所以必須抓好隨辦隨歸檔工作。

作者簡介

楊錦，湖北省衛生計生信息中心，碩士研究生。