新時期法院檔案管理如何應用現(xiàn)代化手段

王九云

摘 要：法院作為司法系統(tǒng)的重要單位，在案件審理中起到了關鍵作用。從法院的實際工作來看，法院在案件審理過程中涉及到許多重要的信息，這些信息檔案的管理既關系到案件的審理質量，同時也是法院日常工作的重要內容。隨著檔案管理工作方法的創(chuàng)新以及手段的更新，當前形勢下法院檔案管理要想提高整體效果，就要積極應用現(xiàn)代化手段，保證檔案管理工作能夠得到有效開展，確保檔案管理質量，以滿足高速準確辦案之實際需要。為此，我們應認真分析新時期法院檔案管理的特點，在檔案管理手段上積極創(chuàng)新，充分滿足法院檔案管理需要。

關鍵詞：法院檔案管理；案卷信息；現(xiàn)代化手段

1 前言

考慮到檔案管理對法院工作的重要性，在法院檔案管理中，不但要對檔案管理工作引起足夠的重視，同時也要認真研究法院檔案管理特點，制定具體的管理措施，全面提高檔案管理質量。結合法院檔案管理實際，現(xiàn)代化手段的應用，對提高法院檔案管理工作實效性具有重要的促進作用。從這一點來看，法院檔案管理工作應重視管理手段的創(chuàng)新，并在實際管理中積極應用現(xiàn)代化手段，為提升法院檔案管理質量提供有力支持，確保法院檔案管理質量和水平得到全面有效提高，滿足法院檔案管理需要。

2 新時期法院檔案管理應積極建立和應用電子檔案管理手段

隨著計算機技術的快速發(fā)展，法院的紙質檔案不但存在保管困難和查閱難度大等特點，對保管場所要求也比較嚴格。基于這一現(xiàn)實因素，將法院的紙質檔案轉成電子檔案，不但能夠節(jié)約檔案管理成本，同時也能夠提高檔案管理質量。因此，積極應用電子檔案管理手段，是新時期法院檔案管理的重要內容。鑒于法院工作實際，我們應從以下幾個方面入手，積極應用電子檔案管理手段：

1、明確電子文件歸檔的概念

電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統(tǒng)，按要求轉數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。

2、將法院的檔案材料納入到電子檔案歸檔范疇

在應用電子檔案管理手段時，應將法院的檔案材料按照類別分別進行電子文件歸檔，分期分批實現(xiàn)法院紙質檔案材料向電子文件的準換，最終實現(xiàn)電子檔案管理手段替代傳統(tǒng)紙質檔案管理，充分滿足法院檔案管理需要，為法院檔案管理提供有力支持，確保法院檔案管理工作取得實效。

3、制定具體的電子檔案歸檔措施

考慮到法院檔案材料較多的特點，在紙質檔案電子化過程中，我們應制定具體的電子檔案歸檔措施和目標，并圍繞著電子檔案歸檔目標積極開展電子檔案歸檔工作，將法院現(xiàn)有的紙質檔案全部轉成電子檔案，提高法院檔案管理效率，促進法院檔案管理手段的創(chuàng)新和發(fā)展，滿足法院檔案管理需要。

3 新時期法院檔案管理應規(guī)范公文制作和控制程序

法院檔案材料的一個突出特點是需要進行保密，所有檔案材料在調閱過程中需要嚴格履行規(guī)定程序，確保檔案材料的保密性滿足實際要求。基于這一現(xiàn)實特點，新時期法院檔案管理應在紙質檔案材料電子化的過程中，規(guī)范公文制作和控制程序，最大程度的保證法院檔案資料保密性，堅決杜絕法院檔案材料泄密事件的發(fā)生，為此，我們應從以下幾個方面入手：

1、建立專門的電子檔案管理部門

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統(tǒng)一在網絡上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結構，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則。

2、對電子檔案的管理流程進行明確

在電子檔案轉制過程中，只有對電子檔案的管理流程進行明確，并對公文制作和控制程序進行進一步明確，才能保證電子檔案的轉制和管理取得實效，確保電子檔案的管理效果滿足實際需要。為此，我們應根據(jù)法院工作的實際特點，重點構建完善的電子檔案管理流程，使電子檔案管理流程和管理效果得到進一步提升。

3、嚴格電子檔案調閱制度，保證電子檔案的保密性

在法院公文制作和控制過程中，電子檔案調閱制度的制定，對電子檔案管理具有較大的影響。基于這一特點，法院電子檔案管理應嚴格電子檔案調閱制度，并保證電子檔案的保密性，使電子檔案能夠滿足法院日常工作需要，為法院日常工作提供有力的文件管理支持，保證法院檔案管理能夠在手段上獲得有力支持。

4 新時期法院檔案管理應加強電子文件軟、硬件設施管理

鑒于現(xiàn)代化檔案管理手段對法院檔案管理的促進作用，新時期法院檔案管理中，只有全面加強電子文件軟、硬件設施的建設和管理，才能確保法院檔案管理在整體水平和管理效果上獲得全面有效的提高。基于這一認識，新時期法院檔案管理應重點做好電子文件的軟硬件設施管理，具體應從以下幾個方面入手：

1、法院應增加電子文件軟、硬件設施的投入

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。

2、法院應對電子文件軟、硬件設施進行全面升級

考慮到計算機技術發(fā)展速度較快，法院在電子檔案管理過程中，只有對電子文件軟、硬件設施進行全面升級，并定期進行軟、硬件維護，才能保證法院的檔案管理系統(tǒng)正常運轉，確保法院的檔案管理信息系統(tǒng)能夠實現(xiàn)全面升級。基于這一現(xiàn)實需要，法院對電子文件軟、硬件設施進行全面升級是十分必要的，只有做好這一工作，才能確保法院電子檔案管理工作取得實效。

3、法院應結合檔案管理實際，優(yōu)化電子文件軟、硬件設施

在電子檔案管理手段運用過程中，結合法院檔案材料的重要性，以及對保密性的要求，法院只有結合檔案管理實際，對電子文件軟、硬件設施進行全面優(yōu)化，并從軟件管理系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)出發(fā)，制定具體的更換計劃和措施，才能保證法院的檔案管理水平和效果得到全面提高。為此，法院優(yōu)化電子文件軟硬件設施是十分必要的。

5 結論

通過本文的分析可知，在法院日常工作中，檔案管理是重要的組成部分，要想提高檔案管理質量，就要在檔案管理手段的創(chuàng)新上入手。結合目前計算機技術的快速發(fā)展，積極應用電子化手段是提高法院檔案管理效果的重要措施，為此，我們應從積極應用電子檔案管理手段、規(guī)范公文制作和控制程序和加強電子文件軟、硬件設施管理等方面入手，確保法院檔案管理工作取得實效。

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