淺談新建企業如何開展檔案管理

唐奕

摘 要：隨著國有企業進一步深化改革，企業新建、重組腳步加快，在改革過程中，檔案作為記錄企業歷史的重要憑證，是企業在組建過程中應該首先著手抓的重要工作之一。本文擬從企業檔案管理體系建立、檔案管理業務開展和檔案工作發展趨勢三個方面進行探討，新建企業應如何開展檔案管理工作。

2014年國務院國有資產監督管理委員會辦公廳印發的《中央企業檔案工作規定》提出：“中央企業檔案工作是企業經營管理的重要環節，是強化內部控制、防范經營風險的基礎性工作”，企業檔案工作具有管理性、技術性、資產性，服務性等特點，因此不論從企業內部管理角度，還是從企業長遠生存發展來看，新建企業做好檔案工作都是必不可少的。但不少新建企業在各項繁忙事務中，往往會忽視檔案管理這類基礎性工作，或者說不知從何下手，本文將簡要談談新建企業如何開展檔案管理。

1 企業檔案工作概述

（一）企業檔案工作釋義。

企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。這是企業檔案作為名詞的術語定義。企業檔案工作作為一項管理工作而言，我們可以將其分為兩個行為來理解。一是作為業務管理工作，指具體承擔起企業檔案的收集、整理、保管、利用等工作。二是作為行政管理工作，是管理企業檔案業務工作的工作，即對企業檔案管理工作進行統籌規劃、組織協調，開展監督和業務指導。

（二）企業檔案工作的基本原則。

《檔案法》規定“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》進一步強調“堅持統一領導、分級管理原則”。因此，企業檔案工作原則也應遵循這一原則。具體來說，企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導，統一制度、統一標準。

1.堅持統一領導、分級管理。

新建企業應理順資產關系，由總部統籌規劃、組織協調、統一制度，以資產與產權關系為紐帶，分級保管企業的檔案并指導監督所屬機構和控股企業的檔案管理。也就是說，新建企業在建立之初，應由總部檔案機構管理部門統一企業范圍內的所有機構和組織的檔案管理制度，做到統一協調，在具體檔案保管、管理方面又以分級管理為基礎。

2.便于企業檔案的合理利用與有效共享。

檔案利用，是檔案工作的出發點和根本目的。因此，企業檔案工作的各個方面、各個環節，都必須滿足企業工作對檔案利用的需求。在維護企業檔案完整與安全的前提下，企業內部檔案管理應有利于促進交流和實現共享。

2 企業檔案管理體系建設

（一）體系建設的構成要素。

1.企業檔案管理體制。

企業檔案管理體制以現代企業制度為基礎，結合檔案管理行業法律法規，按照統一領導、分級管理的原則，在總部確定分管檔案工作的領導，設立專門的檔案部門或有明確檔案管理職責的行政綜合管理部門。以此為基礎，由企業本級各職能部門負責人、所屬各下級機構負責人、各外派（臨時）機構負責人及各級檔案專兼職人員逐級實施完成檔案管理工作。如下圖所示：

2.檔案工作制度。

檔案工作制度主要包括具有“綱領性質”的檔案管理辦法，檔案業務管理辦法，參照執行的具體業務標準和操作細則。主要包括以下內容：

（1）檔案管理辦法：企業檔案工作的基本法，主要規定企業檔案工作的總則、依據、職責等方向性指導文件。

（2）業務管理辦法：檔案工作考核細則、檔案管理應急預案、信息系統管理辦法等

（3）業務標準：檔案分類方案、分類表、歸檔范圍及保管期限表、各種業務工作表格、目錄格式等

（4）操作細則：檔案借閱、庫房管理、銷毀、各類文件材料歸檔細則等

可參照的國家、行業規章制度主要有：

（1）中華人民共和國檔案法（1987年9月5日）

（2）關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見（中辦發〔2014〕15號）

（3）中華人民共和國檔案法實施辦法（國家檔案局 第5號令）

（4）企業檔案管理規定 （國檔發[2002]5號）

（5）企業檔案工作規范（DA/T 42-2009）

（6）企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定（國家檔案局 第10號令）

（7）歸檔文件整理規則（DA/T 22-2000）

（8）照片檔案管理規范（GB/T11821-2002）

（9）電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）

（10）科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T 11822-2008）

（11）檔案蟲霉防治一般規則（DA/T 35-2007）

（12）會計檔案管理辦法（（98）財會字第32號）

（13）電子檔案移交與接收辦法（檔發〔2012〕7號）

（14）檔案工作突發事件應急處置管理辦法（檔函〔2008〕207號）

3.企業業務工作流程、檔案管理流程建設。

檔案管理部門不直接涉及企業各業務流程的設計和實施，但為保證歸檔文件材料的質量，在文件形成階段需加以控制。企業業務工作流程建設主要是指檔案管理部門關注文件材料在業務流程中產生和運行的情況，找到文件材料形成、傳遞、使用相關運動方式和閉合點，從而為制定企業文件材料歸檔范圍奠定基礎。企業可通過建立文件材料登記制度和文件材料積累管理辦法，對文件材料的形成狀況進行控制。

