如何做好企業(yè)的檔案管理工作

房津莉

摘 要：隨著我國企業(yè)體制改革的不斷深化，社會信息化進(jìn)程也逐步加快，檔案的數(shù)量也越來越多。對于企業(yè)檔案工作而言，能夠為企業(yè)的正常生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供保障，并在企業(yè)資產(chǎn)的保值增值上發(fā)揮著重要作用。對此本文通過分析了目前企業(yè)檔案管理工作的主要問題，提出了做好企業(yè)檔案管理工作的可行對策，旨在促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息技術(shù)

做好企業(yè)檔案管理工作，能夠讓企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動信息進(jìn)行有效的整理與傳遞。企業(yè)檔案主要記載了企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果，可以在企業(yè)管理者制定決策時為其提供準(zhǔn)確可靠的資料。所以，檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的重要工作內(nèi)容，尤其是面對著如今激烈的市場競爭環(huán)境，更需要加強(qiáng)檔案管理，將企業(yè)各個階段的工作情況與成果全面真實的反映出來，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的作用。

1 目前企業(yè)檔案管理工作的主要問題

（一）企業(yè)檔案管理人才隊伍問題

在企業(yè)的發(fā)展過程中，忽視了對檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)。雖然很多企業(yè)逐步采用了先進(jìn)辦公技術(shù)，增添了很多現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但是很少從檔案管理工作特點出發(fā)，有針對性的建設(shè)檔案管理人才隊伍。檔案管理人員不能熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，從而極大降低了在實際工作中的配合度，不利于在整體上提高企業(yè)的辦公效率。

（二）檔案管理信息化問題

雖然近年來企業(yè)信息化技術(shù)水平不斷提高，但是在傳送資料或文件時仍不夠靈活，這樣是無法真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高。檔案管理信息化問題主要體現(xiàn)在沒有建立起高效的檔案管理信息系統(tǒng)，也缺少了可靠的技術(shù)支持[1]。此外，雖然少數(shù)企業(yè)比較重視檔案管理信息系統(tǒng)，但是很少根據(jù)檔案管理工作要求調(diào)整信息系統(tǒng)，很難提升工作效率。

（三）檔案管理評估體系不健全

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理評估體系是其重要內(nèi)容。但是，目前大多數(shù)企業(yè)很少結(jié)合自身檔案管理工作特點與流程，制定出切實可行的管理評估體系，導(dǎo)致不能準(zhǔn)確分析并了解檔案管理工作情況，不能及時對檔案管理工作作出合理調(diào)整，難以制定有效的優(yōu)化方案，從而對企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了不利影響。

2 做好企業(yè)檔案管理工作的可行對策

（一）加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)

為做好企業(yè)檔案管理工作，需要加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)，只有這樣才能為企業(yè)的快速發(fā)展提供大量及時可靠的信息。為進(jìn)一步完善檔案人才隊伍建設(shè)，需要從以下幾點入手，第一：企業(yè)要引進(jìn)更多高素質(zhì)的人才，尤其是具備豐富檔案管理知識、有著較強(qiáng)專業(yè)技能的人才。第二，從檔案管理制度入手，將崗位設(shè)置的更加合理。第三，在定期開展相關(guān)培訓(xùn)，提升檔案人員的創(chuàng)新能力與操作技能。在培訓(xùn)檔案人員的過程中，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況，關(guān)注市場環(huán)境的變化，讓培訓(xùn)工作更有針對性[2]。同時，要重視培訓(xùn)中對理論知識的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，培養(yǎng)檔案人員的職業(yè)道德，增強(qiáng)其風(fēng)險意識和團(tuán)隊合作能力，促進(jìn)企業(yè)檔案人才隊伍的發(fā)展。

（二）規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置

只要建立完善的管理機(jī)構(gòu)，才能推動企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。對于目前一些企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)及人員不完善的問題，必須及時采取有效措施加以解決。具體來說應(yīng)做好以下幾點，第一，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)必須要統(tǒng)一設(shè)置，企業(yè)要至上而下都統(tǒng)一設(shè)置檔案管理部門，設(shè)置專門的辦公場所，配備專門的檔案存放室。第二，檔案管理人員要統(tǒng)一配備，并加快檔案管理人才建設(shè)。要安排政治覺悟高、業(yè)務(wù)技能強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時根據(jù)要求配備足夠的工作人員。第三，企業(yè)要實行統(tǒng)一的管理模式，即統(tǒng)一規(guī)范管理檔案的存檔、調(diào)閱和保管等日常工作，確保檔案管理工作效率的提升。

