如何做好企業的檔案管理工作

房津莉

摘 要：隨著我國企業體制改革的不斷深化，社會信息化進程也逐步加快，檔案的數量也越來越多。對于企業檔案工作而言，能夠為企業的正常生產、經營和管理提供保障，并在企業資產的保值增值上發揮著重要作用。對此本文通過分析了目前企業檔案管理工作的主要問題，提出了做好企業檔案管理工作的可行對策，旨在促進企業的穩定長遠發展。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息技術

做好企業檔案管理工作，能夠讓企業生產、經營、管理等活動信息進行有效的整理與傳遞。企業檔案主要記載了企業發展過程中的優秀成果，可以在企業管理者制定決策時為其提供準確可靠的資料。所以，檔案管理是企業生產、經營管理中的重要工作內容，尤其是面對著如今激烈的市場競爭環境，更需要加強檔案管理，將企業各個階段的工作情況與成果全面真實的反映出來，充分發揮出企業檔案的作用。

1 目前企業檔案管理工作的主要問題

（一）企業檔案管理人才隊伍問題

在企業的發展過程中，忽視了對檔案管理人員的素質建設與能力培訓。雖然很多企業逐步采用了先進辦公技術，增添了很多現代化辦公設備，但是很少從檔案管理工作特點出發，有針對性的建設檔案管理人才隊伍。檔案管理人員不能熟練使用現代辦公設備，從而極大降低了在實際工作中的配合度，不利于在整體上提高企業的辦公效率。

（二）檔案管理信息化問題

雖然近年來企業信息化技術水平不斷提高，但是在傳送資料或文件時仍不夠靈活，這樣是無法真正實現企業檔案管理工作質量與效率的提高。檔案管理信息化問題主要體現在沒有建立起高效的檔案管理信息系統，也缺少了可靠的技術支持[1]。此外，雖然少數企業比較重視檔案管理信息系統，但是很少根據檔案管理工作要求調整信息系統，很難提升工作效率。

（三）檔案管理評估體系不健全

在企業檔案管理工作中，檔案管理評估體系是其重要內容。但是，目前大多數企業很少結合自身檔案管理工作特點與流程，制定出切實可行的管理評估體系，導致不能準確分析并了解檔案管理工作情況，不能及時對檔案管理工作作出合理調整，難以制定有效的優化方案，從而對企業檔案管理工作的開展帶來了不利影響。

2 做好企業檔案管理工作的可行對策

（一）加強檔案人才隊伍建設

為做好企業檔案管理工作，需要加強檔案人才隊伍建設，只有這樣才能為企業的快速發展提供大量及時可靠的信息。為進一步完善檔案人才隊伍建設，需要從以下幾點入手，第一：企業要引進更多高素質的人才，尤其是具備豐富檔案管理知識、有著較強專業技能的人才。第二，從檔案管理制度入手，將崗位設置的更加合理。第三，在定期開展相關培訓，提升檔案人員的創新能力與操作技能。在培訓檔案人員的過程中，要結合企業發展情況，關注市場環境的變化，讓培訓工作更有針對性[2]。同時，要重視培訓中對理論知識的學習與應用，培養檔案人員的職業道德，增強其風險意識和團隊合作能力，促進企業檔案人才隊伍的發展。

（二）規范檔案管理機構設置

只要建立完善的管理機構，才能推動企業檔案管理工作的發展。對于目前一些企業的檔案管理機構及人員不完善的問題，必須及時采取有效措施加以解決。具體來說應做好以下幾點，第一，企業檔案管理機構必須要統一設置，企業要至上而下都統一設置檔案管理部門，設置專門的辦公場所，配備專門的檔案存放室。第二，檔案管理人員要統一配備，并加快檔案管理人才建設。要安排政治覺悟高、業務技能強的人員負責檔案管理工作，同時根據要求配備足夠的工作人員。第三，企業要實行統一的管理模式，即統一規范管理檔案的存檔、調閱和保管等日常工作，確保檔案管理工作效率的提升。

