關于歸檔紙質文件與電子文件整理的分析

盧英

摘 要：本文著手于歸檔紙質文件與電子文件的分類整理方案、排列順序的方案、編號整理方案與編目格式的方案，結合歸檔紙質文件與電子文件的應用與整理情況進行分析，總結出歸檔紙質文件與電子文件整理的有效措施，為我國今后的歸檔紙質文件與電子文件整理工作提供合理化參考。

關鍵詞：歸檔紙質文件；電子文件；整理工作

在我國政府行政單位及社會公共服務場所，歸檔紙質文件與電子文件已經逐漸成為人們辦公、起草、簽發、審核等工作中不可或缺的重要內容，有效利用歸檔紙質文件與電子文件，能夠為人們的工作與生活帶來極大的便利和幫助，更在一定程度上推動著我國信息化與網絡技術的發展與創新。本文主要對歸檔紙質文件與電子文件的整理工作進行探究，通過對具體整理方法進行詳盡的分析與解析，使歸檔紙質文件與電子文件在實踐環節能夠最大限度的發揮各自的應用優勢。

1 分類整理方案

歸檔紙質文件與電子文件相比，其實用性與便捷性較差，在使用過程中不具有電子文件數字化的信息形態，在記錄與閱讀的過程中也存在較為復雜的邏輯關系，往往會給檔案文件整理人員帶來極大的困擾[1]。但是，相較于電子文件，紙質文件在真實性與完整性上更能滿足用戶的實際需要，更加具有原始性的紙質文件，在處理重要信息功能的過程中能夠為信息數據提供必要的安全保障，在妥善保管的前提下，能夠確保文件資料不會丟失，使用戶能夠安全的使用紙質文件來記錄重要數據。在歸檔紙質文件與電子文件的整理工作中，紙質文件顯然無法與電子文件相比，電子文件在分類整理的過程中能夠切實滿足檔案屬性的相應要求，通過高智能化的計算機處理，電子文件在快捷搜索、查全率與查準率的多重分類處理下能夠實現高效率的文件歸檔與整理，使文件資料在實踐環節能夠被工作人員更好地利用[2]。

編制紙質文件與電子文件的分離方案時，應嚴格按照相關要求，制定出合理化、規范化的文件分類整理方案，切實保證文件資料的利用效率。在實踐分裂整理環節，應按照紙質文件與電子文件的實際情況，根據文件資料的保管期限設置第一個層次，為之后的光盤及紙質載體文件閱覽、銷毀提供便利；按照紙質文件與電子文件的年度設置第二個分類層次，為光盤類電子文件的租盤管理和紙質文件的排序整理工作提供便利；根據文件資料作者的實際需求，設置出第三個分類整理層次，使紙質文件在排序過程中顯得更加簡便，更為電子文件的重新組合提供便利，使紙質文件與電子文件在真實性與完整性上更能滿足用戶的實際需要。這種紙質文件與電子文件的分類整理方法主要是依照文件保管期限、文件年度、文件作者這三個因素來確立的。每一份歸檔文件的檔案編號結構都應保持一致，例如，全宗號、保管期限、作者、年度、盒號、件號。通過對歸檔文件檔案編號結構進行統一規范，使電子文件與紙質文件在整理過程中顯得井然有序，為之后的使用提供便利。

2 排列順序的方案

紙質文件與電子文件在歸納與整理的過程中，應根據文件資料的實際情況采取相應的處理措施。在歸納紙質文件的過程中，為了提高紙質文件資料的利用效率，工作人員應根據文件的排列順序，采取與之適應的整理方式，在實踐工作中，應根據紙質文件的立卷時間、立卷編號與作者等信息，按照時間順序與簡化順序進行合理化的排列整理，使紙質文件在歸納處理過程中顯得更加簡潔與明了，為之后的文件資料查閱與調取提供便利[3]。