（三）建立檔案管理激勵機(jī)制

企業(yè)要將制定的獎懲激勵機(jī)制落到實處，增強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)意識，提高其執(zhí)行能力，促使他們更加主動的投入工作中。第一，實行人性化激勵，將執(zhí)行動力激發(fā)出來。通過人性化激勵，能夠?qū)n案人員的創(chuàng)造性激發(fā)出來。企業(yè)要給予檔案管理人員更多的關(guān)心，不斷健全人性化激勵體系，促使檔案管理人員熱愛自身工作崗位，保持對檔案管理工作的熱情，讓他們能夠根據(jù)實際工作安排部署，有效執(zhí)行相關(guān)工作措施，并落實到位。第二，通過采用精細(xì)化考核，實現(xiàn)執(zhí)行效果的提升。實行嚴(yán)細(xì)考核，能夠推進(jìn)工作得到落實，要明確檔案管理部門各工作崗位的職責(zé)，制定工作任務(wù)與質(zhì)量要求[3]。第三，企業(yè)要建立完善的監(jiān)督與考核機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任落實，提高對相關(guān)責(zé)任人的獎懲力度，確保執(zhí)行效果的提升。

（四）實現(xiàn)檔案管理的信息化

為做好企業(yè)檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的信息化，這是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的重點。為實現(xiàn)檔案管理信息化需要做好下面幾點工作。第一，企業(yè)要在紙制檔案的基礎(chǔ)上逐步建立起電子檔案，重新整理歷史資料，以文字、圖片和視頻等多媒體形式呈現(xiàn)出全部檔案資料，為實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化打下良好基礎(chǔ)。第二，企業(yè)要實行編碼管理，根據(jù)實際編碼管理的要求，對企業(yè)全部電子檔案進(jìn)行分門別類的進(jìn)行整理與編碼，同時存放在設(shè)置好的子根目錄中，以電子檢索的形式，為檔案資料的查看和調(diào)閱提供方便。第三，加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，整合企業(yè)現(xiàn)有的科研技術(shù)優(yōu)勢，爭取盡快開發(fā)出實用性強(qiáng)的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化[4]。

（五）發(fā)揮檔案管理服務(wù)職能

企業(yè)檔案管理工作的重點是做好資料的整理與保管，而關(guān)鍵則是發(fā)揮服務(wù)的作用。檔案室企業(yè)發(fā)展過程中的珍貴財富，是企業(yè)多年來所取得的優(yōu)秀成果，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的參考與借鑒作用。為做好企業(yè)檔案管理工作，就要最大限度發(fā)揮其服務(wù)作用。第一，企業(yè)要對自身發(fā)展歷史中各個時期或階段的形勢任務(wù)、重大決策等進(jìn)行認(rèn)真梳理，將企業(yè)多年來的發(fā)展脈絡(luò)呈現(xiàn)出來，結(jié)合到現(xiàn)階段企業(yè)的發(fā)展形勢與具體任務(wù)撰寫調(diào)查報告。此外，企業(yè)還可以從歷史中總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，為企業(yè)在制定今后的戰(zhàn)略決策時提供重要的參考依據(jù)。第二，發(fā)揮出檔案在文化引領(lǐng)上的作用，在檔案中能夠體現(xiàn)出企業(yè)的文化積淀與歷史印跡，企業(yè)檔案管理者要重視對企業(yè)人文歷史的回顧與總結(jié)。企業(yè)要定期開展歷史資料展示活動，將先輩們創(chuàng)業(yè)的艱辛和艱苦奮斗的精神展示出來，從而更好的發(fā)揚并傳承企業(yè)的優(yōu)秀文化與良好傳統(tǒng)，促使所有員工履職盡責(zé)，為企業(yè)作出更大的貢獻(xiàn)。第三，充分發(fā)揮出在收集、整理檔案資料上的作用。企業(yè)檔案管理工作量很大，涉及了方方面面的內(nèi)容，不能只是企業(yè)各部門提供什么，檔案管理部門就保管什么，而是要具備高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，不斷深入到企業(yè)各個工作環(huán)節(jié)中，幫助做好資料的收集、整理與歸檔工作，從而保證企業(yè)成產(chǎn)、經(jīng)營和管理更加順利開展，讓企業(yè)的所有檔案都更加安全、真實的保存下來。

3 結(jié)語

總之，只有不斷提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性，才能跟得上時代發(fā)展的步伐，并滿足現(xiàn)階段形勢下對檔案管理工作提出的要求。因此，企業(yè)通過實行對檔案的科學(xué)與規(guī)范管理，才能進(jìn)一步提升檔案管理水平，并加強(qiáng)對檔案的開發(fā)與利用，從而最大限度發(fā)揮出檔案管理工應(yīng)有的價值，為企業(yè)的穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展提供可靠保障。

參考文獻(xiàn)

[1]楊小平.淺談做好企業(yè)檔案管理工作的必備條件[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）：180.

[2]楊玉宏.論如何有效做好企業(yè)檔案管理工作[J].黑龍江史志，2015（07）：159.

[3]諸春花.淺淡新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].蘭臺世界，2015（02）：72-73.

[4]梁靜嫻.關(guān)于做好企業(yè)檔案管理工作的思考[J].蘭臺世界：上旬，2014（S6）：44-45.