事業單位人事檔案管理特征與作用研究

摘 要：事業單位人事檔案管理是人事管理的一項重要工作，在進行人力資源開發和優化人力資源配置的時候具有至關重要的作用，所以在實際工作中，應該做好事業單位人事檔案管理工作，使其強大作用能夠充分的發揮出來。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；特征

由于市場經濟的不斷發展，社會對人事檔案的管理工作提出了更高的要求，人事檔案工作在事業單位的發展中具有重要的意義和價值，并且擁有強大的功能，是人才檔案材料的原始資源，反映了當事人的成長歷程，包括個人經歷、思想品德以及工作經歷，在單位的發展中以及個人發展都具有重要的作用。

1.事業單位人事檔案管理的特征

1.1 現實性

事業單位的人事部門是通過查閱檔案來全方位的了解和考查一個人的，人事檔案包括對人員的鑒定，考核以及成績等各方面的資料，所以事業單位的人事檔案管理是非常具有現實意義的，只有深入的去了解一個人的經歷，包括在校經歷和工作經歷，還有人員的品德和專長，這樣才能充分挖掘人的才能，更好的實現人才資源的配置。在事業單位中，對人員的調動、入團、入黨以及晉升和加薪等現實的方面，都是需要以人事檔案作為一個重要的依據。所以，在事業單位中，人事檔案管理具有非常重要的現實意義。

1.2 真實性

事業單位的人事檔案對于材料的收集工作非常重視，由于干部制度的改革，員工入檔的材料越來越多，收集材料的范圍也在不斷擴大，但是在收集材料的時候依然保持認真整理，仔細的進行鑒別，對于需要歸檔的材料也會收集齊全，不需要歸檔的材料要進行及時正確的處理，這都是為了保證檔案的權威性和真實性。對于檔案的日常保管、利用等也都是在嚴格的制度下進行的，嚴格登記，避免檔案的丟失，杜絕檔案的非法改動，只有這樣，才能保證檔案的真實性，才能真實的反應一個人的成長歷程。所以，事業單位的人事檔案管理具有真實性。

1.3 機密性

在事業單位中，無論是干部階層的檔案還是普通員工的檔案都是屬于保密文件，所以在進行人事檔案管理的時候也是一項保密的工作，需要嚴格的執行保密制度。人事檔案中記錄的都是包括員工的工作經歷以及思想政治等多方面的真實情況，其中必定包括一些重大的事件，具有一定的機密性，是不可以隨便泄漏出去的，如果泄漏出去了可能會對員工的工作帶來一定的負面影響。甚至一些機密是屬于國家機密，如果泄漏出去甚至會對國家以及社會的安定造成消極的影響。

1.4 動態性

事業單位的檔案管理工作是以一個動態模式進行的，事業單位的人事檔案的內容是一些再職的干部和員工，他們承擔的工作具有非常重要的意義，和社會活動息息相關，但是檔案的當事人的情況也是在不斷變化的，他們的職位或者工作情況等的變動，都會使檔案增加比較多的新的內容。事業單位的人事檔案記錄的是一個干部或者員工的一生的軌跡，從員工開始工作的時候建立的，一直持續到當事人去世，在這個過程中，員工的成長記錄也是不斷變化的。所以，無論是人事檔案本身還是人事檔案管理工作都是動態的。

2.事業單位人事檔案管理的作用

2.1 促進事業單位的發展

隨著市場經濟的不斷變化，科學技術也在不斷發展，事業單位想要快速穩定的發展也離不開科學技術，而一個企業的科學進步是取決于企業的人才的素質，所以事業單位的快速發展是離不開一支高素質的專業人才隊伍的。人才素質的高低甚至可以直接影響事業單位的興衰和成敗。我國的市場競爭以及技術競爭都變得越來越激烈，其實，這也是人才資源的競爭，所有的科學技術以及現代化的問題都是人才的問題，所以隨著科學技術的不斷提高，人才也顯得越來越重要。人事檔案是人才信息的縮影，是對人才在社會上的各項實踐活動的記錄，可以反應人才的綜合素質，每一個人的特點。專長以及面貌都會在人事檔案中反映出來，是考察和了解人才的重要依據，可以幫助事業單位根據每一個人的特點，科學合理的使用人才和培養人才，為單位推薦優秀的人才，促進事業單位的穩定持續發展。

2.2 是人事管理的重要工具

隨著社會的不斷發展，人事管理已經向著人力資源管理的方向發展，人力資源的工作就是為了更好的實現對人才的使用，使員工的才能都能夠充分的發揮出來，充分挖掘人的潛能，而這所有的工作都需要全面深入的去了解一個人，包括他所有的經歷，在校經歷、工作經歷以及才能和品德，了解一個人不僅僅是看他的現狀，還需要通過人事檔案去了解他的過去，要充分了解人才的各方面信息，只有這樣，才能全面的了解一個人，更好的進行人事管理。所以，事業單位人事檔案管理是人事管理的重要工具。

2.3 是人事檔案的重要信息資源

人事檔案是一種重要的信息資源，人事檔案管理是人力資源管理健康發展的需要，是人力資源管理的一部分。科學進行人事檔案管理是衡量人力資源管理工作效益和管理能力的標尺。干部人事管理是對一個人的人生軌跡進行記錄的一個重要過程，反映了一個人的學習成長經歷以及生活工作經歷，是一個人成長的歷史憑證。人事檔案管理是對干部的人事材料從收集、整體、保管的過程，一份完整、真實的干部人事檔案不僅僅是一個人的生活學習經歷的憑證，更是企業招工以及人事管理的重要依據，是人事檔案的重要信息資源。

2.4 是人才資源開發的重要參考

人事檔案管理是為了對人力資源進行更有效的開發，使每一個工作人員都能在自己的崗位上充分的發揮自己的才能，人力資源開發不僅僅是實現企業最大經濟效益的手段，也是實現人才潛能充分發揮的手段，為了使員工都能夠在最適合自己的崗位上工作，就需要以人事檔案為參考，充分全面的去了解一個人。人事檔案記錄的信息比較全，并且都是真實可靠的，它記錄了當事人的興趣愛好和特長才能，是人力資源開發的重要參考資料，只有對個人的信息全面了解之后才能更好的實現人力資源的開發，使員工都能夠在適合自己的崗位上工作，不但可以發揮自己的才能，還能實現企業的最大經濟效益。

2.5 可以更好的實現人力資源的配置

在事業單位的管理過程中，隨著時間的不斷推移，現在的年輕人也都比較浮躁，所以人員的流動性比較大，但是通過人事檔案可以科學的預測人力資源的需求，使得各個行業以及各個單位都能夠進行人力資源的交流，讓人力資源得到更好地配置。所以，在進行人力資源的優化配置的時候，可以充分發揮人事檔案管理的重要作用。

3.結語

事業單位人事檔案管理具有真實性、現實性、動態性以及機密性，并且它的這些特征也決定了其重要的作用，是人事檔案的重要信息資源，是進行人事管理的重要工作，為人力資源的開發提供重要的參考依據，實現對人力資源的優化配置，促進企業的健康持續發展。所以，在以后的人事檔案管理工作中，需要不斷提高完善管理人員的綜合素質，提高人事檔案管理水平，使得事業單位的人事檔案管理可以更好的發揮作用。

參考文獻

[1]沈紅霞.淺析事業單位人事檔案管理特征與作用[J].華章，2013，56（44）：198.

[2]孫偉.淺析事業單位人事檔案管理特征與作用[J].中國外資，2014，21（2）：56-57.

作者簡介

苗菁，武漢工程大學，本科。