（三）建立檔案管理激勵機制

企業要將制定的獎懲激勵機制落到實處，增強檔案管理人員的職責意識，提高其執行能力，促使他們更加主動的投入工作中。第一，實行人性化激勵，將執行動力激發出來。通過人性化激勵，能夠將檔案人員的創造性激發出來。企業要給予檔案管理人員更多的關心，不斷健全人性化激勵體系，促使檔案管理人員熱愛自身工作崗位，保持對檔案管理工作的熱情，讓他們能夠根據實際工作安排部署，有效執行相關工作措施，并落實到位。第二，通過采用精細化考核，實現執行效果的提升。實行嚴細考核，能夠推進工作得到落實，要明確檔案管理部門各工作崗位的職責，制定工作任務與質量要求[3]。第三，企業要建立完善的監督與考核機制，進一步強化責任落實，提高對相關責任人的獎懲力度，確保執行效果的提升。

（四）實現檔案管理的信息化

為做好企業檔案管理工作，實現檔案管理的信息化，這是現階段企業檔案管理工作的重點。為實現檔案管理信息化需要做好下面幾點工作。第一，企業要在紙制檔案的基礎上逐步建立起電子檔案，重新整理歷史資料，以文字、圖片和視頻等多媒體形式呈現出全部檔案資料，為實現企業檔案管理的信息化打下良好基礎。第二，企業要實行編碼管理，根據實際編碼管理的要求，對企業全部電子檔案進行分門別類的進行整理與編碼，同時存放在設置好的子根目錄中，以電子檢索的形式，為檔案資料的查看和調閱提供方便。第三，加強對電子檔案管理系統的開發與應用，整合企業現有的科研技術優勢，爭取盡快開發出實用性強的電子檔案管理系統，實現企業檔案管理的信息化[4]。

（五）發揮檔案管理服務職能

企業檔案管理工作的重點是做好資料的整理與保管，而關鍵則是發揮服務的作用。檔案室企業發展過程中的珍貴財富，是企業多年來所取得的優秀成果，在企業發展中發揮著重要的參考與借鑒作用。為做好企業檔案管理工作，就要最大限度發揮其服務作用。第一，企業要對自身發展歷史中各個時期或階段的形勢任務、重大決策等進行認真梳理，將企業多年來的發展脈絡呈現出來，結合到現階段企業的發展形勢與具體任務撰寫調查報告。此外，企業還可以從歷史中總結經驗和教訓，為企業在制定今后的戰略決策時提供重要的參考依據。第二，發揮出檔案在文化引領上的作用，在檔案中能夠體現出企業的文化積淀與歷史印跡，企業檔案管理者要重視對企業人文歷史的回顧與總結。企業要定期開展歷史資料展示活動，將先輩們創業的艱辛和艱苦奮斗的精神展示出來，從而更好的發揚并傳承企業的優秀文化與良好傳統，促使所有員工履職盡責，為企業作出更大的貢獻。第三，充分發揮出在收集、整理檔案資料上的作用。企業檔案管理工作量很大，涉及了方方面面的內容，不能只是企業各部門提供什么，檔案管理部門就保管什么，而是要具備高度負責的態度，不斷深入到企業各個工作環節中，幫助做好資料的收集、整理與歸檔工作，從而保證企業成產、經營和管理更加順利開展，讓企業的所有檔案都更加安全、真實的保存下來。

3 結語

總之，只有不斷提高企業檔案管理的科學性與規范性，才能跟得上時代發展的步伐，并滿足現階段形勢下對檔案管理工作提出的要求。因此，企業通過實行對檔案的科學與規范管理，才能進一步提升檔案管理水平，并加強對檔案的開發與利用，從而最大限度發揮出檔案管理工應有的價值，為企業的穩定長遠發展提供可靠保障。

參考文獻

[1]楊小平.淺談做好企業檔案管理工作的必備條件[J].辦公室業務，2014（13）：180.

[2]楊玉宏.論如何有效做好企業檔案管理工作[J].黑龍江史志，2015（07）：159.

[3]諸春花.淺淡新形勢下如何做好企業檔案管理工作[J].蘭臺世界，2015（02）：72-73.

[4]梁靜嫻.關于做好企業檔案管理工作的思考[J].蘭臺世界：上旬，2014（S6）：44-45.