各種需歸檔文件材料最終進入檔案管理流程，這一過程一般在各項檔案管理制度中予以體現，并相應嵌入檔案信息系統。

4. 檔案機構和檔案人員。

企業檔案管理機構和檔案管理人員是檔案管理體系的主體，是控制整個體系正常運轉和獲得良好效果的核心支持。因此，新建企業應組建符合企業規模、滿足企業利用需求的檔案管理部門，設定一定數量的專兼職檔案管理者。

5.檔案信息管理系統。

當今企業管理，已經大規模使用各種電子辦公設備，通過各種辦公軟件進行電子文字信息傳遞，因此檔案管理不再局限于實物交接和手工操作。企業需要一個具備較強兼容性、安全性和穩定性的電子檔案管理系統，特別是管理系統需與各業務流程相銜接。

6.檔案管理設施設備。

企業檔案管理需要配備一定的設施設備，這是開展管理工作的物質保障，企業應根據專業標準和實際需求，合理配置相應的檔案庫房，采購一定數量的檔案裝具、檔案用品。

（二）制約體系效力發揮的幾點原因

1.企業領導層不夠重視。一是，各項制度貫徹實施，需要業務人員遵循規則，按章辦事，更需要領導足夠重視，大力推行和監督實施；二是，領導重視程度關乎檔案管理各項人力、物力保障。在不少新建企業中，檔案管理被企業領導層認為是可有可無的事務性工作，配備的崗位人員不足，素質不高，庫房裝具隨意設置，導致歸檔文件存在失控失真現象。

2.檔案業務標準不配套，制度細則操作性不強。一是，新建企業在各項制度建設方面都處于空白，在建立之初，容易直接套用國家、地方政策，新舊標準混雜，使基層檔案管理人員在實際操作中無所適從。二是，制定的管理制度，業務操作細則不能滿足實際業務需要，不能將相關責任和崗位進行掛鉤，降低了體系運行的有效性。

3.現代信息化發展給檔案管理帶來沖突。傳統檔案管理主要采用手工管理，現有大量規章制度都是基于手工管理的模式進行規范，隨著現代信息化技術發展，現代辦公方式發生質的變化。新建企業一般起點高，工作中大量使用各種信息系統生成的電子數據，這時，檔案業務標準與實際操作產生沖突。另外，檔案管理系統常常與企業其他業務管理系統存在著責任劃分不清，數據無法兼容、推送、共享等各種問題，新建企業在選擇電子檔案系統的時候，一定要考慮到這點。

3 企業檔案業務管理開展

（一）企業檔案業務管理工作。

企業檔案業務管理工作，是以庫存檔案為主要工作對象，也就是狹義的企業檔案管理。對于新建企業來說，需要關注的企業檔案管理主要有以下幾個方面：

1.文件材料的形成。

檔案前身是企業管理活動中形成的各種文件資料，保證歸檔文件質量，需關注文件運行過程，主要需控制文件形成部門和文件形成責任人的相關行為。檔案管理部門不直接參與文件處理流程，但需制定文件材料登記和積累制度。

（1）明確業務部門應指定專人進行文件收發登記。

建立規范的收發登記臺賬，是保證文件材料傳遞有序，劃分最終歸檔范圍和歸檔責任的重要依據。

（2）明確各崗位工作人員應對文件進行積累保管。

企業各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件進行規范化留存，是文件材料得以順利歸檔的前提。

（3）明確各業務部門專兼職檔案管理人員。

在年度歸檔或項目結束歸檔的時候，業務部門員工將積累的文件先交部門專兼職檔案管理人員進行初步篩選，從中挑選需要歸檔的文件材料。

2.檔案整理歸檔。

企業檔案部門開展管理類檔案整理歸檔工作，主要參照《企業檔案工作規范》（（DA/T42-2009））、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局 第10號令）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2000）等國家和行業規范和制度。

根據企業自身實際，主要需關注檔案歸檔范圍和期限設置、分類方法和立卷原則。

3.庫房管理。

企業應配置符合保管安全和長期留存需要的庫房，購置和配備符合規定的專用柜架、裝具及必要的保護設備。檔案管理部門應根據庫房實際條件和企業檔案類型，做好庫位規劃、日常管理和應急預案。

