關于企業檔案安全的思考

王曉欣　于海兵

摘 要：文章從我國檔案保護的歷史入手，引出企業檔案安全管理的重要性，筆者結合檔案安全管理的內容，從五個方面對如何提高企業檔案安全管理水平進行了闡述。

關鍵詞：企業檔案；安全；管理

1 概述

早在三千年前的殷商時期，人們就開始了保護檔案，到了周朝，檔案更被看作“寶物”，存放至宗廟保管，后來漢代的蘭臺、東觀，唐代的甲庫等都是保存檔案的專門庫房，明代的皇家檔案庫房---皇史宬，至今完好無損，更是我國古代檔案保護技術比較發達的一個重要標志。經濟飛速發展的今天，檔案不再局限于國家政府機構，企業檔案在社會中也充當了越來越重要的角色。

企業檔案是企業各項活動的真實記錄，是企業發展歷程的載體，更是企業文明的象征。沒有檔案的企業，是沒有記憶、沒有歷史、沒有靈魂的企業。作為一名檔案工作者，我深知這些不可再生資源的寶貴，現就結合工作積累，對檔案安全管理做如下分析與思考。

2 檔案安全管理

2.1 檔案安全管理的必要性

提到檔案工作，多數人會認為是份閑差，與管人、管錢的部門相比，檔案部門又顯得弱勢，而且檔案的時效性不強，其巨大價值不能一下子被人們看清，這些情況就造成相當一部分人對待檔案管理缺乏重視、消極怠慢，從而將檔案工作逐漸邊緣化。應該說，這種情況并非某個企業中的個例，應該是大多數企業的普遍存在的問題??——全員檔案意識不強，因此提高企業檔案安全管理刻不容緩。

2.2 檔案安全管理的內容

檔案安全管理是指立檔單位、檔案館對館（室）藏檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作。它包括檔案安全管理職責、檔案實體安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理。檔案安全管理職責包括檔案管理部門和檔案管理員的職責。檔案實體安全管理貫穿于檔案收集、整理、保存、利用的全過程。電子檔案運行環境主要是計算機系統，保證電子檔案運行環境的安全管理就是對計算機系統的安全管理。檔案庫房安全管理是檔案安全管理的基礎，檔案庫房安全保護是保證檔案安全的基本條件。

3 如何開展檔案安全管理工作

結合檔案安全管理的內容，借鑒安全管理在其他領域的開展和應用， 筆者認為應重點做好以下幾個方面： 一是建立健全管理制度； 二是提高檔案人員素質； 三是做好檔案保密工作； 四是加強檔案庫房管理；五是保障電子檔案安全。

3.1 建立健全管理制度

檔案管理具有較強的特殊性，檔案形成的過程、保存、利用等環節，通常會涉及多個部門和管理層面，因此，需要建立一套完整的規章制度，正所謂“無規矩不成方圓”，制度是保障檔案安全管理工作有效開展的前提。首先，需成立企業檔案安全管理工作機構，確定責任領導及責任人；其次，將企業安全管理工作納入企業各級領導工作職責和業績考核中，把檔案工作與部門、個人績效考核掛鉤；再次，制定工作職責、業務流程、作業指導書、作業標準等規章制度，實行標準化作業；此外還需完善保密、消防、安全應急預案、借閱、清掃、值班等相關制度；最后，要加大檢查力度，使各部門重視檔案工作，保證各項措施落實到位、制度執行有序。

3.2 提高檔案人員素質

檔案管理員負責檔案的收集、整理、保存、利用，是各項制度的直接執行者，負責維護檔案的完整與安全，因此，檔案管理員必須具備較高的素質。一是政治素質，要有堅定的政治立場，強烈的責任心和使命感，本著全心全意為人民服務的精神，投入檔案事業中去。二是業務素質，要掌握充足的專業知識，了解所負責的檔案內容，熟悉相關法律法規。三是文化素質，要有較高的文化水平，能夠快速理解問題、解決問題，并善于總結分析工作中的經驗。

針對企業，應如何提高檔案人員素質呢？首先，要嚴把入門關，挑選一些文化程度高、作風嚴謹、熱愛檔案事業的人員；其次，要定期開展培訓，提升檔案員業務水平和專業素養；最后，還要強化考核機制，督促檔案員嚴格按規章制度開展工作，杜絕各類人為原因造成的檔案安全事故發生。

3.3 做好檔案保密工作

檔案利用是檔案保存的最終目的，沒有利用的檔案是無法體現其價值的，然而檔案利用過程中的安全管理是非常難以把握的。特別是在傳統保密觀念影響下，檔案工作普遍存在重保輕用、利用不足的現象。這就造成了大批檔案得不到充分利用，甚至一些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙。因此，檔案工作應在保密的基礎上安全利用檔案資源，檔案安全與保密并駕齊驅，不偏不倚。

3.4 加強檔案庫房管理

維護檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案的壽命，長久的發揮檔案的作用，是檔案館的基本職責。因此，庫房條件的好壞，對檔案的安全保管關系很大，檔案庫房安全管理也就成為檔案安全管理的基礎。

檔案庫房首先必須安全堅固、布局合理，滿足防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防水、防鼠等要求，做到“三分開”。其次，需設置通風、去濕、降溫、采暖設備，可以控制庫內溫濕度，滿足“溫度保持在14～24℃，相對濕度保持在45%～60%”的要求。第三，安裝庫房防火、防盜報警監控系統，實現對檔案實體、庫房和設施監控。第四，庫房應配備相應的設備，不同載體材質的檔案應分類存放、規范保存，對特殊載體檔案的存放，按其特性和要求，使用規范、合理的裝具加以保管和保存（如光盤等應放置于防磁柜中）。最后，庫房要定期檢查，對配備的設施完好情況及時檢查，發現問題隱患及時處理。

3.5 保障電子檔案安全

隨著數字時代的來臨，電子文件逐步取代傳統載體而成為檔案信息的主要形式，從而使數字環境下檔案文件的安全保護成為一個嶄新的課題。

電子檔案的生成和檔案實體的數字化轉換等需要安全可靠、完整系統地存儲起來，如果在存儲方面出現問題，企業涉密檔案內容將直接面臨著泄密的風險，存儲介質的選擇和管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。適時更換安裝新型殺毒軟件，利用訪問控制、權限控制、防火墻控制、信息加密等多種手段對威脅企業涉密檔案信息安全的因素進行清除和整改，每一項數據必須通過實際驗證，嚴防失密、病毒侵襲和系統故障等各方面損失。

4 結語

檔案安全工作只有開始，沒有結束，這是一項長久而艱巨的工作。做好企業檔案安全管理工作，必須遵循嚴格管理、預防為主、防治結合確保安全的原則，運用現代技術不斷跟進和完善檔案安全管理設施設備，建立與完善檔案安全管理工作的長效機制，確保檔案工作萬無一失，為企業提供長久服務。

參考文獻

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[2]王鐵春.如何做好檔案保管與利用過程中的安全與保密工作 [J]. 蘭臺世界2014（10）：85-86.

[3]崔俊杰，吳志英.淺談電子檔案安全管理與防范措施[J].北京檔案.2011（5）：26-27.

作者簡介

王曉欣（1984—），女，河南省安陽市，采礦工程師，碩士學位（本科），現從事檔案管理工作。

于海兵（1983—），男，內蒙古赤峰市，經濟師，學士學位（本科），現從事人力資源管理工作。