對機關檔案實體安全與檔案信息安全技術保護的思考

摘 要：機關單位的檔案安全管理是檔案工作的核心內容，也是為社會提供檔案信息服務的必然選擇。在機關檔案安全管理中，即包括了對機關檔案實體的安全保護，也包括了對機關檔案信息的安全保護。在信息化時代背景下，改進機關檔案信息的安全保護技術，消除各種安全隱患，能夠保證機關檔案工作的順利開展。為此，筆者從研究加強保護機關檔案實體以及信息安全的必要性入手，并總結提出各種有效措施，為強化檔案保護，做好機關檔案工作提供參考資料。

關鍵詞：機關檔案；實體安全；信息安全；技術保護

機關檔案是記錄我國內政活動、外交活動以及軍事活動等諸多信息的一種行政事務文件，為我國機關單位順利開展各項工作提供了重要的信息支持。此外，對于我國機關檔案的安全問題，已經引起了機關單位的高度重視。我國機關檔案的研究較多，機關檔案管理員的管理意識較強，但是在技術監督以及安全保護等方面依然存在漏洞。因此深入研究機關檔案實體以及信息的安全保護問題極為重要。

1.加強保護機關檔案實體的安全以及信息安全的必要性

機關檔案作為我國內政、外交以及軍事活動的真實記錄，對于國家的和諧發展有著極為重要的參考價值。所以要求長期并永久性的保存下來。而機關檔案的安全保管則是機關單位進行檔案工作的基礎，如果未能夠對機關檔案采取科學的保護措施，將會對機關單位的全部工作產生影響。而在計算機網絡高速發展的時代，各種先進技術的普及和運用，不斷研制出各種新的檔案載體，使得檔案信息的保護又遇到了新的問題。所以對機關檔案的保護至關重要。如果對機關檔案實體沒有采取行之有效的保護措施加以保護，將會對檔案信息的完整性與安全性產生極大程度的威脅。因此對機關檔案實體以及檔案信息的安全保護，都是極為重要的工作。

此外，在機關檔案的的安全保護工作中，以檔案實體以及檔案信息的安全保護作為核心內容。如今的機關檔案指的是包括紙質檔案、記錄圖像、聲音的磁帶、實物檔案、光學照片檔案、縮微膠片檔案等在內的所有傳統檔案，以及包括了軟盤、磁盤以及光盤在內的所有電子檔案以及數字檔案等。不同類型的檔案載體存在著不同的安全影響因素。因此機關檔案管理員應對檔案安全問題加以分析，并及時排除各種隱患，保證檔案實體的完整性與安全性[1]。

2.我國機關檔案實體的安全保護

其一，檔案庫房對于機關檔案實體的安全保護存在著一定程度的影響。庫房作為檔案保管的主要場所，是檔案的“安身之地”，但只是暫時保管機關檔案的場所。通常情況下，我國機關檔案庫多是設置在機關單位的辦公大樓中，并利用多間房屋作為機關檔案管理員的辦公場所以及檔案庫房。因此筆者建議應考慮檔案庫房的承重問題，結合我國建筑設計規范以及結構荷載規定等，提高檔案庫房的鋼筋密度。

其二，火災預防?？萍嫉陌l達，我國建筑材料、電氣設備的逐漸增多，加大了機關檔案庫房的火災威脅?；馂氖怯绊憴C關檔案實體安全的首要問題。所以在設計檔案庫房的過程中，首先應考慮防火災問題。我國檔案局要求，在專門的防火區域內設置機關檔案庫房，其耐火極限應在四小時以上。通常在庫房配備光感、溫感以及煙感自動防火預警探頭。對于紙質檔案較多的庫房，為有效預防火災，在庫房門口應安裝消防器材，并設置多個煙感式預警探頭；或是配備自動滅火系統。

其三，防水防潮。機關檔案庫房的檔案存放柜應設置在高于地面15cm的位置；且給排水管道不能通過庫房；庫房內不能設計熱水管道。由于暖氣管道的泄漏，會對庫房紙質檔案、磁帶等造成嚴重影響，損毀字跡。所以當熱水通過機關檔案庫房時，應直通而下，切不可預留安裝暖氣片的接口。