電子文件在排列順序整理的過程中應充分使用與之對應的紙質文件排列順序的需要，在原有立卷方法的基礎上對電子文件的排列順序整理方法進行適當的優化與改良，運用計算機進行搜索與檢驗，充分保證電子文件排列順序整理的準確性。電子文件排列順序整理無需過多考慮電子文件與紙質文件之間的有機聯系，在實踐環節應嚴格遵循電子文件資料整理的相關要求，務必保證文件利用與刪除過程中的有效性。例如，在批復與請示過程中，應按照電子文件的發字多少與保管期限進行排列選擇，利用最簡化的方式進行排列整理，以此保證電子文件再利用的有效性，提升工作人員的工作效率，避免電子文件繁雜錯誤情況所產生的不利影響。同時，工作人員在歸納與整理電子文件的過程中，應對計算機系統的儲存位置進行系統化的設定，使電子文件資料在排列順序整理的過程中能夠更加簡易的被儲存在適當的位置，為今后的讀取與調閱提供便利。

3 編號整理方案

紙質文件與電子文件在歸納與整理過程中應采取統一的編號，利用編號整理的編輯性充分實現紙質文件與電子文件間的相互對應，使紙質文件與電子文件在實踐工作中更好的發揮作用。采用編號整理方法能夠在很大程度上提升紙質文件與電子文件的安全性，使紙質文件與電子文件資料能夠更好的發揮其法律效力，實現檔案管理工作的信息化，極大的提升紙質文件與電子文件檔案的利用效果。

對紙質文件與電子文件采用編號整理的實踐環節，應在每一份紙質文件的首頁上方空白位置加蓋案章，并且在上面填寫清楚相關整理內容，為后續的整理與利用工作提供必要的基礎。在電子文件的編號整理過程中，工作人員應在電子文件的形成過程依照文件的作者、報關日期、年度與所屬單位等信息，規范化的填寫文件目錄，并且交由文書部門進行填錄，將電子文件的件號進行詳細統計，由計算機系統對其進行分類整理并且進行排列順序處理。編號整理方案在實踐應用過程中應做到與電子文件和紙質文件歸檔檔號相互對應，充分實現高效化的文件資料歸納與整理。

4 編目整理方案

檔案資料的編目具體指的是對文件資料進行著錄、組織、標引與編制目錄的工作，在實踐應用過程中能夠極大的節省工作人員的文件資料整理時間，實現檔案文件的高效化利用，切實可靠的為檔案管理與查血提供了幫助。編目格式方案在紙質文件與電子文件中實踐應用具有高度的實用性，能夠極大的提升文件資料的使用效率，使工作人員在文件歸納與整理是能夠實現多層次、多角度的搜索與處理，提高了企業辦公的工作效率。

電子文件的編目整理工作可以利用計算機系統中的“樹型”目錄進行直接搜索，在計算機系統當中直接創建相對應的目錄格式，使搜索工具能夠對電子文件進行統一化、單一化的編目整理，充分實現文件資料的高校歸納與利用，其中單一化具體指的是對電子文件進行單一目錄種類的歸納與整理，只編制歸納文件目錄，以此提高文件整理的效率。在紙質文件與電子文件共存的情況下，紙質文件主要是通過電子文件的真實性、原始性、法律效力、完整性與網絡安全性來發揮作用。電子文件則是利用多層次的信息渠道來發揮效用。因此，在編目整理的過程中，工作人員應在原有整理模式的基礎上，對辦公自動化整理模式進行改善，使文件資料的著錄、標引項目在文件制作過程中完成，以此提高文件資料編目的工作效率，最終實現紙質文件與電子文件檔號的相互對應。

5 結語

綜上所述，檔案管理人員在今后的工作中應對紙質文件與電子文件進行系統化的管理，在文件資料的原有整理方案基礎上不斷創新、開拓探索，制定出現代化、網絡時代檔案管理的新模式，使紙質文件與電子文件在實踐工作中更好的發揮作用。

參考文獻

[1]劉進出.新時期下的紙質文件與電子文件整理工作[J].信息技術教育，2013，12（09）：23-24.

[2]楊劍鋒.傳統紙質文件與電子文件歸納整理中存在的問題[J].西北科技大學院報，2012，23（07）：23-25.

[3]何志明，曾偉偉.紙質文件與電子文件整理情況分析[J].湖南科技大學院報，2012，12（07）：33-25.