論人事檔案在人力資源管理中的效用

殷海燕

摘 要：人才資源是企業保持競爭優勢的根本，人力資源管理的檔案需要為個人的基本情況提供真實憑證，并且在勞動部門的人力資源管理中也發揮著獨特的作用。本文分析了人事檔案管理對人力資源開發的促進作用，說了人事檔案管理與人力資源之間的關系，闡述了做好人力資源管理的有效措施。

關鍵詞：人事資源；檔案管理

人事檔案是為企事業提供全面的考察人的重要依據，是人力資源管理工作的重要組成部分。人事檔案管理面臨著諸多的出現的問題與挑戰，為了使人事檔案在人力資源管理中發揮重要的作用，為企事業創造更高的效益，需要做好人力資源規劃，為適當的職位配備適當數量和能力類型的工作人員。為了避免突然的人力短缺和剩余的過程，要評估目前的人力資源，在評價中對企業人力資源狀況進行分析，考察人力資源狀況，對人事檔案中個人的品德，工作業績，工作能力進行全面的分析，對整個企業的人力資源狀況有完整的認識，通過招聘與甄選對企業中人力資源不足進行彌補，以滿足企業對人力資源的需求，同時要減少錯誤拒絕和錯誤接受的可能性，在一定程度上發揮人事檔案的憑證作用。

1 人事檔案管理對人力資源開發的促進作用

1.為人力資源管理提供真實可靠的信息。一個企事業單位要想真正發揮員工在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關每個員工的工作經歷、思想品德、業務水平，采用查閱員工檔案的方法，為企業的選人、用人提供有價值的參考資料。

2.為人力資源管理提供重要的依據。 人事檔案為關系著員工的晉升和獎懲，考核的內容決定著對不同員工該采取什么樣的培訓措施，績效考核的檔案記錄有利于人力資源管理部門進行綜合分析，人事檔案對分析企事業人力資源狀況是否適應變革與發展要求，起著重要作用，通過人事檔案可以為未來的人力資源需求提供保障，了解當前人力資源狀況的憑證，并科學準確的預測未來的人力資源需求，為以后企事業的發展儲備人才，從而保證企業決策的科學化、合理化。

3.有利于優化人力資源的合理配置。人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的人力資源規劃，使得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配。人事檔案記錄了員工的個人的發展過程， 通過檔案可以掌握現在， 發現人才，并 預測其發展潛力，使各類人才最大限度地發揮人才效力。要提高人力資源使用效率和使用價值，實現人與物相結合的重要途徑就是合理人力資源配置，要想提高人力資源使用效率，提高人事檔案的使用價值是重要途徑，如：要組建新班子，實現領導及員工之間的合理搭配，人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應的決策，從而保證企業決策和人力資源規劃的科學化、合理化，詳盡了解領導及員工的業績、素質、能力等進行綜合分析。人力資源不是靜止的，檔案也不是固定保存在某一勞動部門的，它會隨著時間的推移和人員的流動而不斷傳遞。人事檔案有利于實現人力資源信息的共享，預測人力資源的需求，促進人才的合理流動，實現最佳的配置。

2 人事檔案管理與人力資源發展的關系

人力資源要實現個人目標和組織目標的有機統一，使組織成長與個人能力發展相適應。人事檔案是，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是人力資源管理中，識別人才和選拔人才以及使用人才的重要依據，人事檔案的科學化管理有利于推動人力資源的開發，有助于最大限度地發揮組織內人力資源的效力，人事檔案可以了解員工的過去，預測其發展潛力并及時發現人才，減少了壓制人才，和埋沒人才的現象出現，使各類人才揚長避短，各司其職。但是隨著人力資源管理隨著時代的發展，相繼出現了目前人事檔案管理存在的不足，并且對人力資源發展的需求產生了負面影響，首先是材料的失真妨礙了人力資源的合理配置，缺少真實性也就失去了檔案的利用價值，削弱了人事檔案的嚴肅性， 導致檔案喪失了真實性、嚴肅性，使得人力資源計劃不能正確實施，使組織錯過發展機遇。其次就是人事檔案材料單一，內容抽象，空話多，失去了真正意義上的利用價值，進而挫傷了員工的積極性，降低了人力資源的效力。再者就是人事檔案管理手段落后，制約了現代人力資源的開發，人事檔案管理科學化，有利于為人力資源管理提供服務，但現階段人事檔案管理缺乏創新精神和競爭意識，無法適應現代化管理的要求，，因此，需要增強服務意識，改變過去的被動服務方式，積極主動地跟有關部門聯系，構建人事檔案現代化信息管理系統，更好地為單位各項事業的發展奠定基礎。

3 做好人事檔案管理對人力資源開發的有效途徑

1以人為本的人性化管理是企業人力資源管理的主流。隨著以往以工作為中心的人力資源管理方式的改變，以人為中心成為企業追求的目標，在傳統人事檔案基礎上應增加能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料，有利于提高企業的競爭優勢。因此，新方式的流行管理成為企業最關注的部分，企業的人事檔案管理記錄上，需要把能力與個性作為重點詳細記錄，對不同年齡階段，不同專業類型和背景的個人人事檔案分別保管，以便更有針對性開展人事檔案的研究。

2 健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中， 必須及時建立新的、 更為科學合理的制度，在材料的鑒別上確保材料的真實性，需要剔除無效、虛假信息，收集更為詳盡地收集其個人信息，建立完備的信息管理體系和處理系統。在材料歸檔中要做到按章辦事， 有利于檔案材料的可靠； 在傳閱檔案時， 要注意檔案的保密和安全，并積極主動地跟有關部門聯系， 定期更新、 補充檔案新材料。

3建立人事檔案現代化信息管理系統.人事檔案現代化信息管理系統是通過微機終端和系統互聯，實現個人信息微機檢索和聯網查詢。人事檔案工作應實現自動化、網絡化和文檔一體化，充分利用計算機這一平臺，將個人的檔案資料在局域網上形成資源共享。人事檔案管理應根據時代的變化及現實情況的需要，及時輸入電腦最新的變化資料，使人事檔案的信息成為新時期人力資源信息管理的第一手材料。推動人事檔案工作制度化、規范化和科學化，把量化觀念和效 益觀念有機結合起來，發揮人事檔案在人力資源管理中的重要作用。

4提高檔案人員素質和全員檔案意識。勞動部門要引進高素質人才充實到檔案管理部門，提高檔案管理人員的素質， 使他們增強服務意識，肩負起提高全民檔案意識， 形成人人關心檔案的局面，檔案管理人員要切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓。首先是進行有關檔案的法律法規、規章制度方面的培訓；其次是檔案管理人員也應當努力學習現代化的檔案管理知識，通過各種手段展現出檔案工作的各項職能，通過宣傳增強全社會的檔案法治意識，為人力資源工作的開展營造和諧的社會環境。

總之，人事檔案在一定程度上促進了勞動部的變革與發展，通過研究人事檔案，可以為企業的人力資源管理提供重要依據，同時也減少了變革的阻力，推進勞動部門的快速發展。

參考文獻

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