此外，溫度和濕度對于機關檔案的使用壽命產生嚴重影響。因此，在保管機關檔案的過程中，對于溫度和濕度應有嚴格的要求。例如：紙質檔案的保管，其溫度應控制在15℃至23℃，其濕度應控制在45%至60%；對于錄音帶以及錄像檔案的保管，其溫度應控制在18℃左右，其濕度應控制在35%至45%之間。

3.加強機關檔案信息的安全技術保護

其一，防止檔案信息的泄露和流失。為了確保機關檔案信息的完整性和安全性，我們應改進檔案保管的硬件設備，加強檔案信息網絡安全保護，加強入網訪問管理，設置信息防火墻技術，嚴格監控進入到網絡中的各種數據資料，禁止陌生賬號對網絡的范圍；對于入侵網絡的各種惡意行為應及時采取應對措施，從而確保檔案信息的完整性與安全性。

此外，對于計算機病毒，機關檔案管理員應提高警惕，采取安全系數高的殺毒軟件和防毒軟件進行嚴格的控管，并及時進行處理，一旦發現病毒，就應立即采取相應措施，全方位殺毒。

其二，對機關方案信息應加強保密處理?，F階段，部分機關單位為了確保檔案工作的順利開展，保證機關檔案資料的合理利用，采取了檔案數字化管理工作。但是因為機關檔案專業管理員較少，通常采用外包管理模式。這種情況下，機關單位應和承包商簽訂檔案保密協議，在檔案管理期間，應切實做好檔案的保密工作，確保檔案信息的安全保管，任何人不得泄露檔案信息[2]。此外，在做好機關檔案信息的保密工作的同時，還應預防檔案信息的篡改。為相關人員提供防篡改的數字化檔案；并且在監控環境下，閱覽以及利用機關檔案信息；對于檔案信息的查閱情況等做好詳細的記錄。

其三，做好備份工作。備份指的是在運用存儲介質的基礎上，定期復制業務數據，在發生故障或災害的情況下，能夠及時恢復數據，最大限度的降低損失。通常所用的備份介質包括了關盤、磁盤以及硬盤等。其中存取速度最快的是硬盤；保存時間最長的是光盤；備份成本最低的是磁帶；常用的是移動硬盤以及光盤。筆者建議機關檔案管理員將原有的紙質檔案轉化成電子檔案，將原有的照片、錄音帶以及錄像帶等錄制成光盤，進行備份處理，然后加以保存，做好檔案信息的備份工作，從而確保機關檔案信息的完整性與安全性。

其四，在讀取機關檔案信息的過程中，保證檔案讀取的安全性。計算機技術以及多媒體技術的迅猛發展，使得檔案信息讀取設備以及讀取軟件不斷更新。所以為了確保機關檔案信息的數字化存儲安全，應將讀取軟件和讀取硬件同時加以保存；定期更新現行的軟件設備以及硬件設備，并將機關檔案信息完全遷移至安全區域[3]。

4.結語

在對機關檔案實體以及檔案信息加強保護的過程中，我們應樹立正確的安全保護觀念，從火災預防、庫房設計、防水防潮、防水防潮等方面，加強對檔案實體安全保護。從做好保密工作、做好防泄漏、防篡改以及備份工作等方面入手，加強對檔案信息的安全保護。

參考文獻

[1]張霞.檔案安全風險評價指標的建立及其實現[J].青海師范大學學報（哲學社會科學版），2014，11（02）：78-79.

[2]謝建波.對機關檔案實體安全與檔案信息安全技術保護問題的認識[J].檔案管理，2010，01（15）：116-117.

[3]肖英.淺談中小城市如何加強檔案實體安全與檔案信息安全[J].蘭臺世界，2013，12（25）：221-223.

作者簡介

胡茲泉，湖北省疾病預防控制中心，本科。