（1）庫位規劃主要采用分類與流水相結合的方式。這種方式比較節約庫房面積，適合已部分運用電子信息管理的企業。

具體方法：先將庫房區域或者柜架按照檔案類別進行劃分，然后在某類區域內，按照檔案材料的入庫時間先后順序排列，不考慮相同事件或項目的檔案材料的有機聯系。

（2）庫房日常管理，主要是指常說的“八防”管理，即防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體，防有害生物。企業檔案庫房應與辦公室、閱覽室三分開，并做好庫房出入登記。

（3）檔案作為企業的知識資產和防范經營風險的重要記錄，其安全管理對于企業的生存和發展具有重要意義。企業可參照《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》（檔函〔2008〕207號），制定自己的檔案管理應急預案。

4.檔案開發利用。

企業檔案管理的根本目的是為了滿足企業經營生產需求，因此，企業檔案管理必須建立相應的檢索系統，并提供多種利用服務。

（1）檔案目錄編制。檔案管理部門可編制總目錄、分類目錄和各種專題目錄。

（2）檔案利用服務的方式和方法。檔案部門可采用主動、有針對性和多元化的服務方式，提供閱覽、借出、復制、咨詢、陳列、展覽等多種利用方式。

（3）檔案編研。檔案編研是為了更加充分發揮企業檔案作用。在現有庫存檔案基礎上，通過擬定題目，對相關檔案信息分析、研究、重組，形成新的文獻資料。常見的檔案編研成果有：大事記、組織沿革、企業年鑒、企業史志、專題匯編等。

（二）企業行政管理工作。

企業檔案管理除了業務管理工作以外，還有一個重要組成部分，那就是以企業檔案部門的人、財、物為主要對象的企業行政管理工作。主要內容包括：

1.統籌規劃和組織協調。即對整個企業的檔案工作作出規劃、確定長遠發展方向和近期目標，統一制度，保證企業檔案工作可持續發展。同時，做好對內全局協調，對外環境協調，處理好局部與全局，上級與下級的關系。

2.實施監督和業務指導。一是通過制定崗位工作職責、考核制度，對企業及相關人員貫徹執行檔案工作方針政策、規章制度的情況進行檢查和考核監督。二是通過業務培訓、檢查評比、召開會議、實地調查等方式對企業總部各部門和下級單位有關業務進行具體指導。

4 企業檔案工作發展趨勢

新建企業包袱少，初建檔案體系時應高瞻遠矚，放開眼界，為今后更好地適應企業發展和市場競爭，可以重點關注以下企業檔案管理發展趨勢：

（一）企業檔案是企業資產的重要組成部分，有助企業防范經營風險。2008年，我國財政部、證監會、審計署等部門聯合頒布《企業內部控制基本規范》，對企業信息的真實完整、文件的存儲和保管提出了要求。為滿足企業審計、上市等市場活動，企業檔案管理有了更嚴格要求。

（二）企業檔案促進培育企業文化，提升企業可持續發展能力。企業檔案客觀記錄下企業各個歷史階段的經營生產活動，具有擔負弘揚企業文化，傳承企業精神內涵的重要責任。企業要想做大做強，做成延年百年的卓越企業，必須倚仗良好的企業文化。企業文化依托企業檔案管理，因此，企業應重視檔案管理，從中挖掘企業歷史與文化。

（三）企業檔案管理越趨集成管理，邁入知識管理階段。

現代企業管理各項業務流程多交叉并行，企業管理總體向集成管理發展。檔案管理應順應管理變遷，注重信息資源集成、各業務系統集成和標準集成。

（四）企業檔案風險管理，提升檔案容災備災能力。

當今企業為加強內部控制，實行全面風險管理，運用風險評估機制，提升對戰略風險的識別和控制能力。經歷了汶川地震等自然災害后，檔案風險管理優勢也越加明顯。構建檔案風險管理體系，制定檔案管理應急預案已成為企業檔案工作的重要環節。

（五）企業檔案信息化管理是總體發展方向。

企業檔案信息化，是指應用信息技術管理和開發利用檔案的過程，它是以信息技術應用為前提，并且動態發展的。企業檔案信息化管理能大幅提升管理效率，促進服務水平提高。新建企業在建立檔案管理體系的同時，要將企業檔案信息化建設納入企業信息化建設，統籌規劃，以需求為導向，逐步推進企業檔案信息化建設。

綜上，新建企業應建立以檔案部門為中心，各業務部門（所屬、臨時機構）專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。工作中，為更好地向企業經營生產活動提供有效利用服務，應注意規避妨礙體系運行有效的因素，抓好檔案業務管理工作，關注企業檔案管理發展趨勢。

參考文獻

1. 《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）

2.宮曉東：《企業檔案管理學》，高等教育出版社，1999年

3.徐擁軍、牛力《企業檔案管理的十大發展趨勢》，《中國檔案》2014年第5期